Aftalesedler

Introduktion

Aftalesedler (Extra sections) bruges til at håndtere ekstraarbejde, der opstår efter det oprindelige tilbud er accepteret. Aftalesedler har separat økonomi og kan faktureres uafhængigt af hovedtilbuddet.

Hvad er en aftaleseddel

Definition

En aftaleseddel er en kalkulationssektion, der:

• Repræsenterer ekstraarbejde
• Har selvstændig økonomi
• Kan godkendes og faktureres separat
• Bevarer sporbarhed til hovedtilbuddet

Eksempler på ekstraarbejde

• Kunden ønsker ekstra arbejde under projektet
• Uforudsete forhold kræver yderligere arbejde
• Ændringer i specifikationer
• Tilvalg og opgraderinger

Opret aftaleseddel

Fra kalkulationen

1. Åbn tilbuddets kalkulation
2. Klik Tilføj sektion eller Tilføj aftaleseddel
3. Markér sektionen som "Aftaleseddel" eller "Ekstraarbejde"
4. Udfyld kalkulationslinjer
5. Gem

Aftaleseddelflag

Når du markerer en sektion som aftaleseddel:

• Den får særlig markering i kalkulationen
• Den indgår separat i økonomirapporter
• Den kan faktureres uafhængigt

Økonomi på aftalesedler

Separat visning

I økonomioversigten vises:

• Oprindeligt tilbud: 500.000 kr
• Aftaleseddel 1: 25.000 kr
• Aftaleseddel 2: 15.000 kr
• Total: 540.000 kr

Fakturering

Aftalesedler kan faktureres:

• Sammen med hovedtilbuddet
• Separat per aftaleseddel
• Løbende ved godkendelse

Efterkalkulation

I efterkalkulationen:

• Hovedtilbud og aftalesedler vises separat
• Hver aftaleseddel har egen margin
• Samlet resultat beregnes

Godkendelse af aftalesedler

Kundegodkendelse

Inden arbejdet udføres:

1. Opret aftaleseddel med kalkulation
2. Generer dokument til kunden
3. Indhent kundens godkendelse
4. Markér som godkendt i systemet

Intern godkendelse

Afhængigt af virksomhedens processer:

• Projektleder godkender små aftalesedler
• Ledelsen godkender større beløb
• Godkendelsesflow kan opsættes

Trin-for-trin: Opret aftaleseddel

1. Kunden ønsker ekstraarbejde

Under projektet beder kunden om ekstra arbejde.

2. Åbn tilbuddet

Gå til Tilbud og åbn det igangværende tilbud.

3. Gå til kalkulation

Klik på fanen Kalkulation.

4. Tilføj aftaleseddel

1. Klik Tilføj sektion
2. Giv sektionen et navn (f.eks. "Aftaleseddel 1 - Ekstra stikkontakter")
3. Markér som aftaleseddel

5. Udfyld kalkulation

Tilføj kalkulationslinjer for ekstraarbejdet:

• Materialer
• Timer
• Andre udgifter

6. Indhent godkendelse

Send kalkulationen til kunden og få godkendelse.

7. Markér som godkendt

Opdater status til "Godkendt" i systemet.

8. Udfør arbejdet

Arbejdet kan nu udføres og registreres.

9. Fakturer

Fakturer aftalesedlen sammen med eller separat fra hovedprojektet.

Tips

• Opret altid aftaleseddel inden ekstraarbejde påbegyndes
• Få skriftlig kundegodkendelse på alle aftalesedler
• Brug beskrivende navne på aftalesedler
• Hold økonomi på aftalesedler adskilt for klar rapportering
• Kommunikér tydeligt til kunden om priserne for ekstraarbejde
• Fakturer aftalesedler løbende for at undgå overraskelser ved slutfaktura