Afvisning af registreringer

Introduktion

Afvisning af registreringer sender registreringen tilbage til medarbejderen med mulighed for at rette. Denne guide forklarer hvordan afvisning fungerer og hvordan du kommunikerer konstruktivt.

Bemærk: Afvisning er en funktion, der skal være aktiveret i jeres opsætning. Hvis du ikke kan se muligheden for at afvise, er funktionen ikke aktiveret for din virksomhed.

Hvornår bruges afvisning?

Typiske situationer hvor afvisning kan være relevant:

Forkert projekt

• Medarbejderen har registreret på forkert projekt
• Projektet er lukket eller har forkert faktureringsgrundlag

Forkerte tidspunkter

• Tydelige fejl i start- eller sluttid
• Timer der ikke stemmer overens med kendte forhold

Manglende oplysninger

• Registrering mangler påkrævet information
• Timetype er ikke angivet eller forkert

Uforklarede afvigelser

• Væsentlige afvigelser uden forklaring
• Registrering, der ikke matcher kendte arbejdsopgaver

Dobbeltregistrering

• Samme arbejde er registreret flere gange
• Overlap med andre registreringer

Afvis enkelt registrering

Trin-for-trin

1. Find registreringen

Naviger til Godkend registreringer > Gennemgang og find den pågældende registrering.

2. Åbn registreringsdetaljer

Klik på registreringen for at se alle detaljer og vurdere situationen.

3. Klik på Afvis

Find Afvis knappen (ofte et rødt ikon eller tekst).

4. Angiv årsag (påkrævet)

En dialog åbnes, hvor du skal angive årsagen til afvisning:

• Vælg en kategori (hvis tilgængelig):

  • Forkert projekt
  • Forkerte tidspunkter
  • Manglende information
  • Andet

• Skriv en kommentar til medarbejderen

5. Bekræft afvisning

Klik Afvis for at gennemføre. Registreringen sendes tilbage til medarbejderen.

Skriv gode afvisningskommentarer

En god afvisningskommentar er:

Specifik

Fortæl præcis hvad der er forkert.

Dårligt: "Forkert"
Godt: "Projektet 'Rådhus ombygning' er lukket. Vælg venligst det nye projekt 'Rådhus fase 2'."

Konstruktiv

Forklar hvad medarbejderen skal gøre.

Dårligt: "Timer stemmer ikke"
Godt: "Din registrering viser 10 timer, men ifølge vagtplanen var du kun planlagt 7,5 timer. Tjek venligst tidspunkterne og ret om nødvendigt, eller tilføj en forklaring."

Professionel

Undgå negativ tone.

Dårligt: "Du har igen glemt at vælge timetype!"
Godt: "Timetypen mangler. Vælg venligst den korrekte timetype før genindsendelse."

Eksempler på gode kommentarer

Afvis flere registreringer (bulk)

Hvis flere registreringer har samme problem, kan du afvise dem samlet (hvis funktionen er aktiveret):

Trin-for-trin

1. Marker de registreringer, der skal afvises
2. Klik på Afvis valgte
3. Angiv en fælles årsag
4. Bekræft afvisningen

Bemærk: Alle medarbejdere modtager samme afvisningsbesked. Brug kun bulk-afvisning, når problemet er identisk.

Hvad sker efter afvisning?

For medarbejderen

1. Medarbejderen modtager notifikation om afvisningen
2. Din kommentar vises sammen med den afviste registrering
3. Afhængigt af opsætningen kan medarbejderen redigere og genindsende registreringen
4. Den reviderede registrering kommer tilbage til godkendelse

Bemærk: Hvorvidt medarbejderen selv kan rette registreringen afhænger af jeres opsætning i Mobilplan.

For dig som godkender

1. Registreringen forsvinder fra "Gennemgang"
2. Når registreringen er revideret og genindsendt, vises den igen
3. Et ikon indikerer, at det er en revideret registrering
4. Du kan se historikken over afvisning og revision

Kommunikation ved afvisning

Notifikationer

Mobilplan kan sende automatiske notifikationer ved afvisning (afhængigt af opsætning):

• Push-notifikation i app
• E-mail
• Besked i administrationen

Supplerende kommunikation

Ved komplekse situationer kan det være hensigtsmæssigt at:

• Ringe eller sende SMS direkte til medarbejderen
• Bruge chat-funktionen i Mobilplan
• Tage en samtale ved næste møde

Sporbarhed og audit

Vigtigt: Registreringer kan ikke slettes i Mobilplan. Dette sikrer fuld sporbarhed og overholder krav til revision og audit. Alle handlinger på en registrering (oprettelse, ændring, afvisning, godkendelse) logges permanent.

Afviste registreringer bevares i systemet med fuld historik over:

• Hvem der afviste
• Hvornår afvisningen skete
• Årsag og kommentar
• Efterfølgende ændringer

Håndtering af gentagne afvisninger

Hvis du gentagne gange afviser registreringer fra samme medarbejder:

Analysér mønsteret

• Er det samme type fejl hver gang?
• Mangler medarbejderen viden om systemet?
• Er der et teknisk problem med medarbejderens app?

Tag en samtale

• Sæt tid af til at gennemgå processen med medarbejderen
• Demonstrér den korrekte fremgangsmåde
• Afklar forventninger

Tilpas opsætning

• Overvej om standardværdier kan hjælpe
• Kontakt administrator om brugeropsætning
• Sørg for at medarbejderen har adgang til de rigtige projekter

Tips

• Vær specifik i din feedback - "forkert" er ikke hjælpsomt
• Følg op personligt ved gentagne problemer
• Overvej om processen kan forbedres, hvis mange afvises for samme årsag

Fejlfinding

Medarbejderen modtager ikke notifikation

1. Kontrollér at medarbejderens notifikationsindstillinger er korrekte
2. Tjek om e-mailadressen er opdateret
3. Kontakt administrator, hvis problemet fortsætter

Afvist registrering kommer ikke tilbage

1. Kontrollér om medarbejderen har set afvisningen
2. Kontakt medarbejderen direkte
3. Tjek om der er tekniske problemer med medarbejderens app

Kan ikke afvise registrering

1. Kontrollér at afvisning er aktiveret for din virksomhed
2. Tjek dine rettigheder
3. Tjek om registreringen allerede er godkendt af anden godkender
4. Kontakt administrator ved vedvarende problemer