Eksporter arbejdstidsplaner til Excel

Introduktion

Eksportfunktionen giver dig mulighed for at downloade arbejdstidsplaner som Excel-filer. Dette er nyttigt til dokumentation, deling med ledelsen eller eksterne samarbejdspartnere, og til offline-gennemgang af arbejdstider.

Bemærk: Denne funktion kræver udvidelsen Arbejdstidstabeller. Kontakt din administrator, hvis du ikke har adgang til denne funktion.

Hvad indeholder eksporten?

Den eksporterede Excel-fil indeholder:

• Medarbejderliste: Alle medarbejdere med navn
• Gruppering: Medarbejdere grupperet efter medarbejdergrupper
• Arbejdstider: Den tildelte arbejdstidstabel for hver periode
• Normtimer: Total normtid for hver arbejdstidstabel
• Farvemarkering: Arbejdstidstabellernes farver bevares i Excel-filen

Eksportformat

Kolonner

• Første kolonne: Medarbejdernavn
• Efterfølgende kolonner: Perioder (uger eller dage afhængigt af visning)

Rækker

Rækkerne er organiseret efter medarbejdergrupper:

1. Gruppeoverskrift: Navnet på medarbejdergruppen
2. Medarbejdere: Alle medarbejdere i gruppen listet alfabetisk

Celleindhold

Hver celle viser:

• Arbejdstidstabellens navn
• Total normtid i parentes, f.eks. "Standard 37 timer (37:00)"
• Hvis ingen arbejdstidstabel er tildelt, vises "Ingen arbejdstidstabel"

Formatering

Excel-filen er formateret med:

• Farver: Hver celle har baggrundsfaren fra arbejdstidstabellen
• Tekstfarve: Automatisk kontrastfarve (sort eller hvid) baseret på baggrundsfarven
• Kanter: Tynde grå kanter mellem celler
• Kolonnebredde: Automatisk tilpasset til indholdet
• Skriftstørrelse: Overskrifter i størrelse 16, gruppenavne i størrelse 16, medarbejdere i størrelse 13-14

Trin-for-trin: Eksporter arbejdstidsplaner

1. Åbn arbejdstidsplanlæggeren

Naviger til Planlægning > Arbejdstidsplanlægger i hovedmenuen.

2. Vælg den ønskede periode

Brug navigationsknapperne til at vise den periode du vil eksportere. Eksporten inkluderer de synlige perioder.

3. Anvend eventuelle filtre

Hvis du kun vil eksportere for bestemte grupper eller medarbejdere:

1. Klik på Filter
2. Vælg de relevante grupper eller medarbejdere
3. Klik Anvend

Kun de filtrerede medarbejdere inkluderes i eksporten.

4. Klik på Eksport

Klik på Eksport-knappen i værktøjslinjen.

5. Download filen

Excel-filen genereres og downloades automatisk til din computer med filnavnet "Arbejdstidstabeller.xlsx".

Eksempler på anvendelse

Dokumentation til ledelsen

Eksporter arbejdstidsplaner for at give ledelsen et overblik over medarbejdernes arbejdstider. Den formaterede Excel-fil er let at læse og kan inkluderes i rapporter.

Planlægningsmøder

Download arbejdstidsplanerne inden et planlægningsmøde, så alle deltagere har det samme udgangspunkt.

Backup og arkivering

Opret regelmæssige eksporter som backup eller til arkiveringsformål.

Deling med eksterne

Del arbejdstidsplaner med eksterne samarbejdspartnere, vikarbureauer eller lignende, der har brug for at kende medarbejdernes arbejdstider.

Revision af historiske data

Ved at vælge en tidligere revision før eksport kan du eksportere arbejdstidsplanerne, som de så ud på et givent tidspunkt.

Tips

• Anvend filtre for at eksportere specifikke afdelinger eller grupper separat
• Eksporter regelmæssigt som dokumentation, særligt ved større ændringer
• Vælg den relevante periode inden eksport - alle synlige kolonner inkluderes
• Excel-filen bevarer farvekodningen, så den er let at læse
• Filen kan bruges direkte til print eller videre bearbejdning i Excel
• Ved eksport af historiske data, vælg først den ønskede revision i revisionshistorikken