Fraværsberegning

Introduktion

Når medarbejdere anmoder om fravær eller administratorer registrerer fravær, beregner Mobilplan automatisk det korrekte antal timer og dage. Beregningen baseres på medarbejderens arbejdstidstabel, så fraværet afspejler den faktiske arbejdstid, medarbejderen ville have haft i perioden.

Sådan fungerer beregningen

Arbejdstidstabel som grundlag

Hver medarbejder kan have tilknyttet en arbejdstidstabel, der definerer:

• Hvilke ugedage medarbejderen normalt arbejder
• Antal arbejdstimer per dag
• Eventuelle afvigelser for specifikke perioder (f.eks. sommertid)

Beregningseksempel

En medarbejder med følgende arbejdstidstabel anmoder om ferie i uge 25:

Resultat af beregning:

• Samlet fravær: 38 timer (5 arbejdsdage)
• Mandag-torsdag: 4 x 8 timer = 32 timer
• Fredag: 6 timer

Weekenddage medregnes ikke, da medarbejderen ikke har arbejdstid disse dage.

Hvornår vises beregningen

Ved anmodning i APP

Når medarbejderen opretter en fraværsanmodning i mobilappen:

1. Medarbejderen vælger fraværstype og periode
2. Systemet beregner automatisk timer/dage
3. Beregningen vises for medarbejderen inden indsendelse
4. Medarbejderen kan justere perioden og se opdateret beregning

Ved administratoroprettelse

Når administrator opretter fravær:

1. I oprettelsesguiden vælges periode
2. Beregningen vises for hver valgt medarbejder
3. Forskellige medarbejdere kan have forskellige timer baseret på deres arbejdstidstabeller

Ved godkendelse

Godkenderen ser beregningen på godkendelsessiden:

• Samlet antal timer for fraværsperioden
• Fordeling på dage (hvis relevant)

Delvis fravær

Hvis medarbejderen kun er fraværende en del af en dag, kan dette håndteres på flere måder:

Halve dage

Nogle virksomheder tillader anmodning om halve feriedage. Beregningen justeres tilsvarende:

• Hel dag: 8 timer
• Halv dag: 4 timer

Timer i stedet for dage

For fleksibel fraværsregistrering kan timer angives direkte i stedet for hele dage.

Medarbejdere uden arbejdstidstabel

Hvis en medarbejder ikke har tilknyttet en arbejdstidstabel:

• Systemet kan ikke beregne timer automatisk
• Der anvendes eventuelt en standardværdi (f.eks. 7,4 timer per dag)
• Administrator adviseres om at tilknytte en arbejdstidstabel

Anbefaling: Sørg for at alle medarbejdere har en gyldig arbejdstidstabel for korrekt fraværsberegning.

Helligdage

Håndtering af helligdage i fraværsberegningen afhænger af virksomhedens opsætning:

Helligdage fratrækkes

Helligdage i perioden medregnes ikke som fravær:

• Fraværsperiode: 20.-24. december (5 dage)
• 24. december er helligdag
• Beregnet fravær: 4 arbejdsdage

Helligdage medregnes

Alle dage i perioden medregnes:

• Fraværsperiode: 20.-24. december (5 dage)
• Beregnet fravær: 5 arbejdsdage (inkl. juleaftensdag)

Kontakt din administrator for information om jeres opsætning.

Ændring af arbejdstidstabel

Hvis en medarbejders arbejdstidstabel ændres:

• Eksisterende fraværsregistreringer ændres ikke automatisk
• Nye anmodninger beregnes ud fra den opdaterede arbejdstidstabel
• Ved behov skal eksisterende fravær genberegnes manuelt

Kontrol af beregning

For godkendere

Ved godkendelse bør du verificere at beregningen ser korrekt ud:

1. Tjek at antallet af timer stemmer med perioden
2. Sammenlign med medarbejderens normale arbejdstid
3. Kontakt administrator ved tvivl om beregningen

For administratorer

Du kan kontrollere beregningen ved at:

1. Tjekke medarbejderens arbejdstidstabel
2. Manuel beregning baseret på arbejdsdage i perioden
3. Gennemgå de oprettede tidsregistreringer efter godkendelse

Fejl i beregning

Hvis beregningen ser forkert ud:

1. Tjek arbejdstidstabel: Er den korrekt og aktuel?
2. Tjek periode: Er start- og slutdato korrekte?
3. Tjek helligdage: Er helligdage håndteret som forventet?
4. Kontakt administrator: Ved vedvarende problemer

Tips

• Opdater arbejdstidstabeller ved ændringer i medarbejderes arbejdstid
• Kommuniker tydeligt til medarbejdere hvordan fraværsberegning fungerer
• Ved deltidsansatte er korrekt arbejdstidstabel særligt vigtig
• Brug helligdagekalenderen til korrekt håndtering af fridage
• Gennemgå beregninger før godkendelse for at undgå fejl i lønbehandling