Arbejdstidsplanlægger - tildel arbejdstider til medarbejdere

Introduktion

Arbejdstidsplanlæggeren giver dig et visuelt overblik over medarbejdernes arbejdstider og mulighed for at tildele arbejdstidstabeller til enkeltpersoner, grupper eller alle medarbejdere. Du kan planlægge på uge- eller dagsniveau og opsætte gentagende mønstre.

Bemærk: Denne funktion kræver udvidelsen Arbejdstidstabeller. Kontakt din administrator, hvis du ikke har adgang til denne funktion.

Oversigt over arbejdstidsplanlæggeren

Arbejdstidsplanlæggeren viser et gitter med:

• Rækker: Medarbejdere grupperet efter medarbejdergrupper
• Kolonner: Uger eller dage afhængigt af den valgte visning
• Celler: Den tildelte arbejdstidstabel vist med sin farve og navn

Visningstyper

Ugevisning

Viser arbejdstidstabeller per uge. Hver celle repræsenterer en hel uge. Dette er standardvisningen og giver et godt overblik over længere perioder.

Dagsvisning

Viser arbejdstidstabeller per dag. Giver mere detaljeret kontrol, men kræver mere plads. Bruges typisk når medarbejdere har forskellige arbejdstider på forskellige ugedage.

Tildel arbejdstidstabeller

Tildel til enkelt medarbejder

1. Find medarbejderen i planlæggeren
2. Klik på den uge/dag du vil ændre
3. Vælg arbejdstidstabellen fra dropdown-menuen
4. Klik Gem

Tildel til gruppe

For at tildele samme arbejdstidstabel til alle medarbejdere i en gruppe:

1. Klik på en celle for en medarbejder i gruppen
2. I tildelingsdialoget, vælg Gruppe under "Anvend på"
3. Vælg den ønskede arbejdstidstabel
4. Klik Gem

Alle medarbejdere i samme medarbejdergruppe får nu tildelt arbejdstidstabellen.

Tildel til alle medarbejdere

For at tildele samme arbejdstidstabel til samtlige medarbejdere:

1. Klik på en celle for en vilkårlig medarbejder
2. I tildelingsdialoget, vælg Alle under "Anvend på"
3. Vælg den ønskede arbejdstidstabel
4. Klik Gem

Gentagelse af arbejdsmønstre

Du kan opsætte gentagende mønstre, så arbejdstidstabeller automatisk tildeles fremadrettet.

Gentagelsesintervaller

• Gentag ikke: Tildeling gælder kun den valgte periode
• Hver uge: Gentages hver uge
• Hver 2. uge: Gentages hver anden uge
• Hver 3. uge: Gentages hver tredje uge
• Hver 4. uge: Gentages hver fjerde uge

Ved dagsvisning er der tilsvarende muligheder:

• Hver dag: Gentages dagligt
• Valgte dag hver uge: Gentages på samme ugedag hver uge
• Valgte dag hver 2. uge: Gentages på samme ugedag hver anden uge

Gentag indtil

Angiv en slutdato for gentagelsen. Standardværdien er 3 måneder frem, men du kan vælge en anden dato.

Trin-for-trin: Planlæg arbejdstider

1. Åbn arbejdstidsplanlæggeren

Naviger til Planlægning > Arbejdstidsplanlægger i hovedmenuen.

2. Vælg periode og visning

• Brug navigationsknapperne til at vælge den periode du vil arbejde med
• Vælg mellem uge- eller dagsvisning efter behov

3. Klik på en celle

Klik på den celle (medarbejder + periode) hvor du vil tildele eller ændre arbejdstidstabellen.

4. Konfigurer tildelingen

I tildelingsdialoget:

1. Vælg arbejdstidstabel: Vælg fra listen af oprettede arbejdstidstabeller
2. Anvend på: Vælg om tildelingen skal gælde for:
   • Medarbejder (kun den valgte person)
   • Gruppe (alle i samme medarbejdergruppe)
   • Alle (samtlige medarbejdere)
3. Gentagelse: Vælg eventuelt et gentagelsesmønster
4. Gentag indtil: Angiv slutdato for gentagelsen

5. Gem tildelingen

Klik Gem for at gemme tildelingen. Planlæggeren opdateres med de nye arbejdstider.

Filtrering

Du kan filtrere visningen for at fokusere på specifikke medarbejdere eller grupper.

Filtrer på medarbejdergrupper

1. Klik på Filter
2. Vælg de medarbejdergrupper du vil se
3. Klik Anvend

Filtrer på medarbejdere

1. Klik på Filter
2. Vælg specifikke medarbejdere fra listen
3. Klik Anvend

Filtrer på arbejdstidstabel

Du kan også filtrere for at se medarbejdere med en bestemt arbejdstidstabel i en given periode:

1. Klik på Filter
2. Vælg arbejdstidstabel(ler)
3. Angiv periode (start- og slutdato)
4. Klik Anvend

Nulstil filter

Klik på Nulstil filter for at fjerne alle aktive filtre og se alle medarbejdere igen.

Arbejdstidsfarver

Hver arbejdstidstabel har en tilknyttet farve, der vises i planlæggeren. Dette gør det let at:

• Få et hurtigt overblik over arbejdsmønstre
• Identificere afvigelser fra det normale
• Se hvilke medarbejdere der har samme arbejdstider

Celler uden tildelt arbejdstidstabel vises i hvid/grå og markeres som "Ingen arbejdstidstabel".

Tips

• Start med at oprette arbejdstidstabeller før du bruger planlæggeren
• Brug gruppetildeling for at spare tid, når alle i en afdeling har samme arbejdstider
• Opsæt gentagelser for faste arbejdsmønstre - det sparer dig for gentaget arbejde
• Brug filtrering til at fokusere på specifikke medarbejdere eller afdelinger
• Gennemgå planlægningen regelmæssigt for at sikre den er opdateret
• Vær opmærksom på at ændringer i arbejdstidstabeller påvirker fremtidige beregninger