Stedfortræder

Introduktion

Med udvidelsen Stedfortræder for godkender kan godkendere udpege en kollega til at behandle fraværsanmodninger på deres vegne i en defineret periode. Dette sikrer at medarbejdernes anmodninger behandles rettidigt, selv når den primære godkender er fraværende.

Bemærk: Denne funktion kræver, at udvidelsen Stedfortræder for godkender er aktiveret for din virksomhed.

Hvornår bruges stedfortræder

Opret en stedfortræder når du:

• Selv skal på ferie
• Er sygemeldt i længere tid
• Deltager i kurser eller konferencer
• Har andre perioder med begrænset tilgængelighed

Sådan oprettes en stedfortræder

Hvis din virksomhed har adgang til Stedfortræder-udvidelsen:

1. Gå til indstillinger

Find stedfortræderindstillinger i:

• Din brugerprofil
• Administration > Stedfortrædere
• Eller under Fraværshåndtering-indstillinger

Den præcise placering afhænger af din virksomheds opsætning.

2. Vælg stedfortræder

1. Klik på Tilføj stedfortræder eller tilsvarende
2. Vælg den bruger der skal være din stedfortræder
3. Brugeren skal have rettigheder til at godkende fravær

3. Angiv periode

Definer hvornår stedfortræderen skal være aktiv:

• Startdato: Fra hvornår stedfortræderen kan godkende
• Slutdato: Til hvornår stedfortræderen har adgang

Sørg for at perioden dækker hele din fraværsperiode.

4. Gem indstillingerne

Klik Gem for at aktivere stedfortræderen.

Hvad kan stedfortræderen

Adgang til fraværsanmodninger

Stedfortræderen kan:

• Se fraværsanmodninger fra dine medarbejdere
• Godkende anmodninger på dine vegne
• Afvise anmodninger med begrundelse
• Oprette fravær for dine medarbejdere

Begrænsninger

Stedfortræderen kan typisk ikke:

• Ændre dine brugerindstillinger
• Oprette andre stedfortrædere på dine vegne
• Adgang til andre administrative funktioner

Sporbarhed

Alle handlinger udført af stedfortræderen logges:

• Systemet registrerer hvem der faktisk godkendte
• Godkendelseshistorikken viser "Godkendt af [stedfortræder] på vegne af [original godkender]"
• Fuld sporbarhed for revisionsformål

Automatisk deaktivering

Når stedfortræderperioden udløber:

• Stedfortræderens adgang fjernes automatisk
• Du får eventuelt notifikation om udløb
• Nye anmodninger sendes kun til dig igen

Forlængelse af periode

Hvis din fraværsperiode forlænges:

1. Åbn stedfortræderindstillingerne
2. Juster slutdatoen
3. Gem ændringerne

Stedfortræderen informeres eventuelt om den nye periode.

Flere stedfortrædere

I nogle opsætninger kan du have flere samtidige stedfortrædere:

• Alle stedfortrædere kan behandle anmodningerne
• Nyttigt ved lange fraværsperioder eller feriesæsoner
• Sikrer at der altid er nogen tilgængelig

Notifikationer til stedfortræder

Når stedfortræderperioden starter:

• Stedfortræderen modtager eventuelt notifikation
• Information om hvilke medarbejdere de nu kan godkende for
• Vejledning i hvordan de tilgår anmodningerne

Overdragelse vs. stedfortræder

Stedfortræder (midlertidig):

• Tidsafgrænset adgang
• Automatisk udløb
• Du bevarer dine rettigheder

Overdragelse (permanent):

• Medarbejderen tildeles ny fast godkender
• Ingen automatisk tilbageførsel
• Bruges ved organisationsændringer

Tips

• Opret stedfortræder i god tid før dit fravær
• Vælg en stedfortræder der kender teamet
• Informer stedfortræderen om eventuelle særlige forhold
• Tjek at stedfortræderen har de nødvendige rettigheder
• Sæt slutdato til dagen efter din forventede tilbagevenden
• Ved længere fravær: Overvej at udvide stedfortræderens briefing