Godkendelse af registreringer

Introduktion

Godkendelse af registreringer er den centrale handling i godkendelsesmodulet. Når du godkender en registrering, bekræfter du, at den er korrekt og klar til videre behandling i lønprocessen. Denne guide dækker både tids- og materialeregistreringer samt kommunikation med medarbejderne.

Hvad sker der ved godkendelse?

Når du klikker "Godkend" på en registrering, sker følgende:

1. Registreringens status ændres - Feltet approved sættes til 1
2. Regel-motoren kører - Eventuelle automatiske regler for overarbejde, tillæg osv. beregnes
3. Løntid beregnes - Systemet beregner den endelige løntid baseret på reglerne
4. Registreringen flyttes - Fra "Gennemgang" til "Godkendte" fanen
5. Tidsstempel gemmes - Dato og tidspunkt for godkendelse registreres
6. Godkender noteres - Dit navn knyttes til godkendelsen

Vigtigt: Regel-motoren kører kun ved godkendelse. Det betyder, at opdeling i overarbejde, beregning af tillæg og andre automatiske regler først træder i kraft, når du godkender registreringen.

Godkendelse af tidsregistreringer

Enkeltgodkendelse

Trin-for-trin: Godkend én registrering

1. Gå til Tidsgodkendelse > Godkend registreringer i hovedmenuen
2. Sørg for at du er på fanen "Gennemgang"
3. Find medarbejderen via søgning eller scroll
4. Klik på medarbejderens række for at se registreringsdetaljer:
   • Dato og tidspunkter
   • Projekt og timetype
   • Antal timer
   • Eventuelle kommentarer fra medarbejderen
   • Advarsler fra godkendelses-assistenter
5. Kontrollér at følgende er korrekt:
   • Er tidspunkterne realistiske?
   • Er det rigtige projekt valgt?
   • Er timetypen passende?
   • Hvad viser godkendelses-assistenterne?
6. Klik på Godkend knappen

Hvis der er advarsler: Systemet kan bede dig om at tilføje en kommentar, der forklarer, hvorfor du godkender trods advarslen.

Bulk-godkendelse

Bulk-godkendelse gør det muligt at godkende flere registreringer på én gang.

1. Vælg den periode, du vil godkende
2. Gennemgå oversigten - vær særligt opmærksom på:
   • Medarbejdere med advarsler (markeret med gult eller rødt)
   • Medarbejdere med usædvanligt mange eller få timer
3. Marker registreringer til godkendelse:
   • Marker alle: Klik på afkrydsningsfeltet i overskriftsrækken
   • Marker udvalgte: Klik på individuelle registreringer
   • Marker alle uden advarsler: Brug filteret til kun at vise uproblematiske registreringer
4. Klik på Godkend valgte
5. Bekræft godkendelsen i dialogen

Godkend pr. medarbejder

En mellemvej mellem enkelt- og bulk-godkendelse:

1. Find medarbejderen i listen
2. Klik på medarbejderens række for at udvide
3. Gennemgå alle registreringer i perioden
4. Klik på Godkend alle for [Medarbejdernavn]

Godkendelse af materialeregistreringer

Materialeregistreringer følger samme godkendelsesflow som tidsregistreringer. Når medarbejdere registrerer forbrug af materialer på projekter, skal disse gennemgås før de kan bruges til fakturering eller lageroptælling.

Hvor findes materialeregistreringer?

I godkendelsesmodulet (kombineret visning):

• Materialeregistreringer vises sammen med tidsregistreringer under hver medarbejder
• De kan godkendes sammen med eller separat fra timer

Separat materialegodkendelse:

• Gå til Materialer > Afventer godkendelse
• Kun materialeregistreringer vises

Hvad skal kontrolleres?

Ved gennemgang af materialeregistreringer bør du kontrollere:

Godkend materialeregistreringer

Enkeltgodkendelse:

1. Find materialeregistreringen
2. Gennemgå detaljerne (projekt, materiale, mængde, pris)
3. Kontrollér eventuel dokumentation
4. Klik Godkend

Bulk-godkendelse:

1. Marker de registreringer, der skal godkendes
2. Gennemgå den samlede værdi
3. Klik Godkend valgte

Integration med lager

Hvis jeres virksomhed bruger lagerstyring:

• Godkendte materialeregistreringer kan trækkes fra lageret
• Lagerbeholdningen opdateres automatisk ved godkendelse
• Advarsler vises, hvis lageret er lavt eller udsolgt

Godkendelse med advarsler

Gule advarsler (warning)

Gule advarsler indikerer moderate afvigelser:

• Registreringen kan typisk godkendes efter gennemgang
• Systemet kan kræve en kommentar afhængigt af opsætning
• Kommentaren dokumenterer din vurdering

Røde advarsler (danger)

Røde advarsler indikerer væsentlige afvigelser:

• Registreringen bør undersøges grundigt
• Systemet kræver ofte en kommentar
• Overvej at kontakte medarbejderen for afklaring

Tilføj kommentar ved advarsel

1. Gennemgå advarslen og vurder situationen
2. Klik på Godkend med kommentar
3. Skriv en kort forklaring (f.eks. "Ekstraarbejde aftalt med projektleder")
4. Klik Godkend

Tip: Gode kommentarer er korte og forklarer "hvorfor", ikke "hvad".

