Videre til løn

Introduktion

Modulerne "Godkend registreringer" og "Lønadministration" arbejder sammen for at sikre, at medarbejdernes registreringer gennemgår de nødvendige kontroller, før de sendes til lønsystemet. Denne guide forklarer samspillet mellem de to moduler og det samlede godkendelsesflow.

Det samlede godkendelsesflow

Fire trin til løn

Flowdiagram

Medarbejder registrerer
         |
         v
[Medarbejder bekræfter] -> employee_approved = 1
         |
         v
[Admin godkender] -----> approved = 1
         |               (Regel-motor kører)
         v
[Løn godkender] ------> approved_salary = 1
         |
         v
[Eksport til løn] ----> exported_to = 'Zenegy'
         |
         v
    Registrering låst

Hvis Lønadministration ikke er installeret

Ikke alle virksomheder har Lønadministration-modulet. I så fald:

Forenklet flow

Medarbejder registrerer
         |
         v
[Medarbejder bekræfter]
         |
         v
[Admin godkender] -> Klar til eksport
         |
         v
[Eksport til løn]

Konsekvenser

• Trin 3 (løn godkender) springes over
• Admin-godkendelse er den endelige kontrol
• Registreringer går direkte fra "Godkendte" til eksport
• Mindre kontrol, men hurtigere proces

Godkend registreringer-modulets rolle

Primære ansvar

• Kvalitetssikring af registreringer
• Kontrol af projekter og timetyper
• Håndtering af advarsler fra assistenter
• Kørsel af regel-motoren

Hvad sker ved godkendelse?

1. Validering: Systemet tjekker, at registreringen er komplet
2. Regel-motor: Automatiske regler beregnes (overarbejde, tillæg osv.)
3. Løntid: Den endelige løntid fastlægges
4. Status: approved sættes til 1
5. Videresendelse: Registreringen sendes til Lønadministration

Output til Lønadministration

Efter admin-godkendelse indeholder registreringen:

• Original registreret tid
• Beregnet løntid (efter regler)
• Opdeling i timetyper (normal, overarbejde, tillæg)
• Godkenders kommentarer
• Eventuelle advarsler fra assistenter

Lønadministration-modulets rolle

Primære ansvar

• Endelig kontrol før lønkørsel
• Sammenfatning af timer pr. medarbejder
• Kontrol af løntotaler
• Eksport til lønsystem

Hvad sker i Lønadministration?

1. Modtagelse: Registreringer fra "Godkend registreringer" ankommer
2. Aggregering: Timer summeres pr. medarbejder og timetype
3. Kontrol: Lønansvarlig gennemgår totaler
4. Godkendelse: approved_salary sættes til 1
5. Eksport: Data sendes til lønsystem

Visning i Lønadministration

Lønadministration viser:

• Samlet oversigt pr. medarbejder
• Opdeling pr. timetype
• Afvigelser fra forventede timer
• Beloeb baseret på satser

Kommunikation mellem modulerne

Fra Godkend registreringer til Lønadministration

Når du godkender i "Godkend registreringer":

• Registreringen forsvinder fra "Gennemgang"
• Den vises i "Godkendte" fanen
• Samtidig vises den i Lønadministration (hvis installeret)

Fra Lønadministration tilbage

Hvis lønansvarlig finder problemer:

• Registreringen kan sendes tilbage til godkendelse
• Den vises igen i "Gennemgang"
• Godkenderen modtager notifikation

De tre faner i kontekst

Gennemgang (i Godkend registreringer)

Registreringer med status:

• employee_approved = 1
• approved = 0

Disse afventer admin-godkendelse.

Godkendte (i Godkend registreringer)

Registreringer med status:

• approved = 1
• approved_salary = 0

Disse er godkendt af admin, men afventer løngodkendelse.

Bemærk: Hvis Lønadministration ikke er installeret, viser denne fane registreringer klar til eksport.

Arkiv

Registreringer med status:

• exported_to er udfyldt

Disse er sendt til lønsystem og kan ikke ændres.

Håndtering af fejl og rettelser

Fejl fundet i Lønadministration

Hvis lønansvarlig finder fejl:

1. Mindre fejl: Lønansvarlig kan rette direkte i Lønadministration
2. Større fejl: Send registreringen tilbage til Godkend registreringer
3. Kritiske fejl: Kontakt administrator

Tilbagesendelse til godkendelse

1. Lønansvarlig markerer registreringen
2. Vælger "Send tilbage til godkendelse"
3. Angiver årsag
4. Godkenderen modtager notifikation
5. Registreringen vises i "Gennemgang" igen

Efter eksport

Når registreringer er eksporteret:

• De kan ikke ændres i Mobilplan
• Rettelser skal laves i lønsystemet
• Eller: Opret korrigerende registrering i næste periode

Tidslinjer og deadlines

Typisk workflow

Deadline-styring

Sæt deadlines for hvert trin:

• Medarbejderregistrering: Mandag kl. 12:00
• Admin-godkendelse: Onsdag kl. 12:00
• Løn-godkendelse: Torsdag kl. 12:00
• Eksport: Torsdag kl. 15:00

Rapportering på tværs af moduler

Samlet statusoversigt

Se status på alle registreringer:

• Antal afventer medarbejderbekræftelse
• Antal afventer admin-godkendelse
• Antal afventer løn-godkendelse
• Antal eksporteret

Flaskehalse

Identificer, hvor registreringer hober sig op:

• For mange i "Gennemgang"? Godkendere er bagud
• For mange i "Godkendte"? Lønansvarlig er bagud
• Konstant flow? Processen fungerer

Tips

• Etabler klare deadlines for hvert trin i processen
• Kommuniker tydeligt mellem godkendere og lønansvarlige
• Brug notifikationer til at holde alle informeret
• Gennemgå regelmæssigt proceseffektiviteten
• Dokumenter problemer, så de kan forebygges fremover

Fejlfinding

Registrering når ikke Lønadministration

1. Kontroller at registreringen er godkendt (approved = 1)
2. Tjek om Lønadministration-modulet er aktivt
3. Verificer at lønansvarlig har adgang

Registrering sidder fast

1. Identificer hvor registreringen er (brug statusfelter)
2. Kontakt ansvarlig for det pågældende trin
3. Brug administrator-adgang ved nødssituationer

Dobbeltregistrering i lønsystem

1. Tjek om registreringen er eksporteret flere gange
2. Kontakt lønsystem-support
3. Opret korrigerende registrering hvis nødvendigt