Stedfortrædere for godkendere

Introduktion

Når en godkender er fraværende — fx på ferie, sygemeldt eller på kursus — kan en stedfortræder overtage godkendelsesretten for en afgrænset periode. Stedfortræderen ser og godkender alt det, den fraværende normalt skulle have håndteret. Når perioden slutter, vender ansvaret automatisk tilbage.

Funktionen kræver at modulet Stedfortrædere er aktiveret, samt at enten Fravær- og feriehåndtering eller Flergodkendere er installeret.

1. Opret en stedfortræder

1. Gå til Medarbejdere → Stedfortræder
2. Klik Tilføj stedfortræder
3. Vælg:
   • Godkender — den person der er fraværende
   • Stedfortræder — den person der skal dække
   • Startdato og Slutdato for perioden
4. Gem

Stedfortræderen modtager fra startdatoen alle notifikationer og godkendelsesanmodninger, der normalt ville gå til den fraværende godkender.

2. Hvad dækker stedfortræderen?

Stedfortræderen overtager ansvaret for:

• Fraværsgodkendelse — fraværsanmodninger fra de medarbejdere den fraværende godkender normalt håndterer
• Projektgodkendelse — tidsregistreringer på projekter med flergodkendere, hvor den fraværende er godkender

Hvilke af disse der er aktive afhænger af jeres modulopsætning.

3. Hvad vises i godkendelseslisten?

Registreringer godkendt af en stedfortræder markeres med et dobbelt flueben (✓✓) i godkendelsesvisningen. Det fremgår desuden hvem der reelt godkendte på vegne af den fraværende godkender.

4. Husk at oprette stedfortræder i god tid

Sæt stedfortræder op inden den fraværende rejser, så godkendelser ikke hober sig op. Systemet sender ingen automatisk advarsel om manglende stedfortræder ved planlagt fravær.

Ofte stillede spørgsmål

Kan én person være stedfortræder for flere godkendere på samme tid?

• Ja, der er ingen begrænsning på dette.

Hvad sker der med registreringer, der kom ind mens godkenderen var fraværende og ingen stedfortræder var opsat?

• De forbliver i Gennemgang til den oprindelige godkender vender tilbage — eller til en administrator godkender dem.

Kan en stedfortræder selv oprette en ny stedfortræder?

• Nej, kun administratorer kan oprette stedfortrædere.

Modtager den fraværende godkender stadig notifikationer under fraværet?

• Nej. Notifikationerne omdirigeres til stedfortræderen i perioden.