Flergodkendere på projekter

Introduktion

Flergodkendere giver mulighed for at kræve godkendelse fra flere personer, før en registrering er færdigbehandlet. Dette er nyttigt for projekter med høj risiko, store budgetter eller hvor flere interessenter skal inddrages i godkendelsesprocessen.

Bemærk: Flergodkendere er en udvidelse. Hvis din virksomhed ikke har adgang til denne funktion, vil du kun se standard enkelt-godkendelse.

Hvornår bruge flergodkendere?

Typiske scenarier

Fordele

• Opdelt ansvar: Flere øjne på registreringerne
• Specialiseret kontrol: Forskellige aspekter kontrolleres af eksperter
• Compliance: Dokumenteret godkendelse fra flere instanser
• Kvalitetssikring: Reducerer risiko for fejl

Opsætning af flergodkendere

Tilføj godkendere til projekt

1. Åbn projektet i Mobilplan
2. Gå til fanen Godkendelse eller Indstillinger
3. Find sektionen "Godkendere"
4. Klik Tilføj godkender
5. Vælg bruger fra listen
6. Angiv rækkefølge (1, 2, 3...)
7. Gem ændringerne

Definer rækkefølge

Rækkefølgen bestemmer godkendelsesflowet:

• Godkender 1: Modtager registreringer først
• Godkender 2: Modtager efter Godkender 1 har godkendt
• Godkender 3: Modtager efter Godkender 2 har godkendt

Eksempel på opsætning

For et byggeprojekt:

Godkendelsesflow med flergodkendere

Trin-for-trin flow

1. Medarbejder registrerer

   • Registreringen oprettes i systemet
   • Status: "Afventer godkendelse"

2. Godkender 1 (Formand)

   • Modtager notifikation
   • Gennemgår og godkender/afviser
   • Ved godkendelse: Videresender til Godkender 2

3. Godkender 2 (Projektleder)

   • Modtager notifikation
   • Gennemgår med fokus på sit område
   • Ved godkendelse: Videresender til Godkender 3

4. Godkender 3 (Økonomi)

   • Modtager notifikation
   • Endelig gennemgang
   • Ved godkendelse: Registrering er færdiggodkendt

Statusvisning

Hver godkender kan se:

• Hvem der har godkendt før dem
• Kommentarer fra tidligere godkendere
• Eventuelle advarsler fra assistenter

Afvisning i flergodkenderkædet

Afvisning af en godkender

Hvis en godkender afviser (og afvisning er aktiveret):

1. Registreringen sendes tilbage
2. Alle tidligere godkendelser nulstilles
3. Afhængigt af opsætningen kan registreringen rettes og genindsendes
4. Processen starter forfra fra Godkender 1

Delvis afvisning

Nogle opsætninger tillader delvis afvisning:

• Godkender kan afvise specifikke dele
• Resten af registreringen fortsætter i flowet
• Afviste dele håndteres separat

Parallel vs. sekventiel godkendelse

Sekventiel godkendelse (standard)

Godkendere behandler efter hinanden:

Medarbejder -> Godkender 1 -> Godkender 2 -> Godkender 3 -> Færdig

Fordele: Struktureret, klare ansvarsområder
Ulemper: Kan tage længere tid

Parallel godkendelse

Alle godkendere modtager samtidig:

                -> Godkender 1 -
Medarbejder -> -> Godkender 2 -> Færdig (når alle har godkendt)
                -> Godkender 3 -

Fordele: Hurtigere gennemløb
Ulemper: Kræver at alle er tilgængelige

Bemærk: Parallel godkendelse skal aktiveres specifikt i jeres opsætning.

Rettigheder og synlighed

Hvad kan hver godkender se?

Administrator

Administratorer kan typisk:

• Se alle trin i godkendelseskædet
• Springe over godkendere (i nødssituationer)
• Ændre godkenderlisten

Notifikationer

Automatiske notifikationer

Systemet sender notifikationer ved:

• Ny registrering klar til godkendelse
• Registrering godkendt og videresendt
• Registrering afvist i kædet

Konfiguration

Hver godkender kan have individuelle notifikationsindstillinger:

• E-mail ved nye registreringer
• Push-notifikation
• Daglig opsummering

Stedfortrædere i flergodkenderkædet

Udpeg stedfortræder

Hver godkender kan have en stedfortræder:

1. Åbn brugerens profil
2. Gå til Stedfortræder
3. Vælg stedfortræder og periode
4. Stedfortræderen overtager godkenderens plads i kædet

Stedfortræder-flow

Når en godkender er væk:

• Registreringer sendes til stedfortræderen
• Stedfortræderen godkender på vegne af den fravarende
• Dokumenteres i systemet

Rapportering

Godkendelsestid pr. trin

Se hvor lang tid hvert trin tager:

• Gennemsnitlig ventetid pr. godkender
• Flaskehalse i kædet
• Sammenligning mellem projekter

Afvisningsrate pr. godkender

Identificer mønstre:

• Hvilken godkender afviser flest?
• Hvad er de hyppigste årsager?
• Kan processerne forbedres?

Tips

• Hold antallet af godkendere realistisk (2-3 er typisk tilstrækkeligt)
• Definer klare ansvarsområder for hver godkender
• Sæt op notifikationer, så godkendere reagerer hurtigt
• Udpeg stedfortrædere for at undgå flaskehalse
• Gennemgå regelmæssigt om alle godkendere er nødvendige

Fejlfinding

Registrering sidder fast i kædet

1. Identificer hvilken godkender der har registreringen
2. Kontakt godkenderen eller brug stedfortræder
3. Administrator kan eventuelt tvinge videre

Godkender kan ikke se registreringer

1. Kontrollér at godkenderen er korrekt opsat på projektet
2. Tjek om tidligere godkendere har godkendt
3. Verificer godkenderens rettigheder

Forkert rækkefølge af godkendere

1. Åbn projektets godkenderopsætning
2. Ret rækkefølgenumrene
3. Gem ændringerne
4. Eksisterende registreringer i flow påvirkes ikke