Arbejdstid og fleks for medarbejdere

Introduktion

Arbejdstid og fleks-indstillingerne bestemmer hvordan medarbejderens timer beregnes og valideres. Ved at tildele den korrekte arbejdstidstabel og eventuelt en flekstidsregel sikrer du, at timeregistreringer behandles korrekt i forhold til overarbejde, fleksaldo og lønberegning.

Standard arbejdstidstabel

Arbejdstidstabellen definerer medarbejderens normale arbejdstider for hver ugedag.

Hvad indeholder en arbejdstidstabel?

En arbejdstidstabel specificerer typisk:

• Normale arbejdstimer per dag (f.eks. 7,4 timer)
• Start- og sluttidspunkt for arbejdsdagen
• Pausetider og -varighed
• Eventuelle forskelle mellem ugedage (f.eks. kortere fredag)

Tildel arbejdstidstabel

1. Åbn medarbejderen under Brugere
2. Gå til Arbejdstid i guiden eller find sektionen i redigeringsvisningen
3. Vælg den relevante arbejdstidstabel fra dropdown-menuen
4. Gem ændringerne

Bemærk: Hvis der ikke vælges nogen arbejdstidstabel, vises "Intet skema valgt". Medarbejderen vil stadig kunne registrere timer, men systemet kan ikke validere mod forventet arbejdstid.

Effekt af arbejdstidstabel

Når en arbejdstidstabel er tildelt, bruges den til:

• At beregne forventet arbejdstid per dag og uge
• At identificere overarbejde (timer ud over normal arbejdstid)
• At beregne fleksaldo (difference mellem faktisk og forventet tid)
• At vise advarsler ved registreringer uden for normal arbejdstid

Ændring af arbejdstidstabel

Når du ændrer en medarbejders arbejdstidstabel, sendes der automatisk en notifikation. Dette sikrer, at relevante personer informeres om ændringen.

Flekstidsregler

Hvis din virksomhed har aktiveret Fleks-udvidelsen, kan du tildele flekstidsregler til medarbejdere.

Bemærk: Denne funktion kræver at Fleks-udvidelsen er aktiveret for din virksomhed.

Hvad er en flekstidsregel?

En flekstidsregel definerer hvordan medarbejderens fleksaldo beregnes og håndteres:

• Maksimal positiv fleksaldo (loft for opsparing)
• Maksimal negativ fleksaldo (loft for underskud)
• Regler for automatisk udbetaling eller nulstilling
• Periodevis afregning (f.eks. månedlig eller kvartalsvis)

Tildel flekstidsregel

1. Åbn medarbejderen og gå til Arbejdstid
2. Find feltet Flekstidsregel
3. Vælg den relevante flekstidsregel fra dropdown-menuen
4. Angiv Opstartsdato for fleks (påkrævet når en flekstidsregel vælges)
5. Gem ændringerne

Opstartsdato for fleks

Opstartsdatoen angiver fra hvornår fleksberegningen starter for medarbejderen. Dette er vigtigt fordi:

• Fleksaldo beregnes kun fra denne dato og frem
• Historiske registreringer før datoen indgår ikke i fleksberegningen
• Datoen bruges typisk til nyansættelser eller ved overgang til fleksordning

Vigtigt: Opstartsdatoen skal være en gyldig dato. Systemet validerer dette og viser en fejl, hvis datoen ikke er udfyldt korrekt.

Ingen fleks

Vælg "Ingen fleks" hvis medarbejderen ikke skal have fleksordning. Dette kan være relevant for:

• Timelønnede medarbejdere
• Medarbejdere på fast overarbejdsaftale
• Ledere med resultatløn

Løngruppe

Hvis din virksomhed har aktiveret Lønstyring-udvidelsen, kan du tildele medarbejdere til løngrupper.

Bemærk: Denne funktion kræver at Lønstyring-udvidelsen er aktiveret for din virksomhed.

Hvad er en løngruppe?

En løngruppe samler medarbejdere med samme lønvilkår:

• Timesatser og tillæg
• Overarbejdssatser
• Særlige lønarter (kørsel, diæter mv.)

Tildel løngruppe

1. Åbn medarbejderen og gå til Arbejdstid
2. Find feltet Løngruppe
3. Vælg den relevante løngruppe fra dropdown-menuen
4. Gem ændringerne

Løngruppen bruges ved:

• Eksport af løndata til lønsystem
• Beregning af omkostninger på projekter
• Rapporter over lønomkostninger

Trin-for-trin: Opsæt arbejdstid for ny medarbejder

1. Åbn medarbejderen

Gå til Brugere og find den nye medarbejder.

2. Gå til Arbejdstid

Naviger til arbejdstid-sektionen i medarbejderguiden.

3. Vælg arbejdstidstabel

Vælg den arbejdstidstabel der matcher medarbejderens ansættelsesvilkår (f.eks. "37 timer/uge" eller "Deltid 30 timer").

4. Vælg flekstidsregel (hvis relevant)

Hvis medarbejderen skal have fleksordning, vælg den relevante flekstidsregel og angiv opstartsdatoen.

5. Vælg løngruppe (hvis relevant)

Hvis lønstyring er aktiveret, vælg den korrekte løngruppe.

6. Gem og fortsæt

Gem ændringerne og fortsæt til næste trin i guiden.

Tips

• Sørg for at alle medarbejdere har en arbejdstidstabel tildelt for korrekt beregning af forventet tid
• Brug opstartsdato for fleks til at starte fleksberegning fra den korrekte dato ved nyansættelser
• Tjek at arbejdstidstabellen matcher den faktiske aftale - forkert tabel giver forkert fleksberegning
• Ved ændring af arbejdstidstabel midt i en periode, overvej om fleksaldo skal nulstilles
• Løngrupper bør matche overenskomst eller individuel aftale for korrekt lønberegning
• Kontakt din administrator hvis den rette arbejdstidstabel eller flekstidsregel ikke findes i systemet