Midlertidige ændringer i arbejdstid

Introduktion

Midlertidige ændringer giver dig mulighed for at overstyre en medarbejders normale arbejdstidstabel i en afgrænset periode. Dette er nyttigt ved situationer som barsel, længerevarende sygdom, midlertidig deltid eller andre midlertidige arbejdstidsarrangementer.

Bemærk: Denne funktion kræver udvidelsen Arbejdstidstabeller. Kontakt din administrator, hvis du ikke har adgang til denne funktion.

Hvad er en midlertidig ændring?

En midlertidig ændring adskiller sig fra en permanent tildeling ved at have:

• Defineret startdato: Hvornår den midlertidige arbejdstid træder i kraft
• Defineret slutdato: Hvornår medarbejderen automatisk vender tilbage til sin normale arbejdstidstabel
• Automatisk tilbagevenden: Systemet håndterer overgangen uden manuel handling

Når slutdatoen nås, gendannes medarbejderens oprindelige arbejdstidstabel automatisk.

Typiske anvendelsesscenarier

Barsel og forældreorlov

Når en medarbejder går på barsel eller forældreorlov med reduceret arbejdstid:

1. Opret en arbejdstidstabel for den reducerede tid (f.eks. "Barsel 20 timer")
2. Tildel tabellen med startdato for barslens begyndelse
3. Angiv slutdatoen for, hvornår medarbejderen vender tilbage til normal tid

Midlertidig deltid

For medarbejdere, der i en periode har nedsat arbejdstid:

• Studerende, der i eksamensperioder har brug for færre timer
• Medarbejdere med midlertidige familieforpligtelser
• Gradvis tilbagevenden efter længere sygdom

Sygdom og sygemelding

Ved længerevarende sygdom, hvor medarbejderen ikke arbejder:

1. Tildel en arbejdstidstabel med 0 normtimer eller en specifik "Sygemeldt"-tabel
2. Angiv start- og forventet slutdato
3. Juster slutdatoen efterhånden som situationen udvikler sig

Projektbaseret arbejdstid

Når medarbejdere midlertidigt har anderledes arbejdstider pga. et projekt:

• Sæsonarbejde med udvidede timer
• Intensivt projektarbejde med ændrede mødetider
• Midlertidig natarbejde eller skiftehold

Opret en midlertidig ændring

Trin-for-trin

1. Åbn Planlægning > Arbejdstidsplanlægger
2. Find medarbejderen i kalenderen
3. Klik på den uge/dag, hvor den midlertidige ændring skal starte
4. Vælg den midlertidige arbejdstidstabel
5. Under "Periode", angiv:
   • Startdato: Første dag med den nye arbejdstid
   • Slutdato: Sidste dag med den midlertidige arbejdstid
6. Klik Gem

Vigtige overvejelser

• Sørg for at have oprettet den relevante arbejdstidstabel på forhånd
• Angiv præcise datoer for at undgå overlap med normale arbejdstider
• Informer medarbejderen om den planlagte ændring

Rediger en midlertidig ændring

Forlæng perioden

Hvis en midlertidig ændring skal forlænges (f.eks. barsel forlænges):

1. Find den eksisterende midlertidige tildeling i kalenderen
2. Klik på den for at redigere
3. Juster slutdatoen til den nye dato
4. Klik Gem

Afkort perioden

Hvis medarbejderen vender tidligere tilbage end planlagt:

1. Find den midlertidige tildeling
2. Klik for at redigere
3. Sæt slutdatoen til den nye tilbagevenden dato
4. Klik Gem

Medarbejderens normale arbejdstidstabel aktiveres automatisk fra dagen efter den nye slutdato.

Slet en midlertidig ændring

Hvis en midlertidig ændring skal annulleres helt:

1. Find tildelingen i kalenderen
2. Klik for at åbne redigeringsdialoget
3. Klik Slet eller Fjern
4. Bekræft handlingen

Medarbejderen vender straks tilbage til sin normale arbejdstidstabel.

Visning i kalenderen

Midlertidige ændringer vises i arbejdstidsplanlæggeren med:

• Farven fra den midlertidige arbejdstidstabel
• Periodeangivelse: Start- og slutdato kan ses ved at holde musen over cellen
• Ikon eller markering: Nogle systemer viser et særligt ikon for midlertidige ændringer

Skelnen fra permanente tildelinger

I kalenderen kan du typisk se forskel på:

• Permanente tildelinger: Vises kontinuerligt uden slutdato
• Midlertidige ændringer: Vises kun i den definerede periode

Automatisk tilbagevenden

Når slutdatoen for en midlertidig ændring nås:

1. Systemet fjerner automatisk den midlertidige arbejdstidstabel
2. Medarbejderens tidligere permanente tildeling genaktiveres
3. Der sendes eventuelt en notifikation (hvis konfigureret)
4. Ingen manuel handling er nødvendig

Hvad hvis der ingen tidligere tildeling findes?

Hvis medarbejderen ikke havde en permanent arbejdstidstabel før den midlertidige ændring, vil feltet stå tomt efter slutdatoen. Sørg derfor for:

• At medarbejderen har en permanent tildeling at vende tilbage til
• Eller opret en ny permanent tildeling, der træder i kraft efter den midlertidige periode

Overlap og konflikter

Håndtering af overlappende perioder

Hvis du forsøger at oprette en midlertidig ændring, der overlapper med en eksisterende:

• Systemet advarer om konflikten
• Du skal vælge, om den nye ændring skal overskrive den eksisterende
• Eller justere datoerne, så der ikke er overlap

Best practice

• Undgå overlappende midlertidige ændringer
• Planlæg perioder omhyggeligt fra start
• Ved ændringer, rediger hellere den eksisterende end at oprette en ny

Tips

• Opret dedikerede arbejdstidstabeller til typiske midlertidige scenarier (barsel, sygemeldt, eksamenslæsning)
• Sæt påmindelser i din kalender om at følge op på midlertidige ændringer, der nærmer sig slutdatoen
• Kommuniker tydeligt med medarbejderen om start- og slutdatoer
• Dokumenter årsagen til midlertidige ændringer i medarbejderens personalemappe
• Gennemgå regelmæssigt aktive midlertidige ændringer for at sikre, at de stadig er aktuelle
• Husk at justere løn- og ferieplanlægning i overensstemmelse med midlertidige ændringer