Opret fravær

Introduktion

Fravær kan oprettes på to måder i Mobilplan:

• Via administrationen: Som administrator eller leder kan du oprette fravær direkte for medarbejdere
• Via Mobilplan APP: Medarbejdere kan selv anmode om fravær, som derefter sendes til godkendelse

Denne artikel beskriver oprettelse via administrationen. Når medarbejdere anmoder via APP'en, oprettes en fraværsanmodning med status "Afventer", som du kan behandle under Godkendelse.

Hvornår bruges denne funktion?

Brug oprettelse af fravær, når:

• Du planlægger ferie for en eller flere medarbejdere
• Du skal registrere sygefravær
• Du skal oprette barsel eller anden planlagt frihed
• Du vil registrere afspadsering for medarbejdere
• Du har brug for at oprette fravær for flere medarbejdere samtidig

Trin-for-trin: Opret fravær

1. Start oprettelsen

Gå til Planlægning > Fraværshåndtering og klik på Opret fravær for at starte oprettelsesguiden.

2. Vælg fraværstype og periode

I det første trin angiver du:

Fraværstype
Vælg den relevante fraværstype fra dropdown-listen:

• Ferie
• Sygdom
• Barsel
• Afspadsering
• Andre konfigurerede fraværstyper

Startdato
Angiv den første dag i fraværsperioden. Brug datovælgeren eller indtast datoen manuelt.

Slutdato
Angiv den sidste dag i fraværsperioden. Slutdato skal være samme dag eller efter startdato.

Brugerdefinerede felter
Hvis din virksomhed har konfigureret brugerdefinerede felter for fravær, udfyld disse efter behov.

Klik Næste for at fortsætte.

3. Vælg medarbejdere

I dette trin vælger du hvilke medarbejdere fraværet skal oprettes for:

• Se listen over alle tilgængelige medarbejdere
• Marker de medarbejdere der skal have fravær
• Du kan vælge en eller flere medarbejdere

Bemærk: Listen viser medarbejdere baseret på dine rettigheder. Hvis du er godkender for bestemte medarbejdere, vises kun disse.

Advarsel ved dobbeltplanlægning
Hvis en medarbejder allerede er planlagt til et projekt i den valgte periode, vises en advarsel. Du kan stadig oprette fraværet, men bør overveje at justere planlægningen.

Klik Næste for at fortsætte.

4. Vælg projekt og registreringsmetode

I dette trin angiver du hvordan fraværet skal håndteres:

Registreringsmetode
Vælg hvordan fraværstimerne skal registreres:

• Registrer uden projekt: Fraværstimer registreres uden tilknytning til et projekt
• Registrer på projekt: Fraværstimer registreres på et specifikt projekt (f.eks. et internt fraværsprojekt)

Vælg projekt
Hvis du har valgt at registrere på projekt, vælg det relevante projekt fra listen. Søg efter projektnavn eller ID.

Tilføj til planlægning
Hvis din virksomhed har Planlægningsmodulet aktiveret, kan du vælge om fraværet også skal vises i planlægningskalenderen:

• Aktivér dette for at vise fraværet visuelt i kalenderen
• Nyttigt for planlægningsformål og ressourceoverblik

Klik Næste for at fortsætte.

5. Notifikation og kommentar

I dette trin angiver du hvordan medarbejderne skal informeres:

Kommentar
Tilføj en valgfri kommentar til fraværet. Denne kommentar vises for medarbejderen.

Notifikationsmetoder
Vælg hvordan medarbejderne skal notificeres:

• Push-notifikation: Send besked til Mobilplan APP
• E-mail: Send e-mail til medarbejderens registrerede adresse
• SMS: Send SMS til medarbejderens telefonnummer

Du kan vælge en, flere eller ingen notifikationsmetoder.

Klik Næste for at oprette fraværet.

6. Bekræftelse

Guiden viser en bekræftelse på at fraværet er oprettet. Fraværet er nu:

• Registreret i systemet med status "Godkendt"
• Tidsregistreringer er automatisk oprettet for perioden
• Medarbejdere er notificeret (hvis valgt)
• Synligt i planlægningskalenderen (hvis valgt)

Check for overlappende registreringer

Systemet tjekker automatisk for overlappende registreringer, når du opretter fravær:

• Hvis en medarbejder allerede har registreringer i perioden, advares du
• Du kan se hvilke registreringer der overlapper
• Overvej om eksisterende registreringer skal ændres

Dette sikrer at du ikke ved et uheld opretter dobbeltregistreringer.

Oprettelse for flere medarbejdere

Når du opretter fravær for flere medarbejdere samtidig:

• Alle valgte medarbejdere får samme fraværstype og periode
• Tidsregistreringer oprettes individuelt for hver medarbejder baseret på deres arbejdstidsplan
• Hver medarbejder notificeres individuelt (hvis valgt)
• Fraværsanmodninger oprettes separat for hver medarbejder

Rettigheder

For at oprette fravær kræves:

• Adgang til fraværsmodulet med administratorrettigheder
• Alternativt: Godkenderrettigheder for de pågældende medarbejdere

Godkendere kan kun oprette fravær for medarbejdere, de er ansvarlige for.

Tips

• Planlæg ferieperioder i god tid ved at oprette fravær tidligt
• Brug kommentarfeltet til at angive årsagen ved sygdom eller særligt fravær
• Aktivér planlægningstilknytning for visuelt overblik i kalenderen
• Ved længere fraværsperioder som barsel, opret hele perioden på én gang
• Tjek altid for overlappende registreringer for at undgå dobbeltregistrering
• Send notifikationer så medarbejderne er informeret om det oprettede fravær