Overlap-validering

Introduktion

Overlaps-validering er en automatisk kontrol, der advarer dig naar en ny tidsregistrering overlapper med eksisterende registreringer eller fravaersanmodninger. Dette sikrer datakvalitet og forhindrer utilsigtede dobbeltregistreringer.

Funktionen er altid aktiv og kraever ingen saerlig konfiguration.

Hvad er overlappende tidsregistreringer?

To tidsregistreringer overlapper, naar de deler et tidsinterval for samme medarbejder. For eksempel:

• Registrering A: 08:00 - 12:00
• Registrering B: 11:00 - 16:00

Her overlapper registreringerne i perioden 11:00-12:00.

Hvornår kontrolleres overlap?

Systemet tjekker for overlap:

• Når en ny tidsregistrering oprettes med start- og sluttid
• Naar en eksisterende tidsregistrering redigeres
• Naar en fravaersanmodning overlapper med planlagte registreringer

Hvad kontrolleres?

Tidsregistreringer

Systemet kontrollerer mod andre tidsregistreringer for samme medarbejder med:

• Start- og sluttidspunkt (ikke kun datobaserede registreringer)
• Positive minuttal (registreringer pa 0 minutter ignoreres)
• Aktive registreringer (slettede ignoreres)

Fraværsanmodninger

Systemet kontrollerer ogsa mod fravaersanmodninger med status:

• Afventer: Anmodninger der endnu ikke er behandlet
• Godkendt: Allerede godkendt fravaer

Afviste fravaersanmodninger ignoreres.

Undtagelser fra overlap-kontrol

Timetyper med "sum_excluded"

Timetyper der er markeret som sum_excluded (undtaget fra sum) deltager ikke i overlap-kontrollen. Dette omfatter typisk:

• Pauseregistreringer
• Administrative timetyper
• Kompensationstimer

Eksempel: En pauseregistrering kl. 12:00-12:30 vil ikke udlose overlap-advarsel, selvom der allerede er en arbejdsregistrering i samme periode.

Pauseregistreringer

Registreringer med origin "pause" (automatiske pauser) undtages fra overlap-kontrollen.

Datobaserede registreringer

Registreringer uden specifik start- og sluttid (kun dato og antal timer) kontrolleres ikke for overlap.

Overlap-advarslen

Naar systemet finder overlappende registreringer, vises en advarsel med:

Oplysninger om overlap

• Medarbejder: Navn pa den paagaeldende medarbejder
• Type: Om det er en tidsregistrering eller fravaersanmodning
• Periode: Tidspunktet for den overlappende registrering
• Projekt: Eventuelt tilknyttet projekt

Handlingsmuligheder

Du kan vaelge at:

1. Annullere: Afbryd oprettelsen og juster tidspunkterne
2. Fortsaet alligevel: Opret registreringen pa trods af overlap

Bemærk: Advarslen er kun en advarsel. Systemet tillader stadig at gemme overlappende registreringer, hvis det er tilsigtet.

Scenarie: Overlap med fraværsanmodning

Hvis du forsoger at oprette en tidsregistrering pa en dag hvor medarbejderen har godkendt fravaer:

1. Systemet finder den godkendte fravaersanmodning
2. En advarsel vises med fravaersinformationen
3. Du kan vaelge at fortsaette eller annullere

Typisk anvendelse: Hvis en medarbejder bliver kaldt ind pa en feriedag, kan du tilsidesaette advarslen og registrere den ekstraordinaere arbejdstid.

Scenarie: Overlap mellem projekter

Hvis en medarbejder skifter projekt midt pa dagen:

Registrering 1: Projekt A, 08:00 - 12:00
Registrering 2: Projekt B, 11:30 - 16:00

Systemet advarer om overlap i perioden 11:30-12:00. Du kan:

• Justere sluttiden pa Registrering 1 til 11:30
• Justere starttiden pa Registrering 2 til 12:00
• Fortsaette med overlap (hvis det er tilsigtet)

Teknisk baggrund

Tidsinterval-logik

Systemet bruger aaben-lukket interval logik: to intervaller overlapper hvis:

• Interval A starter for Interval B slutter OG
• Interval B starter for Interval A slutter

Registreringer der bare "rorer" hinanden (A slutter kl. 12:00, B starter kl. 12:00) betragtes ikke som overlap.

Performance

Overlap-kontrollen er optimeret til at handtere:

• Mange medarbejdere samtidig
• Store maengder historiske registreringer
• Komplekse fravaersanmodninger

Tips

• Brug overlap-advarsler som kvalitetskontrol for at fange fejlregistreringer
• Overvej at markere administrative timetyper som "sum_excluded" for at undga unodige advarsler
• Ved planlagte projektskift, afslut den forste registrering for du starter den naeste
• Gennemga overlappende registreringer i tidsgodkendelsen for at sikre korrekthed
• Vær opmærksom pa overlap med fravaer ved tilkald eller ekstraordinaert arbejde
• Brug kommentarfeltet til at dokumentere arsagen, hvis du tilsideaetter en overlap-advarsel