Notifikationer til medarbejdere

Effektiv kommunikation med medarbejderne er afgørende for en smidig godkendelsesproces.

Automatiske notifikationer

Systemet kan automatisk sende notifikationer ved bestemte hændelser:

Ved afvisning:

• E-mail med detaljer om afvisningen og din kommentar
• SMS med kort besked
• Push-notifikation i Mobilplan-appen

Ved godkendelse (valgfrit):

• Bekræftelse på at registreringer er godkendt
• Information om eventuelle justeringer

Ved manglende registrering:

• Daglige påmindelser ved manglende tidsregistrering
• Deadline-påmindelser før lønafslutning

Manuelle notifikationer

Du kan sende notifikationer manuelt:

Send besked til enkelt medarbejder:

1. Find medarbejderen i godkendelsesmodulet
2. Klik på Send besked eller konvolut-ikonet
3. Vælg kanal (SMS, e-mail eller begge)
4. Skriv din besked
5. Klik Send

Send besked til flere medarbejdere:

1. Marker de relevante medarbejdere
2. Klik på Send besked til valgte
3. Vælg kanal og skriv beskeden
4. Klik Send

Eksempel på afvisnings-e-mail

Emne: Din registrering d. 15/11/2024 kræver opmærksomhed
Kære [Medarbejdernavn],
Din tidsregistrering for d. 15/11/2024 er blevet afvist.
Detaljer:

Projekt: Projekt A
Timer: 8,0
Årsag: Forkert projekt valgt

Kommentar fra godkender:
"Projektet er lukket. Vælg venligst 'Projekt A - Fase 2' i stedet."
Log ind i Mobilplan-appen for at rette registreringen.

Fortryd godkendelse

Hvis du har godkendt ved en fejl, kan du fortryde:

1. Gå til fanen Godkendte
2. Find den forkert godkendte registrering
3. Klik på Fortryd godkendelse
4. Registreringen flyttes tilbage til "Gennemgang"

Begrænsninger

Du kan ikke fortryde godkendelse, hvis:

• Registreringen er godkendt i Lønadministration
• Registreringen er eksporteret til lønsystem
• Registreringen er faktureret

Sporbarhed og audit

Vigtigt: Registreringer kan ikke slettes i Mobilplan. Dette sikrer fuld sporbarhed og overholder krav til revision og audit. Alle handlinger på en registrering (oprettelse, ændring, godkendelse) logges permanent med tidsstempel og bruger.

Tastaturnavigation

For hurtigere arbejde understøtter modulet tastaturnavigation:

Integration med regel-motoren

Ved godkendelse kører Mobilplans regel-motor, som kan:

Opdele timer automatisk:

• 8 timers registrering kan blive til 7,5 timer normal tid + 0,5 timer overarbejde
• Baseret på jeres konfigurerede arbejdstidsregler

Tilføje tillæg:

• Weekendtillæg tilføjes automatisk for lørdag/søndag
• Aftentillæg tilføjes for timer efter kl. 18:00

Beregne flextid:

• Afvigelse fra normtid registreres på flextidskonto

Tips

• Etablér en fast rutine for godkendelse, f.eks. hver morgen eller fredag eftermiddag
• Brug bulk-godkendelse for registreringer uden advarsler
• Skriv meningsfulde kommentarer ved advarsler
• Hold øje med mønstre i gentagne advarsler
• Godkend løbende fremfor at vente til månedens slutning
• Brug SMS til urgente beskeder, e-mail til detaljerede forklaringer

Fejlfinding

Materiale findes ikke i prislisten

1. Kontakt indkøbsafdelingen for at tilføje materialet
2. Send besked til medarbejderen om at vente
3. Eller godkend med manuel prisinddatering (hvis tilladt)

Medarbejder modtager ikke notifikationer

1. Kontrollér at mobilnummer/e-mail er korrekt
2. Tjek om medarbejderen har fravalgt notifikationer
3. Se efter fejlbeskeder i notifikationsloggen