Vores vidensbase er ny. Indholdet kan indeholde unøjagtigheder. Kontakt os ved spørgsmål.
Introduktion
For at undgå dobbeltregistreringer og planlægningskonflikter tjekker Mobilplan automatisk for overlap, når fravær oprettes eller godkendes. Systemet advarer dig, hvis medarbejderen allerede har registreringer eller planlægninger i den valgte periode, så du kan tage stilling til eventuelle konflikter.
Hvad tjekkes for overlap
Eksisterende tidsregistreringer
Systemet tjekker om medarbejderen allerede har:
- Andre fraværsregistreringer i perioden
- Projektregistreringer i perioden
- Andre typer tidsregistreringer
Eksisterende planlægninger
Systemet tjekker om medarbejderen er planlagt til:
- Projekter i perioden
- Andre aktiviteter i planlægningskalenderen
Hvornår vises advarsler
Ved oprettelse af fravær
Når administrator opretter fravær via guiden:
- Du vælger medarbejder(e) og periode
- Systemet tjekker for overlap
- Hvis overlap findes, vises en advarsel
- Du kan se hvilke registreringer/planlægninger der overlapper
- Du beslutter om du vil fortsætte eller justere
Ved godkendelse af anmodning
Når godkender behandler en fraværsanmodning:
- Godkendelsessiden viser eksisterende planlægning
- Konflikter fremhæves tydeligt
- Godkenderen kan vurdere om konflikten er et problem
- Godkendelse kan stadig gennemføres trods overlap
Ved anmodning i APP
Når medarbejderen opretter en anmodning i APP'en:
- Medarbejderen advares eventuelt om eksisterende registreringer
- Anmodningen kan stadig indsendes
- Godkenderen ser overlap-informationen ved behandling
Typer af overlap
Fravær-til-fravær overlap
Medarbejderen har allerede godkendt fravær i perioden:
Eksempel:
- Eksisterende: Ferie 15.-19. juli
- Ny anmodning: Sygdom 17.-18. juli
- Resultat: Advarsel om overlappende ferie
Fravær-til-projekt overlap
Medarbejderen har projektregistreringer i perioden:
Eksempel:
- Eksisterende: 8 timers arbejde på Projekt A den 15. juli
- Ny anmodning: Ferie 15.-19. juli
- Resultat: Advarsel om eksisterende projektregistrering
Fravær-til-planlægning overlap
Medarbejderen er planlagt i perioden:
Eksempel:
- Eksisterende planlægning: Projekt B, 15.-22. juli
- Ny anmodning: Ferie 18.-25. juli
- Resultat: Advarsel om planlægningskonflikt
Håndtering af overlap
Vurder konflikten
Når du ser en overlap-advarsel:
- Forstå konflikten: Hvad overlapper med hvad?
- Vurder vigtigheden: Er det et reelt problem?
- Beslut handling: Godkend alligevel, afvis, eller juster
Typiske scenarier
Sygdom overlapper planlægning:
- Sygdom er typisk uforudset
- Godkend fraværet og juster planlægningen efterfølgende
- Planlægningen skal opdateres separat
Ferie overlapper projektregistrering:
- Tjek om projektregistreringen er en fejl
- Kontakt eventuelt medarbejderen for afklaring
- Slet forkerte registreringer før godkendelse
Dobbelt fravær:
- Typisk en fejl - medarbejderen har måske glemt tidligere anmodning
- Afvis den nye anmodning med forklaring
- Eller slet den gamle og godkend den nye
Fortsæt trods overlap
Hvis du vælger at godkende trods overlap:
- Fraværet oprettes som normalt
- Eksisterende registreringer ændres ikke automatisk
- Du skal manuelt håndtere konflikten efterfølgende
Planningskonflikter-visning (udvidelse)
Hvis din virksomhed har udvidelsen Planningskonflikter-visning aktiveret:
- Godkendelsessiden viser detaljeret liste over konflikter
- Du kan se præcis hvilke projekter medarbejderen er planlagt til
- Tidsintervaller for konflikterne fremgår tydeligt
Denne udvidelse giver et bedre overblik ved godkendelse af fravær.
Forebyggelse af overlap
For medarbejdere
- Tjek egen kalender inden fraværsanmodning
- Vær opmærksom på planlagte projekter
- Kommuniker med leder ved tvivl
For administratorer
- Brug planlægningsmodulet til at se medarbejderes tilgængelighed
- Tjek overlap-advarsler grundigt
- Etabler klare procedurer for håndtering af konflikter
Tips
- Behandl overlap-advarsler som information, ikke som blokering
- Sygdom bør typisk godkendes uanset planlægning - planlægningen justeres bagefter
- Ved ferieplanlægning: Tjek planlægningen inden godkendelse
- Brug kommentarfeltet til at dokumentere hvorfor overlap blev accepteret
- Gennemgå regelmæssigt planlægningen for at opdatere efter godkendte fraværsanmodninger
- Ved mange konflikter: Overvej at forbedre koordineringen mellem fravær og planlægning
Har du brug for hjælp?
Vores konsulenter står klar til at guide dig videre.