Stedfortræder for godkender - håndter fravær

Introduktion

Stedfortræder for godkender giver dig mulighed for at sikre kontinuitet i godkendelsesprocessen, når en godkender er fraværende. Du kan udpege en stedfortræder, der midlertidigt overtager godkendelsesansvaret i en defineret periode.

Bemærk: Denne funktion kræver, at udvidelsen Stedfortræder for godkender er aktiveret for din virksomhed. Kontakt din administrator, hvis du ikke kan se denne funktion.

Hvornår bruges stedfortrædere?

Stedfortrædere er nyttige i følgende situationer:

• En godkender holder ferie eller har anden planlagt frihed
• Sygdom eller andet uplanlagt fravær hos godkender
• Midlertidig omfordeling af arbejdsopgaver
• Sikring af at godkendelser ikke ophober sig under fravær

Ansvarsområder

En stedfortræder kan overtage ansvar for et eller flere områder:

Fravær

Stedfortræderen får mulighed for at godkende fraværsanmodninger (ferie, sygdom, afspadsering m.m.) på vegne af den fraværende godkender.

Registreringer

Stedfortræderen får mulighed for at godkende timeregistreringer på vegne af den fraværende godkender.

Bemærk: Hvilke ansvarsområder der er tilgængelige afhænger af, hvilke moduler der er aktiveret, og hvilke rettigheder den fraværende godkender har.

Trin-for-trin: Opret en stedfortræder

1. Gå til stedfortrædere

Klik på Brugere i hovedmenuen og vælg Stedfortrædere eller tilsvarende menupunkt.

2. Opret ny stedfortræder

Klik på Opret stedfortræder for at starte oprettelsesguiden.

3. Vælg godkender

Vælg den godkender, som skal have en stedfortræder. Listen viser kun brugere, der har godkendelsesrettigheder.

4. Vælg ansvarsområde(r)

Vælg hvilke ansvarsområder stedfortræderen skal overtage:

• Fravær: Godkendelse af fraværsanmodninger
• Registreringer: Godkendelse af timeregistreringer

Du kan vælge et eller begge områder afhængigt af behovet.

5. Vælg stedfortræder

Vælg den medarbejder, der skal fungere som stedfortræder. Listen viser kun brugere, der har de nødvendige rettigheder til at godkende inden for de valgte ansvarsområder.

Bemærk: Stedfortræderen kan ikke være den samme person som godkenderen.

6. Angiv periode

Definer perioden for stedfortrædelsen:

• Startdato: Første dag stedfortræderen overtager ansvaret
• Slutdato: Sidste dag stedfortræderen har ansvaret

Startdatoen må ikke være efter slutdatoen.

7. Gem stedfortræderen

Klik Gem for at aktivere stedfortrædelsen. Stedfortræderen vil have adgang fra startdatoen.

Administrér eksisterende stedfortrædere

Oversigt over stedfortrædere

I stedfortræderlisten kan du se:

• Hvilken godkender der har en stedfortræder
• Hvem der er stedfortræder
• Hvilke ansvarsområder der er dækket
• Perioden for stedfortrædelsen
• Om stedfortrædelsen er aktiv, kommende eller afsluttet

Redigér en stedfortræder

1. Find stedfortrædelsen i listen
2. Klik på redigér-ikonet
3. Foretag de nødvendige ændringer
4. Klik Gem

Slet en stedfortræder

1. Find stedfortrædelsen i listen
2. Klik på slet-ikonet
3. Bekræft sletningen

Bemærk: Sletning af en aktiv stedfortrædelse fjerner øjeblikkeligt stedfortræderens adgang til at godkende.

Hvad sker der i praksis?

Når en stedfortræder er aktiv:

1. Stedfortræderen ser de ventende godkendelser i sit eget dashboard
2. Stedfortræderen kan godkende eller afvise på samme måde som den originale godkender
3. Godkendelser logges med stedfortræderens navn
4. Den originale godkender bevarer også sin adgang (medmindre vedkommende er helt logget ud)

Praktiske eksempler

Scenarie: Ferie

En afdelingsleder holder 3 ugers sommerferie:

1. Opret stedfortræder før ferien starter
2. Vælg afdelingslederen som godkender
3. Vælg stedfortrædende leder som stedfortræder
4. Aktivér både fravær og registreringer
5. Angiv ferieperioden

Scenarie: Sygdom

En godkender bliver pludselig syg:

1. Opret hurtigt en stedfortræder
2. Sæt startdato til i dag
3. Sæt slutdato med passende margin (kan forlænges ved behov)
4. Informér stedfortræderen om ansvaret

Tips

• Planlæg stedfortrædere i god tid før planlagt fravær
• Sørg for at stedfortræderen er informeret om sit ansvar
• Gennemgå regelmæssigt listen over stedfortrædere og fjern udløbne
• Overvej at have en fast backup-godkender for kritiske perioder
• Ved længerevarende fravær kan det være relevant at omfordele medarbejdere til en anden godkender permanent