Afslut og arkiver

Introduktion

Når arbejdet på et accepteret tilbud er færdigt og faktureret, kan du afslutte tilbuddet og flytte det til arkivet. Dette holder din liste over igangværende tilbud opdateret og sikrer en ryddelig tilbudsoversigt.

Hvornår afsluttes et tilbud

Et tilbud bør typisk afsluttes, når:

• Projektet er færdigt
• Slutfaktura er sendt til kunden
• Alle udgifter er registreret
• Efterkalkulationen er gennemgået (hvis relevant)

Hvad sker der ved afslutning

Statusændring

Tilbuddets status ændres fra "Igangværende" til "Faktureret" eller "Arkiveret".

Arkivering

Tilbuddet flyttes til arkivsektionen og vises ikke længere i de aktive oversigter.

Data bevares

Alle data på tilbuddet bevares:

• Stamdata og beskrivelse
• Kalkulationer og økonomi
• Filer og billeder
• Tilknyttet projekt
• Historik og noter

Gennemgang inden afslutning

Tjek efterkalkulation

Hvis din virksomhed bruger efterkalkulation, gennemgå:

• Er alle timer registreret?
• Er alle materialer bogført?
• Stemmer indtægter og udgifter?
• Er der afvigelser, der skal forklares?

Tjek fakturering

Bekræft at:

• Slutfaktura er sendt
• Eventuelle ekstraarbejder er faktureret
• Alle aftalesedler er håndteret
• Betalingsstatus er opdateret

Dokumentation

Sikr at al relevant dokumentation er gemt:

• Færdigbilleder
• Godkendelser fra kunden
• Afleveringsrapporter
• Garantidokumenter

Trin-for-trin: Afslut tilbud

1. Åbn tilbuddet

Gå til Tilbud og åbn det tilbud, der skal afsluttes.

2. Gennemgå data

Kontroller at alle oplysninger er korrekte og komplette.

3. Klik på "Afslut tilbud"

Find knappen Afslut tilbud eller Arkiver i tilbudsmenuen.

4. Bekræft afslutning

Bekræft at du ønsker at afslutte tilbuddet.

5. Tilbuddet arkiveres

Tilbuddet flyttes nu til arkivet.

Adgang til arkiverede tilbud

Find arkiverede tilbud

1. Gå til Tilbud
2. Vælg fanen Fakturerede eller Arkiv
3. Søg efter det specifikke tilbud

Hvad kan du gøre

Med arkiverede tilbud kan du:

• Se alle historiske data
• Eksportere økonomirapporter
• Kopiere tilbuddet som skabelon
• Åbne det tilknyttede projekt

Begrænsninger

Arkiverede tilbud kan typisk ikke:

• Redigeres
• Ændre status
• Få tilføjet nye data

Tips

• Afslut tilbud løbende for at holde oversigten ryddelig
• Gennemgå altid efterkalkulationen inden afslutning
• Brug arkivet som reference for lignende fremtidige tilbud
• Dokumenter eventuelle afvigelser i noterne inden afslutning
• Sikr at alle involverede parter er informeret om projektets afslutning