Opret registrering på vegne af medarbejdere

Introduktion

Bemærk: Denne funktion kræver udvidelsesmodulet "Admin Registrering". Kontakt Mobilplan support, hvis du ønsker at aktivere denne udvidelse.

Med admin registrering kan du som administrator oprette registreringer på vegne af medarbejdere. Dette er nyttigt i situationer hvor:

• En medarbejder har glemt at registrere sin tid
• Der skal foretages en korrektion af en registrering
• Registreringer skal oprettes for medarbejdere uden app-adgang
• Du skal registrere rejserefusion på vegne af en medarbejder

Du kan oprette tre typer registreringer:

1. Tidsregistrering - Timer på projekter eller løse timer
2. Vareregistrering - Materialer og produkter på projekter
3. Rejserefusion - Diæter og overnatning (kræver rejserefusion-modulet)

Forudsætninger

• Du skal have redigeringsrettigheder til medarbejdermodulet
• Udvidelsesmodulet "Admin Registrering" skal være aktiveret for din virksomhed
• For rejserefusion skal rejserefusion-modulet også være installeret

Trin-for-trin: Opret tidsregistrering

1. Gå til admin registrering

Naviger til Medarbejdere i hovedmenuen og vælg Opret registrering.

2. Vælg medarbejdere

Vælg en eller flere medarbejdere, som registreringen skal oprettes for. Du kan:

• Søge efter medarbejdere i dropdown-menuen
• Vælge flere medarbejdere på én gang (registreringen oprettes for alle)
• Se medarbejdernes mærkater for nemmere identifikation

3. Vælg registreringstype

Vælg Tidsregistrering som registreringstype.

4. Vælg projekt

Vælg det projekt, som timerne skal registreres på. Du kan også vælge "Løs registrering" for timer uden projekttilknytning (hvis dette er tilladt i jeres opsætning).

Bemærk: Det er ikke muligt at registrere på hovedprojekter - vælg et underprojekt.

5. Angiv tid og dato

Udfyld følgende oplysninger:

• Dato: Registreringsdatoen
• Timetype: Vælg hvilken type timer (f.eks. normaltimer, overtid)
• Fra-tid og til-tid: Angiv start- og sluttidspunkt

Hvis din virksomhed bruger separat løntid, kan du også angive en særskilt løntid, der afviger fra arbejdstiden.

6. Tilføj kommentar (valgfrit)

Tilføj en kommentar til registreringen, der forklarer hvad arbejdet omfattede.

7. Notificer medarbejderen (valgfrit)

Du kan vælge at sende en notifikation til medarbejderen om den nye registrering via:

• SMS
• Push-notifikation (i appen)
• E-mail

Bemærk: Hvis du vælger at sende notifikation, skal du udfylde kommentarfeltet.

8. