Godkendelsesassistenter

Introduktion

Godkendelsesassistenter er automatiske kontrolfunktioner, der analyserer registreringer og advarer dig, når noget kræver ekstra opmærksomhed. De fungerer som et ekstra par øjne, der hjælper dig med at identificere potentielle problemer, før du godkender.

Bemærk: Godkendelsesassistenter er en udvidelse, der skal aktiveres for din virksomhed. Nogle assistenter kræver desuden specifikke moduler.

Førstaelse af farvekoder

Alle assistenter bruger et fælles farvesystem til at indikere alvorlighed:

Grøn (ingen advarsel)

• Registreringen er inden for acceptabel afvigelse
• Ingen handling påkrævet
• Kan godkendes uden videre gennemgang

Gul advarsel (warning)

• Moderat afvigelse fra det forventede
• Registreringen bør gennemgås
• Kan typisk godkendes efter vurdering
• Systemet kan kræve kommentar (afhængigt af opsætning)

Rød advarsel (danger)

• Væsentlig afvigelse fra det forventede
• Registreringen skal undersøges grundigt
• Overvej at kontakte medarbejderen for afklaring
• Systemet kræver ofte en kommentar før godkendelse

Tilgængelige assistenter

Mobilplan tilbyder flere specialiserede assistenter:

Visning af advarsler

I oversigten

Advarsler vises tydeligt i godkendelsesoversigten:

• Et farvet ikon ved siden af medarbejderen
• Antal advarsler vises som tal
• Farven afspejler den mest alvorlige advarsel

I detailvisningen

Når du åbner en medarbejders registreringer:

• Hver registrering viser sine egne advarsler
• Klik på advarselsikonet for at se detaljer
• Specifikke afvigelser beskrives med tal og forklaring

Advarselspanel

Et dedikeret panel kan vise alle advarsler:

• Grupperet efter assistent-type
• Filtrering efter advarselsniveau
• Hurtig navigation til berørte registreringer

Konfiguration af assistenter

Aktiver eller deaktiver assistenter

1. Gå til Indstillinger > Godkendelse > Assistenter
2. For hver assistent:
   • Slaa til eller fra med toggle
   • Juster grænseværdier for gul og rød advarsel

Juster grænseværdier

Grænseværdierne bestemmer, hvornår advarsler udloses:

Eksempel for normtidsassistent:

• Gul grænse: 5% afvigelse (standard)
• Rød grænse: 10% afvigelse (standard)

Du kan justere disse værdier til jeres behov:

• Lav tærskel = flere advarsler, strengere kontrol
• Høj tærskel = færre advarsler, mere tolerant

Kræv kommentar ved advarsler

For at sikre dokumentation kan du kræve kommentar:

1. Gå til assistent-indstillinger
2. Aktiver "Kræv kommentar ved gul advarsel"
3. Aktiver "Kræv kommentar ved rød advarsel"

Godkenderen skal nu skrive en forklaring før godkendelse.

Arbejdsgang med assistenter

Daglig gennemgang

1. Åbn godkendelsesmodulet
2. Sorter efter advarsler (mest alvorlige først)
3. Gennemgå registreringer med røde advarsler
4. Gennemgå registreringer med gule advarsler
5. Bulk-godkend registreringer uden advarsler

Fokuseret gennemgang

Brug filtrering til at fokusere:

1. Filtrer til kun at vise registreringer med advarsler
2. Gennemgå hver enkelt
3. Tilføj kommentarer hvor nødvendigt
4. Fjern filteret og bulk-godkend resten

Hvornår advarsler er accepteret

Ikke alle advarsler indikerer fejl. Gyldige årsager til advarsler inkluderer:

Planlagt overarbejde

• Medarbejderen har aftalt ekstra timer
• Normtidsassistenten viser gul/rød
• Tilføj kommentar: "Aftalt overarbejde pga. projektdeadline"

Rejseaktivitet

• Medarbejderen arbejder på anden lokation
• Geo-assistenten viser afvigelse
• Tilføj kommentar: "Arbejde på kursus i Aarhus"

Særlige arbejdsforhold

• Medarbejderen har afvigende arbejdstider
• Flere assistenter kan vise advarsler
• Dokumenter årsagen i kommentarfeltet

Assistenter og compliance

Lovpligtige assistenter

11-timers og 48-timers assistenterne er altid aktiveret:

• De overvager overholdelse af EU's arbejdstidsdirektiv
• Advarsler her kan indikere lovovertrædelser
• Vær særligt opmærksom på disse

Dokumentation

Ved godkendelse af registreringer med lovrelaterede advarsler:

• Dokumenter altid årsagen grundigt
• Overvaej om situationen kan undgås fremover
• Konsulter HR eller jura ved gentagne overtrædelser

Tips

• Brug assistenterne som vejledning, ikke absolut sandhed
• Etabler klare retningslinjer for, hvornår advarsler accepteres
• Gennemgå regelmæssigt grænseværdierne - er de passende for jeres virksomhed?
• Tag mønstre i advarsler seriøst - de kan indikere systematiske problemer
• Husk at assistenter kun er så gode som de data, de analyserer

Relaterede guides

• Normtidsassistenter i detaljer
• 11-timers og 48-timers reglerne
• Stempelur-assistent
• Geografisk distance-assistent

Fejlfinding

Assistenter viser ikke advarsler

1. Kontrollér at assistenten er aktiveret
2. Tjek om det nødvendige modul er installeret
3. Kontrollér at medarbejderen har de nødvendige data (normtid, arbejdstidstabel osv.)

For mange advarsler

1. Gennemgå grænseværdierne - er de for lave?
2. Overvej om medarbejdernes normtider er korrekt opsat
3. Tjek om der er systematiske afvigelser, der bør adresseres

Forkerte advarsler

1. Kontrollér basisdata (normtider, projektadresser osv.)
2. Tjek om konfigurationen er korrekt
3. Rapportér til administrator ved vedvarende fejl