Vores vidensbase er ny. Indholdet kan indeholde unøjagtigheder. Kontakt os ved spørgsmål.
Introduktion
Når fravær godkendes i Mobilplan, opretter systemet automatisk tidsregistreringer for hele fraværsperioden. Dette sker baseret på medarbejderens arbejdstidstabel, så de korrekte timer registreres uden manuel indtastning. Funktionen sparer tid og sikrer konsistent registrering af fraværstimer.
Sådan fungerer det
Ved godkendelse
Når du godkender en fraværsanmodning eller registrerer fravær direkte:
- Systemet henter medarbejderens arbejdstidstabel
- For hver dag i fraværsperioden beregnes det forventede antal arbejdstimer
- Der oprettes automatisk en tidsregistrering med fraværstypen og det beregnede antal timer
- Registreringerne tilknyttes eventuelt et projekt (afhængigt af opsætningen)
Eksempel
En medarbejder anmoder om ferie fra mandag til fredag. Medarbejderen har følgende arbejdstidstabel:
- Mandag-torsdag: 8 timer
- Fredag: 6 timer
Ved godkendelse oprettes automatisk:
- Mandag: 8 timers ferie
- Tirsdag: 8 timers ferie
- Onsdag: 8 timers ferie
- Torsdag: 8 timers ferie
- Fredag: 6 timers ferie
Samlet: 38 timers ferie registreret automatisk.
Forudsætninger
For at automatisk timeregistrering fungerer korrekt, skal følgende være på plads:
Arbejdstidstabel
Medarbejderen skal have en gyldig arbejdstidstabel tilknyttet. Arbejdstidstabellen definerer:
- Hvilke ugedage medarbejderen arbejder
- Antal timer per dag
- Eventuelle afvigelser for specifikke perioder
Uden arbejdstidstabel kan systemet ikke beregne det korrekte antal timer.
Fraværstype som timetype
Fraværstypen (f.eks. "Ferie" eller "Sygdom") skal være oprettet som timetype med indstillingen "Er fraværstype" aktiveret. Denne timetype bruges på de automatisk oprettede registreringer.
Registreringsdetaljer
De automatisk oprettede registreringer indeholder:
- Medarbejder: Den medarbejder fraværet tilhører
- Dato: Hver dag i fraværsperioden
- Timer: Beregnet antal timer baseret på arbejdstidstabel
- Timetype: Den valgte fraværstype
- Projekt: Eventuelt tilknyttet projekt (hvis valgt ved godkendelse)
- Kommentar: Eventuel kommentar fra fraværsanmodningen
Helligdage og lukkede dage
Afhængigt af virksomhedens opsætning kan helligdage og lukkede dage håndteres på forskellige måder:
- Helligdage springer over: Der oprettes ikke registreringer for helligdage
- Helligdage inkluderes: Registreringer oprettes også for helligdage
Kontakt din administrator for information om, hvordan din virksomhed har konfigureret helligdagshåndtering.
Ændring af automatiske registreringer
Hvis der er behov for at ændre de automatisk oprettede registreringer:
- Gå til Tidsregistreringer modulet
- Find registreringerne for den pågældende medarbejder og periode
- Rediger eller slet registreringer efter behov
Bemærk: Ændringer i fraværsanmodningen påvirker ikke allerede oprettede registreringer. Hvis fraværsperioden ændres, skal registreringerne justeres manuelt, eller fraværet skal slettes og genoprettes.
Ved afvisning
Hvis en fraværsanmodning afvises:
- Der oprettes ingen tidsregistreringer
- Medarbejderen notificeres om afvisningen
- Medarbejderen kan eventuelt indsende en ny anmodning
Ved sletning af fravær
Hvis et godkendt fravær slettes:
- Systemet advarer om tilknyttede registreringer
- Du kan vælge at slette fraværet inklusiv registreringerne
- Eller beholde registreringerne og kun slette fraværsanmodningen
Vigtigt: Hvis registreringerne allerede er lønbehandlet eller eksporteret, vises en særlig advarsel. Vær opmærksom på konsekvenserne for lønbehandling.
Integration med løn
De automatisk oprettede registreringer indgår i den normale lønbehandling:
- Registreringerne vises i tidsgodkendelse
- De kan eksporteres til lønsystem med korrekt lønart
- Fraværstypen bestemmer hvilken lønart der anvendes
Tips
- Sørg for at alle medarbejdere har opdaterede arbejdstidstabeller
- Tjek at fraværstyper er korrekt konfigureret med lønarter
- Ved længerevarende fravær (f.eks. barsel) kan det være hensigtsmæssigt at oprette flere kortere perioder for bedre overblik
- Brug kommentarfeltet til at dokumentere særlige forhold ved fraværet
- Gennemgå automatiske registreringer i tidsgodkendelse før lønkørsel
Har du brug for hjælp?
Vores konsulenter står klar til at guide dig videre.