Arbejdstidsplanlægger - Kalendervisning

Introduktion

Arbejdstidsplanlæggeren giver dig en visuel kalendervisning over alle medarbejderes arbejdstidstabeller. Du kan se, redigere og planlægge arbejdstider på tværs af din organisation med mulighed for at tildele arbejdstidstabeller til enkeltpersoner, grupper eller alle medarbejdere på en gang.

Bemærk: Denne funktion kræver udvidelsen Arbejdstidstabeller. Kontakt din administrator, hvis du ikke har adgang til denne funktion.

Oversigt over kalendervisningen

Kalendervisningen er opdelt i et gitter med:

• Rækker: Medarbejdere, grupperet efter medarbejdergrupper
• Kolonner: Tidsperioder (uger eller dage)
• Celler: Viser den tildelte arbejdstidstabel med navn og farve

Gruppebaseret visning

Medarbejderne vises grupperet efter deres medarbejdergruppe. Dette giver et naturligt overblik over afdelinger eller teams:

• Gruppenavnet vises som overskrift
• Medarbejderne i gruppen vises under overskriften
• Du kan folde grupper ud og sammen for bedre overblik

Farvekodning

Hver arbejdstidstabel har en tilknyttet farve, som vises i kalendercellerne. Dette gør det nemt at:

• Se mønstre på tværs af medarbejdere
• Identificere afvigelser fra det normale
• Hurtigt spotte medarbejdere uden tildelt arbejdstidstabel (hvid/grå)

Visningstyper

Ugevisning

Standardvisningen viser arbejdstidstabeller per uge:

• Hver kolonne repræsenterer en hel uge
• Giver overblik over længere perioder
• Ideel til løbende planlægning og oversigt

Dagsvisning

En mere detaljeret visning, der viser hver dag separat:

• Hver kolonne repræsenterer en enkelt dag
• Bruges når medarbejdere har varierende arbejdstider på forskellige ugedage
• Giver mulighed for finkornet planlægning

Skift mellem visninger

1. Find visningsvælgeren i værktøjslinjen
2. Vælg Uge eller Dag
3. Visningen opdateres automatisk

Tildel arbejdstidstabeller

Til enkelt medarbejder

1. Find medarbejderen i kalenderen
2. Klik på cellen for den ønskede periode (uge eller dag)
3. Vælg arbejdstidstabellen fra dropdown-menuen
4. Klik Gem

Til en gruppe

For at tildele samme arbejdstidstabel til alle medarbejdere i en gruppe:

1. Klik på en celle for en vilkårlig medarbejder i gruppen
2. I tildelingsdialoget, vælg Gruppe under "Anvend på"
3. Vælg den ønskede arbejdstidstabel
4. Klik Gem

Alle medarbejdere i den valgte medarbejdergruppe modtager nu samme arbejdstidstabel.

Til alle medarbejdere

For at tildele samme arbejdstidstabel til samtlige medarbejdere:

1. Klik på en vilkårlig celle
2. Vælg Alle under "Anvend på"
3. Vælg arbejdstidstabellen
4. Klik Gem

Gentagelsesfunktion

Du kan opsætte arbejdstidstabeller til at gentage automatisk, så du slipper for at tildele dem manuelt hver uge.

Gentagelsesintervaller

Ved ugevisning:

• Gentag ikke: Kun den valgte uge
• Hver uge: Gentages hver uge
• Hver 2. uge: Gentages hver anden uge
• Hver 3. uge: Gentages hver tredje uge
• Hver 4. uge: Gentages hver fjerde uge

Ved dagsvisning:

• Gentag ikke: Kun den valgte dag
• Hver dag: Gentages dagligt
• Samme ugedag hver uge: F.eks. hver mandag
• Samme ugedag hver 2. uge: F.eks. hver anden mandag

Gentag indtil

Angiv en slutdato for gentagelsen:

1. I tildelingsdialoget, find feltet "Gentag indtil"
2. Vælg en slutdato (standardværdi er typisk 3 måneder frem)
3. Tildelingen gentages frem til den valgte dato

Eksempel: Skifteholdsplan

For en medarbejder med skiftende uge/aften-vagter:

1. Tildel "Ugevagt" til første uge med gentagelse hver 2. uge
2. Tildel "Aftenvagt" til anden uge med gentagelse hver 2. uge

Resultatet er et automatisk skiftende mønster.

Niveau-valg ved tildeling

Når du tildeler en arbejdstidstabel, kan du vælge hvilket niveau tildelingen skal gælde:

Enkelt medarbejder

• Påvirker kun den valgte medarbejder
• Bruges til individuelle tilpasninger
• Andre i samme gruppe påvirkes ikke

Gruppe

• Påvirker alle medarbejdere i samme medarbejdergruppe
• Effektivt for afdelingsændringer
• Nye medarbejdere i gruppen får ikke automatisk tabellen

Alle

• Påvirker samtlige medarbejdere i systemet
• Bruges sjældent - typisk kun ved virksomhedsbrede ændringer
• Vær forsigtig med denne indstilling

Gå til dato

For hurtigt at navigere til en specifik dato:

1. Klik på Gå til dato eller kalender-ikonet i værktøjslinjen
2. Vælg den ønskede dato i datovælgeren
3. Kalenderen springer til den valgte periode

Dette er nyttigt, når du skal:

• Se eller redigere arbejdstider for en bestemt uge langt ude i fremtiden
• Springe tilbage til en historisk periode
• Hurtigt navigere til dagens dato efter at have kigget på andre perioder

Navigation

Frem og tilbage

Brug pilene i værktøjslinjen til at navigere:

• Venstre pil: Gå til forrige periode
• Højre pil: Gå til næste periode
• I dag: Spring til den aktuelle uge/dag

Periodevalg

Du kan også vælge specifik periode via datovælgeren for at springe direkte til en given uge eller dag.

Tips

• Brug gruppetildeling for at spare tid ved afdelingsændringer
• Opsæt gentagelser for faste mønstre - det reducerer manuelt arbejde betydeligt
• Brug farvekodning konsekvent, så kalenderen er nem at aflæse
• Gennemgå planlægningen regelmæssigt for at sikre korrekte tildelinger
• Husk at ændringer i en arbejdstidstabel påvirker alle, der har den tildelt