Opret planlægning

Introduktion

En planlægning i Mobilplan repræsenterer, at en medarbejder er tilknyttet et projekt i et bestemt tidsrum. Når du opretter en planlægning, definerer du hvem, hvornår og på hvilket projekt arbejdet skal udføres.

Felter i planlægningen

Medarbejder

Vælg hvilken medarbejder, der skal planlægges. Du kan vælge mellem:

• Almindelige medarbejdere
• Blandede brugere (medarbejdere med administratoradgang)
• Ressourcer (køretøjer, udstyr mv.)
• Vikarer (hvis din virksomhed bruger vikarer)

Projekt

Vælg hvilket projekt medarbejderen skal arbejde på. Projektsøgningen viser projekter, der er aktive i den valgte periode. Du kan søge på:

• Projekt ID
• Projekttitel
• Kundenavn
• Adresse

Bemærk: Afsluttede projekter kan ikke vælges til nye planlægninger.

Startdato og slutdato

Angiv perioden for planlægningen:

• Startdato: Hvornår planlægningen begynder
• Slutdato: Hvornår planlægningen slutter

Planlægninger kan strække sig over flere dage for længerevarende opgaver.

Start- og sluttidspunkt

Angiv de præcise klokkeslæt for planlægningen:

• Starttidspunkt: Hvornår på dagen arbejdet begynder
• Sluttidspunkt: Hvornår på dagen arbejdet slutter

Systemet foreslår som standard virksomhedens åbningstider.

Kommentar

Tilføj en valgfri kommentar til planlægningen. Kommentaren er synlig for medarbejderen i appen og kan bruges til:

• Arbejdsbeskrivelser
• Særlige instruktioner
• Kontaktoplysninger
• Bemærkninger om adgangsforhold

Tip: Hold kommentaren under 255 tegn, hvis du vil sende den som SMS-notifikation.

Vigtighed

Marker planlægningen som vigtig for at fremhæve den i kalenderen. Vigtige planlægninger vises med en særlig markering.

Mærkater

Tilføj mærkater (tags) til planlægningen for at kategorisere og filtrere. Du kan vælge mellem:

• Projektspecifikke mærkater
• Generelle mærkater defineret i systemet

Avancerede indstillinger

Opdel planlægning

Hvis planlægningen strækker sig over flere dage, kan du vælge at opdele den i separate daglige planlægninger. Dette er nyttigt, når:

• Arbejdstiden varierer fra dag til dag
• Du vil have separate registreringer per dag
• Åbningstiderne er forskellige på de enkelte dage

Flyt projektdatoer

Hvis planlægningen ligger uden for projektets start- eller slutdato, kan du vælge at justere projektets datoer automatisk.

Send notifikation

Send en SMS-notifikation til medarbejderen om den nye planlægning. Notifikationen indeholder:

• Projektnavn
• Dato og tidspunkt
• Kommentar (max 255 tegn)

Kladdetilstand

Hvis kladdefunktionen er aktiveret, kan du vælge at oprette planlægningen som kladde. Kladder vises anderledes i kalenderen og skal godkendes, før de bliver aktive.

Projektdata og kundeinformation

Når du vælger et projekt, vises automatisk:

• Projekttitel og adresse
• Projektbeskrivelse
• Start- og slutdato
• Tilknyttede medarbejdere
• Brugerdefinerede felter

Samt kundeinformation:

• Kundenavn og nummer
• Kontaktoplysninger
• Adresse
• Brugerdefinerede kundefelter

Trin-for-trin: Opret en planlægning

1. Åbn planlægningskalenderen

Gå til Planlægning i hovedmenuen.

2. Klik på kalenderen

Klik på den ønskede dato og tidspunkt i kalenderen, eller klik på en medarbejder/projekt i ressourcepanelet.

3. Vælg medarbejder

Vælg den medarbejder, der skal planlægges.

4. Vælg projekt

Søg efter og vælg det relevante projekt.

5. Angiv dato og tid

Juster start- og slutdato samt klokkeslæt efter behov.

6. Tilføj kommentar og mærkater

Tilføj eventuelle instruktioner i kommentarfeltet og vælg relevante mærkater.

7. Gem planlægningen

Klik Gem for at oprette planlægningen.

Rediger eksisterende planlægning

For at redigere en eksisterende planlægning:

1. Klik på planlægningen i kalenderen
2. Foretag de ønskede ændringer
3. Klik Gem

Slet planlægning

For at slette en planlægning:

1. Klik på planlægningen i kalenderen
2. Klik på Flere indstillinger (tre prikker)
3. Vælg Slet planlægning

Gentag planlægning

Du kan gentage en planlægning til fremtidige datoer:

1. Åbn planlægningen
2. Klik på Flere indstillinger
3. Vælg Gentag planlægning
4. Angiv gentagelsesmønster og periode

Tips

• Brug kommentarfeltet til at give medarbejderen de vigtigste informationer om opgaven
• Marker vigtige planlægninger, så de skiller sig ud i kalenderen
• Opdel lange planlægninger i daglige enheder for bedre overblik
• Brug mærkater konsekvent for at gøre filtrering effektiv
• Tjek projektdata inden du gemmer for at sikre, at det er det rigtige projekt
• Benyt kladdetilstand, hvis planlægningen skal godkendes af andre først