Stempelur-assistent

Introduktion

Stempelur-assistenten sammenligner medarbejdernes tidsregistreringer med deres faktiske stempeltider. Hvis en medarbejder stempler ind kl. 07:00 men registrerer arbejde fra kl. 06:30, vil assistenten advare dig om afvigelsen. Dette sikrer, at løntiden afspejler den faktiske tilstedeværelse.

Forudsætning: Stempelur-assistenten kræver, at din virksomhed har Stempelur-modulet aktiveret, og at medarbejderne bruger det aktivt.

Hvordan fungerer det?

Datakilder

Assistenten sammenligner to datakilder:

1. Stempeltider: De faktiske ind- og udstemplinger fra stempeluret
2. Registreringer: De tidsregistreringer, medarbejderen har lavet

Beregning af afvigelse

For hver registrering beregner systemet:

1. Finder stempel-ind tidspunkt tættest på registreringens start
2. Finder stempel-ud tidspunkt tættest på registreringens slut
3. Beregner afvigelsen for både start og slut
4. Summerer den samlede afvigelse

Afvigelsesberegning

Start-afvigelse = |Registreret starttid - Stempel-ind tid|
Slut-afvigelse = |Registreret sluttid - Stempel-ud tid|
Samlet afvigelse = Start-afvigelse + Slut-afvigelse

Eksempel

Scenarie

En medarbejder har folgende data:

Stempeltider:

• Stempel ind: 07:02
• Stempel ud: 15:28

Registrering:

• Registreret start: 07:00
• Registreret slut: 15:30

Beregning:

• Start-afvigelse: 2 minutter
• Slut-afvigelse: 2 minutter
• Samlet afvigelse: 4 minutter

Resultat: Grøn (under 15 minutters gul grænse)

Scenarie med advarsel

Stempeltider:

• Stempel ind: 07:45
• Stempel ud: 15:15

Registrering:

• Registreret start: 07:00
• Registreret slut: 15:30

Beregning:

• Start-afvigelse: 45 minutter
• Slut-afvigelse: 15 minutter
• Samlet afvigelse: 60 minutter

Resultat: Rød advarsel (over 30 minutters rød grænse)

Grænseværdier

Standardindstillinger

Juster grænseværdier

1. Gå til Indstillinger > Godkendelse > Assistenter
2. Find stempelur-assistenten
3. Angiv nye grænseværdier i minutter

Anbefalinger efter branche

Visning af advarsler

I godkendelsesoversigten

Når assistenten finder afvigelser:

• Et ur-ikon vises ved registreringen
• Farven indikerer alvorlighed (gul/rød)
• Antal minutter vises ved hover

Detaljevisning

Klik på advarselsikonet for at se:

• Stempel-ind tid vs. registreret start
• Stempel-ud tid vs. registreret slut
• Samlet afvigelse i minutter
• Eventuel forklaring fra medarbejderen

Kortvisning (hvis GPS er tilgængelig)

Hvis stempeluret registrerer GPS:

• Se hvor medarbejderen befandt sig ved stempling
• Sammenlign med projektets adresse
• Brug til at vurdere legitimiteten af afvigelsen

Håndtering af afvigelser

Legitime årsager til afvigelse

Situationer der kræver opmærksomhed

Tilføj kommentar ved godkendelse

1. Gennemgå afvigelsen
2. Vurder om den er acceptabel
3. Klik Godkend med kommentar
4. Skriv forklaring: "Medarbejder deltog i morgenmøde kl. 06:30 før stempling"
5. Bekræft

Særlige situationer

Flere stemplinger på en dag

Hvis medarbejderen stempler ind og ud flere gange:

• Assistenten finder den relevante stempling til hver registrering
• Pauser midt på dagen håndteres automatisk
• Komplekse dage kan kræve manuel gennemgang

Manglende stempling

Hvis der mangler stempling:

• Assistenten kan ikke sammenligne
• En særlig advarsel vises: "Ingen stempling fundet"
• Undersøg om medarbejderen glemte at stemple

Arbejde på flere lokationer

Ved arbejde på flere projekter samme dag:

• Hver registrering sammenlignes med nærmeste stempling
• GPS kan hjælpe med at matche korrekt
• Vær opmærksom på kørselstid mellem lokationer

Natarbejde og vagtskifte

Ved arbejde over midnat:

• Assistenten håndterer datosskifte
• Stempel-ind dag 1 matches med stempel-ud dag 2
• Kontroller at logikken fungerer korrekt

Integration med geo-assistent

Stempelur-assistenten arbejder sammen med geo-assistenten:

• Stempelur: Kontrollerer tid
• Geo: Kontrollerer placering

Sammen giver de et komplet billede:

• Er medarbejderen det rigtige sted?
• Stemmer tidspunkterne?

Rapportering

Afvigelsesrapport

Generer rapport over stempelur-afvigelser:

• Gennemsnitlig afvigelse pr. medarbejder
• Medarbejdere med hyppige afvigelser
• Trend over tid

Brug til procesoptimering

Analyser afvigelser for at identificere:

• Medarbejdere, der behover vejledning
• Projekter med stemplingsproblemer
• Behov for flere/bedre terminaler

Tips

• Sæt realistiske grænseværdier - nogle minutter er normalt
• Kommuniker forventninger tydeligt til medarbejderne
• Brug afvigelser konstruktivt til forbedring, ikke straf
• Hold øje med mønstre fremfor enkeltsager
• Sikr at stempelure er nemme at bruge for at reducere fejl

Fejlfinding

Assistent finder ikke stemplinger

1. Kontroller at medarbejderen har stemplet
2. Tjek om stempeluret er korrekt konfigureret
3. Verificer at data synkroniseres mellem systemer

Forkert stempling matches

1. Kontroller tidszone-indstillinger
2. Tjek om der er flere stemplinger samme dag
3. Verificer at datoerne er korrekte

Afvigelse vises forkert

1. Sammenlign manuelt stempel- og registreringstider
2. Kontroller afrundingsindstillinger
3. Tjek om der er pauser, der påvirker beregningen