Fraværstyper

Introduktion

Mobilplan understøtter forskellige typer fravær som ferie, sygdom, barsel og afspadsering. Fraværstyper konfigureres via timetyper, hvilket giver fleksibilitet til at tilpasse systemet til din virksomheds behov. Denne guide forklarer hvordan fraværstyper fungerer og hvordan de kan tilpasses.

Standardfraværstyper

De mest almindelige fraværstyper inkluderer:

Ferie

• Planlagt frihed som medarbejderen har optjent
• Kræver normalt forudgående godkendelse
• Påvirker feriesaldo

Sygdom

• Fravær grundet sygdom
• Registreres typisk ved sygemelding
• Kan påvirke sygedagsstatistik

Barsel

• Længerevarende fravær ved fødsel/adoption
• Følger lovgivningens rammer
• Kræver særlig håndtering i lønbehandling

Afspadsering

• Brug af optjente afspadseringstimer
• Påvirker afspadseringssaldo
• Kræver ofte godkendelse

Andet fravær

• Kompensationsfri
• Omsorgsdage
• Børns sygdom
• Seniorordninger
• Yderligere typer efter behov

Konfiguration af fraværstyper

Fraværstyper defineres via timetyper i Mobilplan. En timetype bliver en fraværstype, når den markeres som sådan i opsætningen.

Sådan oprettes en fraværstype

1. Gå til Administration > Timetyper
2. Opret en ny timetype eller rediger en eksisterende
3. Aktivér indstillingen Er fraværstype
4. Konfigurer de øvrige indstillinger
5. Gem timetypen

Vigtige indstillinger for fraværstyper

Navn
Et beskrivende navn der vises i dropdown-lister og rapporter (f.eks. "Ferie", "Sygdom").

Er fraværstype
Denne indstilling skal være aktiveret for at timetypen vises som valgmulighed ved fraværsanmodninger.

Saldohåndtering
Hvis fraværstypen skal trække fra en saldo:

• Knyt timetypen til en saldotype
• Definer om der skal trækkes fra saldoen ved registrering

Lønart
Angiv den tilhørende lønart for korrekt lønbehandling og eksport til lønsystem.

Saldohåndtering

For fraværstyper som ferie og afspadsering er det ofte relevant at holde styr på en saldo.

Feriesaldo

• Medarbejdere optjener feriedage løbende
• Ved ferie trækkes fra saldoen
• Saldoen kan vises for medarbejderen i APP'en

Afspadseringssaldo

• Optjenes ved overarbejde eller ekstra timer
• Bruges når medarbejderen afspadserer
• Kan have regler for maksimal opsparing

Visning af saldo

Medarbejdere kan se deres saldo:

• I Mobilplan APP under fraværsmodulet
• Ved oprettelse af fraværsanmodning

Administratorer kan se og justere saldi i medarbejderprofilen.

Fraværstyper i Mobilplan APP

Medarbejdere ser kun fraværstyper de har adgang til:

• Ved oprettelse af fraværsanmodning vælges fra en dropdown-liste
• Listen viser kun aktive fraværstyper
• Beskrivelsen hjælper medarbejderen med at vælge korrekt type

Begrænsninger og regler

Du kan konfigurere regler for hver fraværstype:

Godkendelseskrav

• Nogle fraværstyper kræver godkendelse (f.eks. ferie)
• Andre kan registreres direkte (f.eks. sygdom på dagen)

Forhåndsanmeldelse

• Konfigurer om fravær skal anmodes i god tid
• Nyttigt for ferieperioder

Timebegrænsninger

• Maksimalt antal timer per dag/periode
• Minimumskrav for fraværslængde

Integration med lønsystem

Fraværstyper integreres med lønbehandling:

• Hver fraværstype kan have en tilknyttet lønart
• Ved eksport til lønsystem medtages korrekt lønart
• Sikrer korrekt aflønning under fravær

Rapportering

Fraværsdata kan analyseres på tværs af typer:

• Samlet fraværsoverblik per type
• Fraværsstatistik per medarbejder
• Tendenser over tid
• Eksport til Excel for videre analyse

Eksempel på opsætning

En typisk opsætning kan indeholde disse fraværstyper:

Tips

• Hold antallet af fraværstyper overskueligt for at undgå forvirring
• Navngiv fraværstyper klart og ensartet
• Konfigurer saldohåndtering for typer hvor det er relevant
• Gennemgå regelmæssigt om fraværstyperne matcher virksomhedens behov
• Informer medarbejdere om hvilken fraværstype de skal vælge i forskellige situationer
• Brug rapportering til at identificere fraværsmønstre og tendenser
• Koordiner med lønafdelingen om korrekte lønarter for hver fraværstype