Dags- og ugetids assistent

Introduktion

Normtidsassistenterne sammenligner medarbejdernes registrerede arbejdstid med deres forventede normtid. Dette hjælper dig med at identificere afvigelser, hvad enten medarbejdere arbejder for meget eller for lidt i forhold til deres kontrakt.

Forudsætning: Normtidsassistenterne kræver, at medarbejdere har tilknyttet en arbejdstidstabel med defineret normtid. Uden dette kan assistenten ikke foretage sammenligning.

Daglig normtidsassistent

Funktion

Den daglige normtidsassistent sammenligner registreret tid for hver enkelt dag med medarbejderens daglige normtid fra arbejdstidstabellen.

Beregning

1. Systemet henter medarbejderens normtid for den specifikke dag
2. Summerer alle tidsregistreringer for dagen
3. Beregner afvigelsen i procent:

Afvigelse = ((Registreret tid - Normtid) / Normtid) * 100

Eksempel

En medarbejder har folgende opsætning:

• Daglig normtid (mandag-fredag): 7,5 timer
• Gul grænse: 5%
• Rød grænse: 10%

Beregning af grænser:

• Gul ved 5% af 7,5 timer = 22,5 minutter
• Rød ved 10% af 7,5 timer = 45 minutter

Scenarie 1: Medarbejderen registrerer 7 timer

• Afvigelse: 30 minutter (6,7%)
• Resultat: Gul advarsel

Scenarie 2: Medarbejderen registrerer 6,5 timer

• Afvigelse: 60 minutter (13,3%)
• Resultat: Rød advarsel

Scenarie 3: Medarbejderen registrerer 8 timer

• Afvigelse: 30 minutter (6,7%)
• Resultat: Gul advarsel (også ved for høj tid)

Ugentlig normtidsassistent

Funktion

Den ugentlige normtidsassistent sammenligner den samlede registrerede tid for en hel uge med medarbejderens ugentlige normtid.

Beregning

1. Systemet summerer alle registreringer for ugen (mandag-søndag)
2. Henter den ugentlige normtid fra arbejdstidstabellen
3. Beregner afvigelsen i procent

Eksempel

En medarbejder har folgende opsætning:

• Ugentlig normtid: 37 timer
• Gul grænse: 5%
• Rød grænse: 10%

Beregning af grænser:

• Gul ved 5% af 37 timer = 1 time 51 minutter
• Rød ved 10% af 37 timer = 3 timer 42 minutter

Scenarie: Medarbejderen registrerer 34 timer for ugen

• Afvigelse: 3 timer (8,1%)
• Resultat: Gul advarsel

Konfiguration

Juster grænseværdier

1. Gå til Indstillinger > Godkendelse > Assistenter
2. Find normtidsassistenten (daglig eller ugentlig)
3. Angiv grænseværdier:
   • Gul grænse: Procent afvigelse for gul advarsel
   • Rød grænse: Procent afvigelse for rød advarsel

Anbefalede værdier

Aktiver begge retninger

Du kan konfigurere, om assistenten skal advare:

• Kun ved underskud: Advarer kun når medarbejderen arbejder mindre end normtid
• Kun ved overskud: Advarer kun når medarbejderen arbejder mere end normtid
• Begge: Advarer ved afvigelse i begge retninger (anbefalet)

Arbejdstidstabeller og normtid

Hvad er en arbejdstidstabel?

En arbejdstidstabel definerer medarbejderens forventede arbejdstid:

• Daglig normtid for hver ugedag
• Ugentlig samlet normtid
• Eventuelle variationer (sommertid, reduceret fredag osv.)

Eksempel på arbejdstidstabel

Medarbejdere uden arbejdstidstabel

Hvis en medarbejder ikke har tilknyttet en arbejdstidstabel:

• Normtidsassistenterne kan ikke beregne afvigelse
• Ingen advarsler vises
• Overvej at tilknytte en standard arbejdstidstabel

Håndtering af advarsler

Analysér afvigelsen

Når du ser en normtidsadvarsel, undersog årsagen:

1. Planlagt overarbejde: Er der aftalt ekstra timer?
2. Fravær: Har medarbejderen haft delvist fravær?
3. Fejlregistrering: Er der registreret forkert?
4. Vagtændring: Har medarbejderen byttet vagt?

Almindelige årsager til afvigelse

Tilføj kommentar

Ved godkendelse af registreringer med normtidsafvigelse:

1. Klik Godkend med kommentar
2. Beskriv årsagen kort:
   • "Aftalt overarbejde - projektafslutning"
   • "Deltog i obligatorisk kursus"
   • "Reduceret dag pga. lægebesøg (aftalt)"
3. Bekræft godkendelsen

Særlige situationer

Deltidsansatte

Deltidsansatte har reduceret normtid:

• Assistenten bruger deres specifikke normtid
• Grænseværdierne anvendes relativt
• 5% af 20 timer = 1 time (vs. 5% af 37 timer = 1,85 timer)

Flekstid

Hvis virksomheden bruger flekstid:

• Daglige afvigelser er forventet og accepteret
• Den ugentlige assistent er mere relevant
• Overvej at høje den daglige grænseværdi

Skifteholdsarbejde

Ved skifteholdsarbejde med varierende normtider:

• Arbejdstidstabellen skal afspejle skiftplanen
• Assistenten bruger den planlagte normtid for hver dag
• Særlig opmærksomhed ved skift mellem dags- og aftenvagt

Ferie og helligdage

Assistenten håndterer ferie og helligdage:

• Feriedage trækkes fra normtiden
• Helligdage reducerer automatisk forventet tid
• Kontrollér at fravær er korrekt registreret

Rapportering

Normtidsrapport

Du kan generere rapport over normtidsafvigelser:

• Samlet oversigt pr. medarbejder
• Udvikling over tid
• Identificering af mønstre

Brug til planlægning

Normtidsdata kan bruges til:

• Identificering af overbelastede medarbejdere
• Planlægning af ressourcer
• Budgettering af overarbejde

Tips

• Start med standard grænseværdier (5%/10%) og juster efter erfaring
• Brug den ugentlige assistent til fleksible arbejdspladser
• Dokumenter altid årsagen ved afvigelser
• Følg op på medarbejdere med gentagne afvigelser
• Koordiner med HR ved systematiske overarbejdsproblemer

Fejlfinding

Assistent viser altid advarsel

1. Kontrollér at medarbejderens arbejdstidstabel er korrekt
2. Tjek om normtiden matcher den faktiske kontrakt
3. Vurdér om grænseværdierne er for lave

Assistent viser aldrig advarsel

1. Kontrollér at assistenten er aktiveret
2. Tjek om medarbejderen har en arbejdstidstabel
3. Vurdér om grænseværdierne er for høje

Forkert normtid bruges

1. Åbn medarbejderens profil
2. Kontrollér tilknyttet arbejdstidstabel
3. Verificer at tabellens værdier er korrekte
4. Kontakt administrator ved fejl