Brugerdefinerede felter

Introduktion

Med udvidelsen Brugerdefinerede felter kan din virksomhed tilføje ekstra datafelter til fraværsanmodninger. Dette gør det muligt at indsamle specifik information ud over standardfelterne - f.eks. kontaktperson under fravær, ferieperiodetype eller særlige bemærkninger.

Bemærk: Denne funktion kræver, at udvidelsen Brugerdefinerede felter er aktiveret for din virksomhed.

Hvad er brugerdefinerede felter

Brugerdefinerede felter er ekstra informationsfelter som:

• Defineres af virksomhedens administrator
• Tilføjes til fraværsanmodningsformularen
• Udfyldes af medarbejderen ved anmodning
• Vises for godkenderen ved behandling

Eksempler på brugerdefinerede felter

Kontaktinformation

• Kontaktperson under fravær: Navn og telefonnummer
• Stedfortræder: Hvem håndterer opgaver i fraværsperioden
• Nødkontakt: Ved længerevarende fravær

Kategorisering

• Ferieperiodetype: Sommerferie, vinterferie, efterårsferie
• Fraværsårsag: Ved sygdom, barnets sygdom, omsorgsdage
• Destination: Ved ferie (valgfrit)

Administrative oplysninger

• Har du igangværende opgaver: Ja/Nej med beskrivelse
• Overleveringsdokument: Link eller filvedhæftning
• Godkendelsesniveau: Ved fravær over X dage

Felttyper

Brugerdefinerede felter kan være af forskellige typer:

Tekstfelt

• Fritekst til korte svar
• F.eks. "Kontaktperson under fravær"
• Ingen begrænsning på indhold

Tekstområde

• Længere fritekst
• F.eks. "Beskriv igangværende opgaver"
• Velegnet til detaljerede beskrivelser

Dropdown/valgfelt

• Foruddefinerede valgmuligheder
• F.eks. "Ferieperiodetype" med valgene: Sommerferie, Vinterferie, Kort ferie
• Sikrer ensartet data

Ja/Nej felt

• Simpelt ja/nej valg
• F.eks. "Har du afleveringspligtige opgaver?"
• Hurtigt at udfylde

Datofelt

• Vælg en dato
• F.eks. "Forventet tilbagevendelsesdato" (ved sygdom)
• Datovælger interface

Udfyldelse af brugerdefinerede felter

Ved anmodning i APP

Når medarbejderen opretter en fraværsanmodning:

1. Vælg fraværstype og periode
2. Brugerdefinerede felter vises efter standardfelterne
3. Udfyld de påkrævede felter (markeret med *)
4. Udfyld valgfrie felter efter behov
5. Indsend anmodningen

Ved administratoroprettelse

Når administrator opretter fravær:

1. I oprettelsesguiden vises brugerdefinerede felter
2. Udfyld relevante felter
3. Felter kan variere afhængigt af fraværstype

Obligatoriske vs. valgfrie felter

Obligatoriske felter

• Skal udfyldes før anmodningen kan indsendes
• Markeres typisk med stjerne (*)
• Bruges til kritisk information

Valgfrie felter

• Kan springes over
• Bruges til supplerende information
• Giver fleksibilitet til medarbejderen

Feltvisning per fraværstype

Brugerdefinerede felter kan konfigureres til kun at vises for specifikke fraværstyper:

• Ferie: Ferieperiodetype, kontaktperson
• Sygdom: Forventet varighed, kontaktinfo
• Barsel: Særlige barselfelter

Dette sikrer at medarbejdere kun ser relevante felter.

Godkenderens visning

Når godkenderen behandler anmodningen:

• Alle udfyldte brugerdefinerede felter vises
• Informationen kan påvirke godkendelsesbeslutningen
• Data er tilgængelig for dokumentation og rapportering

Rapportering

Brugerdefinerede feltdata kan indgå i rapporter:

• Eksport til Excel inkluderer brugerdefinerede felter
• Filtrering på brugerdefinerede feltværdier (afhængigt af opsætning)
• Analyse af fraværsmønstre baseret på kategorisering

Administration af brugerdefinerede felter

Opsætning af brugerdefinerede felter foretages af administrator:

1. Definer feltnavn og type
2. Angiv om feltet er obligatorisk
3. Vælg hvilke fraværstyper feltet gælder for
4. Gem konfigurationen

Bemærk: Ændringer i feltdefinitioner påvirker kun nye anmodninger, ikke eksisterende.

Tips

• Hold antallet af brugerdefinerede felter overskueligt
• Gør kun kritiske felter obligatoriske
• Brug dropdown-felter for ensartet data
• Navngiv felter tydeligt så medarbejdere forstår formålet
• Gennemgå regelmæssigt om alle felter stadig er relevante
• Kommuniker til medarbejdere hvad felterne bruges til