Planlægningsintegration

Introduktion

Med udvidelsen Planlægningsintegration kan godkendt fravær automatisk vises i planlægningskalenderen. Dette giver et samlet visuelt overblik over medarbejdernes tilgængelighed og hjælper med at undgå at planlægge medarbejdere, der er fraværende.

Bemærk: Denne funktion kræver, at din virksomhed har både Fraværshåndtering og Planlægningsmodulet aktiveret, samt udvidelsen Planlægningsintegration.

Fordele ved integration

Visuelt overblik

• Fravær vises direkte i planlægningskalenderen
• Tydelig markering af hvornår medarbejdere er utilgængelige
• Samlet visning af projekter og fravær

Undgå konflikter

• Se med det samme om en medarbejder er fraværende
• Forebyg dobbeltbooking af fraværende medarbejdere
• Bedre ressourceplanlægning

Effektiv planlægning

• Ingen behov for at skifte mellem moduler
• Hurtigere overblik over teamets kapacitet
• Lettere at planlægge vikardækning

Sådan fungerer integrationen

Ved godkendelse af fravær

Når fravær godkendes med planlægningsintegration:

1. Fraværet registreres som normalt
2. Systemet opretter automatisk en planlægning for fraværsperioden
3. Planlægningen vises i kalenderen med en særlig markering
4. Medarbejderen vises som optaget i perioden

Aktivering ved godkendelse

Hvis din virksomhed har adgang til Planlægningsintegration:

1. Åbn fraværsanmodningen til godkendelse
2. Find indstillingen Tilføj til planlægning
3. Aktivér indstillingen
4. Vælg eventuelt hvilket projekt fraværet skal tilknyttes
5. Godkend fraværet

Aktivering ved oprettelse

Ved administratoroprettelse af fravær:

1. I oprettelsesguiden (typisk trin 3-4)
2. Find indstillingen Tilføj til planlægning
3. Aktivér og vælg projekt
4. Fuldfør oprettelsen

Visning i planlægningskalenderen

Fraværsblokke

Fravær vises i kalenderen som:

• Farvede blokke på medarbejderens tidslinje
• Typisk med en særlig fraværsfarve eller mønster
• Tydelig markering af fraværstype (ferie, sygdom osv.)

Filtrering

I planlægningskalenderen kan du:

• Vælge at vise eller skjule fraværsplanlægninger
• Filtrere på fraværstype
• Se kun fravær for udvalgte medarbejdere

Projekt til fravær

Ved aktivering af planlægningsintegration vælges typisk et projekt:

Internt fraværsprojekt

Mange virksomheder opretter et internt projekt til fravær:

• F.eks. "Fravær" eller "Intern tid"
• Fraværsplanlægninger tilknyttes dette projekt
• Giver mulighed for at rapportere på fraværstid

Separate projekter per fraværstype

Andre virksomheder bruger separate projekter:

• "Ferie"
• "Sygdom"
• "Barsel"

Dette giver mere detaljeret rapportering.

Ændring af fraværsplanlægning

Hvis fraværet ændres:

Forlængelse/forkortelse

Ved ændring af fraværsperioden:

• Planlægningen opdateres ikke automatisk
• Administrator skal manuelt justere planlægningen
• Eller slette og genoprette fraværet

Sletning af fravær

Ved sletning af fravær:

• Planlægningen kan slettes automatisk
• Eller forblive (afhængigt af opsætning)
• Administrator adviseres om at tjekke planlægningen

Konflikthåndtering

Hvis en medarbejder allerede er planlagt og der godkendes fravær:

1. Systemet advarer om konflikten
2. Du kan vælge at godkende alligevel
3. Begge planlægninger vises i kalenderen
4. Projektplanlægningen bør manuelt justeres

Rapportering

Med planlægningsintegration kan du:

• Se samlet kapacitet inklusiv fravær
• Rapportere på fraværstid i planlægningen
• Analysere ressourceudnyttelse

Tips

• Opret et dedikeret projekt til fravær for bedre overblik
• Aktivér altid planlægningsintegration for længerevarende fravær
• Ved sygdom: Opdater planlægningen løbende efterhånden som varigheden kendes
• Brug filtermulighederne i kalenderen til at fokusere på projekter eller fravær
• Gennemgå regelmæssigt planlægningen for konflikter med godkendt fravær