Godkendelse

Introduktion

Når medarbejdere anmoder om fravær via Mobilplan APP, skal anmodningerne godkendes af en leder eller administrator. Denne guide forklarer hvordan du behandler fraværsanmodninger effektivt, og hvordan du sikrer at anmodninger fortsat kan behandles, når du selv er fraværende.

Adgang til fraværsgodkendelse

Gå til Planlægning > Fraværshåndtering. Du ser nu oversigten over alle fraværsanmodninger. Anmodninger med status "Afventer" kræver din behandling.

Klik på en anmodning for at åbne godkendelsessiden.

Godkendelsessiden

På godkendelsessiden ser du alle relevante oplysninger om fraværsanmodningen:

Anmodningsdetaljer

• Medarbejder: Navn på den medarbejder der har anmodet
• Fraværstype: Type af fravær (ferie, sygdom osv.)
• Periode: Start- og slutdato for fraværet
• Samlet tid: Beregnet antal timer baseret på medarbejderens arbejdstidsplan
• Kommentar: Eventuel besked fra medarbejderen
• Oprettet: Hvornår anmodningen blev indsendt

Eksisterende planlægning

Hvis medarbejderen allerede er planlagt til projekter i den anmodede periode, vises en liste over disse:

• Projektnavn og periode for hvert overlap
• Giver dig mulighed for at vurdere om planlægningen skal justeres

Trin-for-trin: Godkend fravær

1. Gennemgå anmodningen

Læs anmodningsdetaljerne og tjek:

• Er perioden realistisk i forhold til arbejdsopgaver?
• Er der kritiske projekter i perioden?
• Er der allerede overlap med eksisterende planlægning?

2. Vælg registreringsmetode

Angiv hvordan fraværstimerne skal registreres:

Registrer uden projekt

• Fraværstimer registreres uden projekttilknytning
• Velegnet til generelt fravær

Registrer på projekt

• Fraværstimer registreres på et specifikt projekt
• Vælg det relevante projekt (f.eks. internt fraværsprojekt)
• Nyttigt for økonomisk rapportering

3. Tilføj til planlægning (valgfrit)

Hvis din virksomhed har Planlægningsmodulet aktiveret:

• Aktivér Tilføj til planlægning for at vise fraværet i kalenderen
• Vælg projektet der skal bruges i planlægningen
• Giver visuelt overblik over medarbejderens tilgængelighed

4. Sæt status

Vælg den ønskede status:

• Godkendt: Fraværet accepteres og registreres
• Afvist: Fraværet afvises

5. Notificér medarbejderen

Vælg hvordan medarbejderen skal informeres om afgørelsen:

• Push-notifikation: Besked sendes til Mobilplan APP
• E-mail: E-mail sendes til medarbejderens adresse
• SMS: SMS sendes til medarbejderens telefon

Du kan vælge flere notifikationsmetoder samtidig.

6. Gem afgørelsen

Klik Gem for at behandle anmodningen.

Ved godkendelse:

• Fraværet registreres automatisk for den valgte periode
• Tidsregistreringer oprettes baseret på medarbejderens arbejdstidsplan
• Fraværet vises i planlægningen (hvis valgt)

Ved afvisning:

• Anmodningen markeres som afvist
• Ingen registreringer oprettes
• Medarbejderen kan eventuelt indsende en ny anmodning

Afvisning af fravær

Når du afviser en fraværsanmodning:

1. Vælg Afvist som status
2. Overvej at tilføje en kommentar med begrundelse
3. Vælg notifikationsmetode så medarbejderen informeres
4. Klik Gem

Tip: En kort begrundelse hjælper medarbejderen med at forstå afgørelsen og eventuelt justere sin anmodning.

Sletning af fraværsanmodning

I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at slette en fraværsanmodning helt:

1. Åbn fraværsanmodningen
2. Klik på Slet knappen
3. Bekræft sletningen

Bemærk: Hvis fraværet allerede har tilknyttede registreringer, der er lønbehandlet eller eksporteret, vil du blive advaret. Du kan vælge at gennemtvinge sletningen, men vær opmærksom på konsekvenserne for lønbehandling.

Stedfortræder for godkender

Når du selv er fraværende, kan du sikre at fraværsanmodninger fortsat behandles ved at oprette en stedfortræder.

Bemærk: Denne funktion kræver, at udvidelsen Stedfortræder for godkender er aktiveret for din virksomhed.

Hvad sker der med en stedfortræder?

• Stedfortræderen kan se og behandle fraværsanmodninger på dine vegne
• Godkendelser logges med stedfortræderens navn
• Stedfortræderen har kun adgang i den definerede periode

Sådan opretter du en stedfortræder

Se den separate guide om Stedfortræder for godkender for detaljeret vejledning.

Rettighedsstyring

Hvem kan godkende fraværsanmodninger afhænger af opsætningen:

Administratorer

Brugere med administratorrettigheder til fraværsmodulet kan:

• Se og behandle alle fraværsanmodninger
• Oprette fravær for alle medarbejdere
• Administrere stedfortrædere

Godkendere

Brugere der er udpeget som godkendere kan:

• Se og behandle anmodninger fra medarbejdere de er ansvarlige for
• Kun se relevante anmodninger i oversigten

Stedfortrædere

Aktive stedfortrædere kan:

• Behandle anmodninger på vegne af den fraværende godkender
• Adgangen er tidsbegrænset til stedfortræderperioden

Automatisk beregning af fraværstimer

Når fravær godkendes, beregner systemet automatisk det korrekte antal timer baseret på:

• Medarbejderens arbejdstidsplan
• Hvilke dage der falder inden for perioden
• Eventuelle helligdage (afhængigt af konfiguration)

Dette sikrer korrekt fraværsregistrering uden manuel beregning.

Tips

• Behandl fraværsanmodninger hurtigt så medarbejdere kan planlægge
• Tjek altid for overlap med eksisterende planlægning
• Brug stedfortræderfunktionen ved eget fravær for at undgå ophobning
• Send altid notifikation til medarbejderen om afgørelsen
• Ved tvivl om langvarigt fravær (f.eks. sygdom), kontakt HR eller ledelse
• Gennemgå regelmæssigt ventende anmodninger for at sikre hurtig behandling