Lås accepterede kalkulationer

Introduktion

Med funktionen til at låse accepterede kalkulationer kan administratorer beskytte forkalkulationsdata efter et tilbud er accepteret. Dette sikrer, at det oprindelige budget bevares som reference for efterkalkulationen.

Formål med låsning

Bevaring af originalbudget

Når en kalkulation låses:

• Den oprindelige forkalkulation bevares uændret
• Sammenligningsgrundlaget for efterkalkulation er stabilt
• Historiske data er pålidelige

Integritet

Låsning sikrer:

• Ingen utilsigtede ændringer
• Revision og kontrol er mulig
• Budget vs. faktisk sammenligning er meningsfuld

Compliance

For virksomheder med krav om:

• Dokumentation af oprindelige aftaler
• Revisionsspor
• Budgetkontrol

Automatisk vs. manuel låsning

Automatisk låsning

Hvis indstillingen er aktiveret:

1. Tilbud accepteres
2. Kalkulationen låses automatisk
3. Redigering er ikke længere mulig

Manuel låsning

Administrator kan:

1. Vælge hvornår kalkulationen låses
2. Låse op midlertidigt for korrektioner
3. Låse specifikke sektioner

Hvad låses

Kalkulationsdata

• Sektionsstrukturen
• Alle kalkulationslinjer
• Priser og mængder
• Avancer og tillæg

Hvad kan stadig ændres

Typisk kan følgende stadig redigeres:

• Tilbuddets stamdata
• Interne noter
• Status og tags

Administration af låsning

Tjek låsestatus

1. Åbn tilbuddet
2. Gå til kalkulationen
3. Se låse-ikonet eller status
4. "Låst" indikerer at data er beskyttet

Lås op (kun administratorer)

Hvis det er nødvendigt at foretage ændringer:

1. Åbn tilbuddet
2. Klik på Lås op eller tilsvarende
3. Bekræft handlingen
4. Foretag ændringer
5. Lås igen når færdig

Lås manuelt

For tilbud der ikke automatisk låses:

1. Åbn tilbuddet
2. Klik på Lås kalkulation
3. Bekræft låsningen

Trin-for-trin: Håndter låste kalkulationer

1. Identificer låst kalkulation

Åbn tilbuddet og gå til kalkulationen. Et låse-ikon eller meddelelse indikerer låsestatus.

2. Forsøg at redigere

Hvis du prøver at redigere en låst kalkulation:

• Felter er gråtonede eller deaktiverede
• Du får en meddelelse om at kalkulationen er låst
• Ændringer kan ikke gemmes

3. Kontakt administrator (hvis nødvendigt)

Hvis du har brug for at ændre en låst kalkulation:

1. Dokumenter hvilke ændringer der er nødvendige
2. Kontakt en administrator
3. Forklar årsagen til ændringen
4. Administrator kan låse op og godkende ændringen

4. Dokumenter ændringer

Ved ændringer i låste kalkulationer:

• Notér ændringen i interne noter
• Angiv hvem der godkendte
• Beskriv årsagen

Tips

• Behandl låsning som en beskyttelse, ikke en begrænsning
• Dokumenter altid årsagen, hvis en låst kalkulation ændres
• Brug låsning aktivt til at sikre budgetkontrol
• Træn medarbejdere i betydningen af låste kalkulationer
• Hav en klar procedure for hvornår oplåsning er tilladt
• Overvej revisionsbehov ved udformning af låsepolitikken