Brugerdefinerede Word-skabeloner

Introduktion

Med brugerdefinerede Word-skabeloner kan din virksomhed oprette tilbudsdokumenter, der matcher jeres visuelle identitet og indeholder præcis de oplysninger, I ønsker.

Skabelonstruktur

Grundlæggende opbygning

En Word-skabelon (.docx) indeholder:

• Fast tekst og formatering
• Virksomhedens logo og designelementer
• Dynamiske felter (placeholders)
• Tabeller og lister

Dynamiske felter

Felter markeres med krølleparenteser og erstattes med data:

Tilbud nr. {tilbudsnummer}
Dato: {dato}
Kære {kontaktperson},
Hermed fremsendes tilbud på {titel}.
Med venlig hilsen
{virksomhedsnavn}

Tilgængelige felter

Tilbudsfelter

• {tilbudsnummer} - Tilbuddets ID
• {titel} - Tilbuddets titel
• {beskrivelse} - Tilbudsbeskrivelsen
• {salgspris} - Total salgspris
• {startdato} - Forventet startdato
• {slutdato} - Forventet slutdato

Kundefelter

• {kundenavn} - Kundens firmanavn
• {kundenummer} - Kundens nummer
• {kundeadresse} - Kundens adresse
• {kundecvr} - CVR-nummer
• {kontaktperson} - Kontaktpersonens navn
• {kontaktemail} - Kontaktpersonens e-mail
• {kontakttelefon} - Kontaktpersonens telefon

Virksomhedsfelter

• {virksomhedsnavn} - Jeres firmanavn
• {virksomhedsadresse} - Jeres adresse
• {virksomhedscvr} - Jeres CVR
• {virksomhedstelefon} - Jeres telefon
• {virksomhedsemail} - Jeres e-mail

Kalkulationsfelter

For skabeloner med detaljeret kalkulation:

• {sektionsliste} - Liste over sektioner
• {linjeliste} - Detaljerede kalkulationslinjer
• {totalpris} - Samlet pris

Upload af skabelon

Forbered skabelonen

1. Opret Word-dokument med ønsket design
2. Indsæt dynamiske felter hvor data skal vises
3. Test formatering og layout
4. Gem som .docx

Upload til Mobilplan

1. Gå til Indstillinger > Skabeloner eller tilsvarende
2. Klik Upload skabelon
3. Vælg filen
4. Giv skabelonen et navn
5. Gem

Administration af skabeloner

Se skabeloner

1. Gå til skabelonadministration
2. Se liste over uploadede skabeloner
3. Se hvornår de sidst er opdateret

Rediger skabelon

1. Download eksisterende skabelon
2. Foretag ændringer i Word
3. Upload den opdaterede version

Slet skabelon

1. Vælg skabelonen
2. Klik Slet
3. Bekræft sletning

Bemærk: Sletning påvirker ikke allerede genererede dokumenter.

Trin-for-trin: Opret brugerdefineret skabelon

1. Start med eksisterende skabelon

Download en standardskabelon som udgangspunkt.

2. Tilpas design

I Word:

• Tilføj logo og farver
• Juster layout og formatering
• Tilpas skrifttyper

3. Indsæt felter

Placér dynamiske felter, hvor data skal vises:

{kundenavn}
{kundeadresse}
Tilbud: {titel}
Pris: {salgspris} kr. ekskl. moms

4. Test skabelonen

Generer et testdokument for at verificere:

• Alle felter udfyldes korrekt
• Formatering ser rigtigt ud
• Layout holder ved lange tekster

5. Upload og aktiver

Upload den færdige skabelon og gør den tilgængelig for brugere.

Tips

• Start med en simpel skabelon og udbyg gradvist
• Test altid med rigtige data inden produktion
• Hold backup af skabeloner
• Dokumenter hvilke felter der er tilgængelige
• Opdater skabeloner, når virksomhedsoplysninger ændres
• Opret flere skabeloner til forskellige tilbudstyper