Notifikationer ved arbejdstidsændringer

Introduktion

Notifikationsfunktionen sikrer, at medarbejdere og ledere automatisk informeres, når der sker ændringer i arbejdstidsplaner. Dette skaber gennemsigtighed og giver alle parter mulighed for at reagere på ændringer i tide.

Bemærk: Denne funktion kræver udvidelsen Arbejdstidstabeller. Kontakt din administrator, hvis du ikke har adgang til denne funktion.

Hvad udløser notifikationer?

Systemet kan sende notifikationer ved følgende hændelser:

Ændring af arbejdstidstabel

Når en medarbejders tildelte arbejdstidstabel ændres:

Skift fra en arbejdstidstabel til en anden
Tildeling af arbejdstidstabel til en medarbejder uden tidligere tildeling
Fjernelse af arbejdstidstabel fra en medarbejder

Midlertidige ændringer

Ved oprettelse, ændring eller sletning af midlertidige arbejdstidsarrangementer:

Oprettelse af midlertidig ændring (f.eks. barsel, sygdom)
Forlængelse eller afkortning af midlertidig periode
Annullering af midlertidig ændring

Rollback/gendannelse

Når en administrator gendanner arbejdstidsplaner til en tidligere revision:

Notifikation til alle berørte medarbejdere
Notifikation til ledere/godkendere

Hvem modtager notifikationer?

Medarbejderen

Den medarbejder, hvis arbejdstid er blevet ændret, modtager altid en notifikation. Dette sikrer, at medarbejderen er informeret om sine arbejdstider.

Godkendere og ledere

Afhængigt af systemkonfigurationen kan følgende også modtage notifikationer:

Medarbejderens godkender: Den person, der normalt godkender medarbejderens timer
Afdelingsleder: Lederen af medarbejderens afdeling/gruppe
HR-ansvarlige: Hvis konfigureret i systemet

Administrator

Den bruger, der foretager ændringen, kan vælge at modtage en kopi af notifikationen til bekræftelse.

Indhold i notifikationen

En typisk e-mail-notifikation om arbejdstidsændring indeholder:

Overskrift

Emne: "Din arbejdstid er blevet ændret" eller lignende
Tydelig angivelse af, hvad notifikationen handler om

Medarbejderinformation

Medarbejderens navn
Afdeling/gruppe

Ændringsdetaljer

Notifikationen viser både den gamle og den nye arbejdstid:

Tidligere arbejdstid:

Arbejdstidstabellens navn
Total ugentlig normtid
Gældende periode

Ny arbejdstid:

Arbejdstidstabellens navn
Total ugentlig normtid
Startdato for den nye arbejdstid
Eventuel slutdato (ved midlertidige ændringer)

Ændringsansvarlig

Hvem der foretog ændringen
Dato og tidspunkt for ændringen

Handlingslink

Et direkte link til arbejdstidsplanlæggeren, hvor modtageren kan se flere detaljer.

Eksempel på notifikation

Emne: Din arbejdstid er blevet ændret Kære [Medarbejdernavn], Din arbejdstid er blevet opdateret i Mobilplan. Tidligere arbejdstid: Arbejdstidstabel: Standard 37 timer Ugentlig normtid: 37:00 Ny arbejdstid: Arbejdstidstabel: Deltid 30 timer Ugentlig normtid: 30:00 Gældende fra: 1. februar 2025 Gældende til: 30. april 2025 Ændringen er foretaget af [Administrator] den [dato] kl. [tid]. Se detaljer i arbejdstidsplanlæggeren: [Link]

Med venlig hilsen Mobilplan

Konfiguration af notifikationer

Systemindstillinger

Administratorer kan konfigurere notifikationsadfærd i systemindstillingerne:

Gå til Indstillinger > Notifikationer
Find sektionen for arbejdstidsnotifikationer
Konfigurer de ønskede indstillinger

Tilgængelige indstillinger

Send til medarbejder: Ja/Nej - Om medarbejderen skal modtage notifikation
Send til godkender: Ja/Nej - Om godkendere skal informeres
Send til afdelingsleder: Ja/Nej - Om afdelingsledere skal informeres
Samlenotifikationer: Om notifikationer skal samles (f.eks. dagligt) eller sendes straks

Brugerindstillinger

Individuelle brugere kan i nogle tilfælde justere deres egne notifikationsindstillinger:

Gå til Min profil > Notifikationer
Find arbejdstidsnotifikationer
Vælg dine præferencer

Bemærk: Muligheden for at fravælge notifikationer afhænger af systemkonfigurationen og din rolle.

Hvornår sendes notifikationer?

Straks

Standardadfærden er at sende notifikationer umiddelbart efter en ændring er gemt.

Samlet

Hvis samlenotifikationer er aktiveret, sendes alle ændringer i en samlet e-mail:

Daglig opsummering (f.eks. kl. 08:00)
Ugentlig opsummering (f.eks. mandag morgen)

Dette reducerer antallet af e-mails, men kan forsinke informationen til modtagerne.

Fejlfinding

Notifikationer modtages ikke

Hvis medarbejdere ikke modtager notifikationer:

Kontroller e-mailadresse: Sørg for at medarbejderen har en gyldig e-mailadresse registreret
Tjek spamfilter: Notifikationer kan være fanget af spamfilteret
Verificer indstillinger: Kontroller at notifikationer er aktiveret i systemindstillingerne
Brugerindstillinger: Tjek om brugeren selv har fravalgt notifikationer

For mange notifikationer

Hvis der sendes for mange notifikationer:

Aktiver samlenotifikationer for at reducere antallet
Juster hvem der modtager notifikationer
Overvej at begrænse notifikationer til væsentlige ændringer

Tips

Sørg for at alle medarbejdere har en opdateret e-mailadresse i systemet
Informer medarbejdere om, at de vil modtage notifikationer ved arbejdstidsændringer
Brug samlenotifikationer i perioder med mange ændringer for at undgå at oversvømme indbakker
Kontroller regelmæssigt at notifikationer fungerer korrekt
Ved større organisatoriske ændringer, overvej at kommunikere på forhånd ud over de automatiske notifikationer
Gem notifikationse-mails som dokumentation for kommunikerede ændringer

Cookies