Generer Word-dokument

Introduktion

Med Word-dokumentgenerering kan du oprette professionelle tilbudsdokumenter baseret på skabeloner. Systemet indsætter automatisk data fra tilbuddet i dokumentet, så du slipper for manuel indtastning.

Hvordan det virker

Skabeloner

Tilbudsdokumenter genereres fra Word-skabeloner (.docx), der indeholder:

• Fast tekst og formatering
• Virksomhedens logo og design
• Dynamiske felter (placeholders), der udfyldes med tilbudsdata

Dynamiske felter

Felter i skabelonen erstattes automatisk med data fra tilbuddet:

• {tilbudsnummer} - Tilbuddets nummer
• {titel} - Tilbuddets titel
• {kundenavn} - Kundens navn
• {dato} - Dags dato
• {salgspris} - Tilbuddets samlede pris
• Og mange flere...

Tilgængelige data

Tilbudsdata

• Tilbudsnummer og titel
• Beskrivelse
• Start- og slutdato
• Salgspris
• Betalingsbetingelser

Kundedata

• Kundenavn og nummer
• Adresse
• CVR-nummer
• Kontaktperson med kontaktoplysninger

Kalkulationsdata

Hvis forkalkulation bruges:

• Sektionsnavne og beskrivelser
• Kalkulationslinjer med priser
• Summer og totaler

Virksomhedsdata

• Virksomhedens navn og adresse
• CVR-nummer
• Kontaktoplysninger
• Logo (som billede i skabelonen)

Generer dokument

Vælg skabelon

1. Åbn tilbuddet
2. Klik på Generer dokument eller tilsvarende
3. Vælg den ønskede skabelon fra listen
4. Klik Generer

Download og send

Efter generering:

1. Download dokumentet til din computer
2. Gennemgå indholdet
3. Send til kunden per mail eller brev

Trin-for-trin: Opret tilbudsdokument

1. Åbn tilbuddet

Gå til Tilbud og åbn det tilbud, du vil generere dokument for.

2. Kontroller data

Sikr at alle oplysninger er korrekte:

• Kundedata
• Tilbudsbeskrivelse
• Priser og datoer

3. Klik "Generer dokument"

Find knappen Generer dokument, Opret Word eller tilsvarende.

4. Vælg skabelon

Vælg den skabelon, der passer til tilbudstypen.

5. Generer og download

Klik Generer og download det færdige dokument.

6. Gennemgå dokumentet

Åbn dokumentet i Word og kontroller:

• Alle felter er udfyldt korrekt
• Formatering ser korrekt ud
• Priser og summer stemmer

7. Foretag eventuelle tilpasninger

Tilpas dokumentet manuelt, hvis nødvendigt.

8. Send til kunden

Send det færdige tilbud til kunden.

Håndtering af skabeloner

Standardskabeloner

Virksomheden kan have flere standardskabeloner til forskellige formål:

• Kort tilbudsskabelon
• Detaljeret tilbudsskabelon
• Skabelon med kalkulationsdetaljer
• Skabelon til serviceaftaler

Brugerdefinerede skabeloner

Hvis din virksomhed har adgang til funktionen, kan I:

• Uploade egne skabeloner
• Tilpasse eksisterende skabeloner
• Oprette specialiserede skabeloner til bestemte kundetyper

Tips

• Gennemgå altid det genererede dokument inden afsendelse
• Sikr at skabelonen er opdateret med virksomhedens aktuelle oplysninger
• Brug beskrivende filnavne, når du gemmer dokumenter
• Gem en kopi af det sendte tilbud på tilbuddet som fil
• Ved fejl i dokumentet, ret data i tilbuddet og generer på ny
• Kontakt administrator, hvis skabelonen mangler vigtige felter