Stedfortrædere for godkendere

Introduktion

Når en godkender er fravarende pga. ferie, sygdom eller andre årsager, kan registreringerne hobe sig op og forsinke lønprocessen. Stedfortræderordningen løser dette ved at lade en kollega midlertidigt overtage godkenderansvaret.

Hvad er en stedfortræder?

En stedfortræder er en bruger, der:

• Overtager godkenderansvaret i en defineret periode
• Har adgang til de registreringer, den fravarende normalt håndterer
• Godkender på vegne af den fravarende godkender
• Dokumenteres i systemet som stedfortræder

Opsætning af stedfortræder

Udpeg stedfortræder for dig selv

1. Gå til Min profil > Stedfortræder
2. Klik Tilføj stedfortræder
3. Vælg bruger fra dropdown-listen
4. Angiv Fra dato (hvornår stedfortræderen starter)
5. Angiv Til dato (hvornår stedfortræderen slutter)
6. Klik Gem

Udpeg stedfortræder for anden bruger (administrator)

1. Gå til Brugere og find den pågældende bruger
2. Åbn brugerens profil
3. Gå til fanen Stedfortræder
4. Klik Tilføj stedfortræder
5. Angiv stedfortræder, start- og slutdato
6. Klik Gem

Stedfortræderperiode

Angivelse af periode

• Fra dato: Første dag, stedfortræderen er aktiv (inklusiv)
• Til dato: Sidste dag, stedfortræderen er aktiv (inklusiv)

Eksempel

Godkender A skal på ferie fra 15. juli til 29. juli:

• Fra dato: 15. juli 2024
• Til dato: 29. juli 2024

Stedfortræderen har ansvar fra 15. juli kl. 00:00 til 29. juli kl. 23:59.

Åbn slutdato

Hvis du ikke ved, hvornår du vender tilbage:

• Sæt slutdato langt frem i tiden
• Husk at lukke stedfortræderen manuelt, når du er tilbage
• Alternativt: Nogle systemer understøtter "Indtil videre"

Hvem kan være stedfortræder?

Krav til stedfortræder

Stedfortræderen skal typisk:

• Have brugeradgang til Mobilplan
• Have rettighed til at godkende registreringer
• Have kendskab til de relevante projekter/medarbejdere

Anbefalinger

Vælg en stedfortræder, der:

• Kender processerne og medarbejderne
• Er tilgængelig i perioden
• Har kapacitet til ekstra arbejde
• Har passende autoritet til at træffe beslutninger

Stedfortræderens adgang

Hvad kan stedfortræderen se?

Under stedfortræderperioden har stedfortræderen adgang til:

• Registreringer, der normalt tilhører den fravarende
• Medarbejdere, som den fravarende er godkender for
• Projekter, hvor den fravarende er godkender

Hvad kan stedfortræderen gøre?

Stedfortræderen kan:

• Godkende registreringer
• Afvise registreringer
• Tilføje kommentarer
• Redigere løntid (hvis rettighed)

Begransninger

Stedfortræderen kan typisk ikke:

• Ændre stedfortræderopsætningen
• Ændre projektgodkendere permanent
• Se data ud over stedfortræderperioden

Arbejdsgang for stedfortræder

Når perioden starter

1. Stedfortræderen modtager notifikation om aktivering
2. "Stedfortræder"-filter vises i godkendelsesmodulet
3. Registreringer fra den fravarende vises

Under perioden

1. Åbn godkendelsesmodulet
2. Skift til visning "Stedfortræder for [Navn]" (hvis tilgængelig)
3. Gennemgå og godkend registreringer normalt
4. Systemet dokumenterer, at du handlede som stedfortræder

Når perioden slutter

1. Stedfortræderen modtager notifikation om deaktivering
2. Adgangen til den fraværendes registreringer fjernes
3. Ikke-behandlede registreringer vender tilbage til den oprindelige godkender

Dokumentation

Sporbarhed

Systemet dokumenterer stedfortræderhandlinger:

• Hvem der godkendte (stedfortræderen)
• På vegne af hvem (den fravarende)
• Hvornår godkendelsen skete
• At det var under stedfortræderordning

Eksempel på log

Registrering #12345
Godkendt af: Lars Larsen (stedfortræder for Anne Andersen)
Dato: 20. juli 2024 kl. 14:30

Flere stedfortrædere

Kan man have flere stedfortrædere?

Ja, en godkender kan have flere stedfortrædere:

• Forskellige stedfortrædere for forskellige perioder
• Samme periode med flere stedfortrædere (afhængigt af opsætning)

Prioritering

Hvis flere stedfortrædere er aktive samtidig:

• Begge kan se og behandle registreringer
• Første stedfortræder, der handler, "vinder"
• Systemet forhindrer dobbelt godkendelse

Stedfortræder i flergodkenderkædet

Hvordan fungerer det?

Når en godkender i et flergodkenderkædet er fravarende:

• Stedfortræderen træder ind på dennes plads
• Godkendelsesflowet fortsætter normalt
• Næste godkender i kædet ser ingen forskel

Eksempel

Projekt med tre godkendere:

1. Formand (fravarende - stedfortræder aktiv)
2. Projektleder
3. Økonomi

Registrering kommer ind:

1. Stedfortræder for Formand godkender
2. Projektleder modtager og godkender
3. Økonomi godkender endeligt

Notifikationer

Til stedfortræderen

• Notifikation når stedfortræderperioden starter
• Notifikation om nye registreringer (som den fravarende ville have fået)
• Notifikation når perioden slutter

Til den fravarende

• Bekræftelse på oprettelse af stedfortræder
• Opsummering ved tilbagevenden (valgfrit)

Til medarbejdere

• Medarbejdere behøver typisk ikke at vide om stedfortræderordningen
• Deres registreringer håndteres som normalt

Tips

• Opsæt stedfortræder i god tid før fravær
• Brief stedfortræderen om særlige forhold eller igangværende sager
• Vælg en stedfortræder med passende kompetencer
• Husk at lukke stedfortræderordningen, når du er tilbage
• Overvej at have en "standard stedfortræder" for uplanlagt fravær

Fejlfinding

Stedfortræder kan ikke se registreringer

1. Kontrollér at stedfortræderperioden er aktiv (datoer)
2. Tjek at stedfortræderen har basale godkendelsesrettigheder
3. Verificer at opsætningen er gemt korrekt

Stedfortræderperioden starter ikke

1. Kontrollér at "Fra dato" er nået
2. Tjek om stedfortræderen er aktiv bruger
3. Kontakt administrator ved vedvarende problemer

Registreringer vises både for godkender og stedfortræder

1. Dette kan være korrekt, hvis begge er aktive
2. Kontrollér at stedfortræderperioden ikke er udløbet
3. Første der handler, behandler registreringen

Jeg er tilbage, men stedfortræderen har stadig adgang

1. Gå til din profil > Stedfortræder
2. Afslut stedfortræderperioden manuelt
3. Eller vent til slutdatoen nås automatisk