Geografisk distance-assistent

Introduktion

Geo-assistenten kontrollerer, om medarbejderen befandt sig på projektets adresse, da vedkommende registrerede arbejdstid. Ved at sammenligne GPS-koordinater fra medarbejderens telefon med projektets registrerede adresse kan systemet identificere potentielle afvigelser.

Forudsætninger:

• Stempelur-modulet skal være aktiveret
• Medarbejderen skal have tilladt GPS/lokalisation i Mobilplan-appen
• Projektet skal have en registreret adresse med koordinater

Hvordan fungerer det?

Dataindsamling

Når medarbejderen stempler ind eller ud:

1. Mobilplan-appen registrerer GPS-koordinater
2. Koordinaterne gemmes sammen med stemplingen
3. Projektets adresse konverteres til koordinater (geocoding)

Afstandsberegning

Systemet beregner afstanden mellem:

• Medarbejderens position ved stempling
• Projektets registrerede adresse

Afstanden beregnes i meter "som kragen flyver".

Advarselslogik

Baseret på afstanden:

• Under gul grænse: Grøn, ingen advarsel
• Mellem gul og rød grænse: Gul advarsel
• Over rød grænse: Rød advarsel

Grænseværdier

Standardindstillinger

Juster grænseværdier

1. Gå til Indstillinger > Godkendelse > Assistenter
2. Find geo-assistenten
3. Angiv grænseværdier i meter

Anbefalede værdier efter projekttype

Visning i godkendelse

Advarselsvising

Når geo-assistenten finder afvigelse:

• Et kort-ikon vises ved registreringen
• Farven (gul/rød) indikerer alvorlighed
• Afstanden i meter vises ved hover

Kortvisning

Klik på advarselsikonet for at se kortet:

• Rød markør: Projektets adresse
• Blaa markør: Medarbejderens position ved stempling
• Linje: Viser afstanden mellem punkterne
• Afstandsangivelse: Præcis afstand i meter

Kort-funktioner

Kortet understøtter:

• Zoom ind/ud med musescroll eller knapper
• Panorering ved at trække kortet
• Skift mellem kort- og satellitvisning
• Se gadenavne og landmærker

Legitime årsager til afvigelse

Arbejde på stort område

• Byggepladser kan strække sig over flere hundrede meter
• Landbrug og anlægsarbejde dækker store arealer
• Justér grænseværdier efter projektets størrelse

Dårlig GPS-nøjagtighed

GPS kan være upræcis pga.:

• Høje bygninger (urban canyon-effekt)
• Indendørs position
• Dårligt vejr
• Gammel enhed

Parkering og adgang

• Medarbejderen parkerer ved indgangen, arbejder et andet sted
• Indgangen er langt fra den registrerede adresse
• Der er kun én vej ind til området

Mobilt arbejde

• Serviceteknikere bevæger sig mellem lokationer
• Chauffører stempler fra køretøj
• Møder hos kunde væk fra hovedadressen

Håndtering af advarsler

Gennemgang af afvigelse

1. Åbn kortvisningen
2. Vurder medarbejderens position i forhold til projektet
3. Overvej om afstanden er rimelig for opgaven
4. Tjek om der er mønstre (samme afvigelse dagligt?)

Godkend med forklaring

Ved legitim afvigelse:

1. Klik Godkend med kommentar
2. Beskriv årsagen: "Arbejde på sydlig del af byggeplads, 800m fra hovedindgang"
3. Bekræft godkendelsen

Afvis ved mistanke

Hvis afvigelsen ikke kan forklares:

1. Kontakt medarbejderen for afklaring
2. Afvis hvis forklaringen er utilfredsstillende
3. Dokumenter situationen

Særlige situationer

Projekt uden adresse

Hvis projektet mangler adresse:

• Geo-assistenten kan ikke beregne afstand
• En særlig besked vises
• Tilføj adresse til projektet for fremtidig kontrol

Medarbejder uden GPS

Hvis GPS ikke er tilgængelig:

• Ingen positionsdata gemmes
• Geo-assistenten springer registreringen over
• Overvej at kræve GPS for visse medarbejdergrupper

Flere projekter samme dag

Ved arbejde på flere projekter:

• Hver registrering sammenlignes med sit projekt
• Kørselstid mellem projekter vises ikke som afvigelse
• Vær opmærksom på overlappende registreringer

Hjemmekontor

Medarbejdere, der arbejder hjemmefra:

• Registrerer typisk på et "Hjemmekontor"-projekt
• Projektets adresse kan være firmaets adresse
• Geo-assistenten vil vise stor afvigelse
• Overvej at deaktivere geo-check for disse projekter

Privatliv og GDPR

Datahåndtering

GPS-data er personfølsomme oplysninger:

• Kun synlige for godkendere med legitim interesse
• Gemmes kun i forbindelse med stempling
• Slettes efter opbevaringsperioden

Medarbejderinformation

Medarbejdere skal informeres om:

• At GPS registreres ved stempling
• Hvordan data bruges
• Hvem der har adgang
• Hvordan de kan se egne data

Samtykke

Afhængigt af jeres opsætning:

• GPS kan kræve aktivt samtykke
• Medarbejderen kan nagte GPS (men ikke stemple?)
• Dokumenter jeres politik

Integration med andre assistenter

Geo-assistenten samarbejder med:

• Stempelur-assistent: Kontrollerer tid
• Planlægningsassistent: Sammenligner med planlagt lokation
• Normtidsassistent: Kontrollerer samlet arbejdstid

Samlet giver de et holistisk billede af medarbejderens arbejdsdag.

Rapportering

Geo-afvigelsesrapport

Generér rapport over geografiske afvigelser:

• Afvigelser pr. medarbejder
• Afvigelser pr. projekt
• Gennemsnitlig afstand fra projektadresse

Brug til optimering

Brug data til at:

• Identificere projekter med upræcis adresse
• Finde medarbejdere med gentagne problemer
• Justere grænseværdier baseret på erfaringer

Tips

• Sørg for at projektadresser er præcise og opdaterede
• Justér grænseværdier efter projekttype
• Husk at GPS kan være upræcis - brug advarsler vejledende
• Kommuniker tydeligt om GPS-brug til medarbejderne
• Gennemgå regelmæssigt projekter uden adresser

Fejlfinding

Advarsel vises selvom medarbejderen var på projektet

1. Kontrollér projektets registrerede adresse
2. Tjek om adressen er geocodet korrekt
3. Vurder GPS-nøjagtigheden på stemplingstidspunktet

Ingen GPS-data for medarbejder

1. Kontrollér at appen har tilladelse til lokation
2. Tjek om GPS var aktiveret på telefonen
3. Verificer at stempeluret er sat op til at gemme GPS

Kort viser forkert position

1. Kontrollér tidszoneindstillinger
2. Tjek om der er flere stemplinger tæt på hinanden
3. Verificer at korttjenesten fungerer korrekt