Synkroniser projekt

Introduktion

Projekt-Tilbud synkronisering giver mulighed for at knytte eksisterende projekter, der ikke blev oprettet via tilbudsmodulet, til et tilbud. Dette er nyttigt, når du ønsker at bruge efterkalkulationsfunktionen på projekter, der er oprettet direkte.

Hvornår bruges synkronisering

Projekter uden tilbud

Nogle projekter oprettes direkte uden forudgående tilbud:

• Akutte reparationsopgaver
• Servicebesøg
• Små opgaver med mundtlig aftale
• Intern eller regningsarbejde

Efterfølgende tilbudsbehov

Du ønsker måske senere at:

• Dokumentere den aftalte pris
• Bruge efterkalkulationen
• Have samlet økonomi på tilbudsniveau
• Opfylde dokumentationskrav

Synkroniseringsproces

Opret tilbud

1. Opret et nyt tilbud med de relevante stamdata
2. Angiv den aftalte pris
3. Tilføj eventuel kalkulation
4. Gem tilbuddet

Tilknyt projekt

1. Åbn tilbuddet
2. Find funktionen Tilknyt eksisterende projekt eller Synkroniser
3. Søg efter projektet
4. Bekræft tilknytningen

Resultat

• Tilbud og projekt er nu forbundne
• Efterkalkulation viser projektets økonomi
• Navigation mellem tilbud og projekt er mulig

Hvad synkroniseres

Fra projekt til tilbud

• Timer registreret på projektet
• Materialeregistreringer
• Udgifter og fakturaer
• Økonomiske data

Stamdata

Stamdata bevares typisk på projektet:

• Kunde og kontaktperson
• Adresse
• Afdeling

Begrænsninger

Eksisterende tilknytning

Hvis projektet allerede er tilknyttet et andet tilbud:

• Synkronisering er ikke mulig
• Det eksisterende tilbud skal bruges
• Eller tilknytningen skal fjernes først

Data forbliver på projekt

Synkronisering kopierer ikke data:

• Registreringer forbliver på projektet
• Efterkalkulationen læser fra projektet
• Sletning af tilbud påvirker ikke projektet

Trin-for-trin: Synkroniser projekt til tilbud

1. Identificer projektet

Find det projekt, der skal tilknyttes et tilbud.

2. Opret tilbud

1. Gå til Tilbud > Opret tilbud
2. Udfyld stamdata (kan kopieres fra projektet)
3. Angiv den aftalte pris
4. Gem tilbuddet

3. Åbn synkroniseringsfunktionen

1. Åbn det nye tilbud
2. Find Tilknyt projekt eller Synkroniser
3. Klik på funktionen

4. Vælg projekt

1. Søg efter projektet
2. Vælg det korrekte projekt
3. Bekræft valget

5. Verificer tilknytning

1. Åbn tilbuddets efterkalkulation
2. Bekræft at projektets data vises
3. Tjek at sammenhængen er korrekt

Fjern tilknytning

Hvis tilknytningen er forkert

1. Åbn tilbuddet
2. Find Fjern projekttilknytning eller tilsvarende
3. Bekræft fjernelsen
4. Tilknyt eventuelt korrekt projekt

Konsekvenser

• Efterkalkulationen viser ikke længere projektdata
• Projektet forbliver uændret
• En ny tilknytning kan oprettes

Tips

• Brug synkronisering til at få overblik over projekter uden formelt tilbud
• Dokumenter altid den aftalte pris, selvom der ikke var et formelt tilbud
• Overvej om projektet burde have haft et tilbud fra start
• Brug erfaringen til at forbedre processer fremadrettet
• Hold tilbud og projekt opdateret med ensartede stamdata
• Kommunikér tydeligt til kolleger om tilknyttede projekter