Brugerdefinerede felter

Introduktion

Med brugerdefinerede felter (customfields) kan din virksomhed tilføje ekstra datafelter til tilbud. Dette giver mulighed for at registrere virksomhedsspecifikke oplysninger, der ikke er dækket af standardfelterne.

Hvad er brugerdefinerede felter

Definition

Brugerdefinerede felter er:

• Ekstra felter, der vises på tilbuddet
• Defineret af virksomheden
• Tilpasset specifikke forretningsbehov

Felttyper

Typiske felttyper inkluderer:

• Tekst: Fritekstfelt
• Tal: Numeriske værdier
• Dato: Datovalg
• Dropdown: Valg fra foruddefineret liste
• Checkbox: Ja/nej valg
• Flervalg: Flere valgmuligheder

Eksempler på brugerdefinerede felter

Salgsproces

• "Lead-kilde" - Hvor kom kunden fra
• "Konkurrenttilbud" - Er der andre tilbud i spil
• "Næste opfølgning" - Dato for opfølgning

Projektkarakteristika

• "Bygningstype" - Bolig, erhverv, offentlig
• "Certificeringskrav" - Påkrævede certificeringer
• "Risikokategori" - Lav, mellem, høj

Integration

• "ERP-reference" - Reference til økonomisystem
• "Sagsnummer" - Eksternt sagsnummer
• "Kundens ordrenummer" - Kundens interne reference

Opsætning af brugerdefinerede felter

Administratoropsætning

Felter oprettes typisk af en administrator:

1. Gå til Indstillinger > Brugerdefinerede felter
2. Vælg Tilbud
3. Klik Tilføj felt
4. Konfigurer feltets egenskaber:
   • Navn
   • Type
   • Obligatorisk/valgfrit
   • Standardværdi
   • Valgmuligheder (for dropdown)
5. Gem feltet

Feltplacering

Angiv hvor feltet skal vises:

• Under stamdata
• I egen sektion
• I specifik fane

Brug af brugerdefinerede felter

Ved oprettelse

Når du opretter et tilbud:

1. Felterne vises på relevant placering
2. Udfyld værdierne
3. Obligatoriske felter skal udfyldes
4. Gem tilbuddet

Ved redigering

Eksisterende tilbud:

1. Åbn tilbuddet
2. Find de brugerdefinerede felter
3. Opdater værdierne
4. Gem

Søgning og filtrering

Søg på feltværdier

Afhængigt af opsætningen kan du:

• Søge på værdier i brugerdefinerede felter
• Filtrere tilbudslisten efter feltværdier
• Eksportere feltdata til Excel

Eksempel

Filtrer alle tilbud med "Risikokategori = Høj" for at se tilbud, der kræver ekstra opmærksomhed.

Trin-for-trin: Udfyld brugerdefinerede felter

1. Åbn tilbuddet

Gå til Tilbud og åbn det relevante tilbud.

2. Find felterne

Naviger til sektionen med brugerdefinerede felter.

3. Udfyld værdierne

For hvert felt:

• Tekst: Indtast teksten
• Dropdown: Vælg fra listen
• Dato: Vælg dato i kalenderen
• Checkbox: Markér eller fjern markering

4. Gem tilbuddet

Klik Gem for at gemme ændringerne.

Brug i dokumenter og rapporter

Word-skabeloner

Brugerdefinerede felter kan inkluderes i Word-skabeloner:

Bygningstype: {customfield_bygningstype}
Risikokategori: {customfield_risiko}

Eksport

Ved Excel-eksport kan brugerdefinerede felter:

• Inkluderes som kolonner
• Bruges til analyse og rapportering

Tips

• Overvej nøje hvilke felter der er nødvendige - undgå for mange
• Brug obligatoriske felter med omtanke
• Giv felter beskrivende navne
• Definer standardværdier, hvor det giver mening
• Gennemgå regelmæssigt om felterne stadig er relevante
• Træn medarbejdere i betydningen af de brugerdefinerede felter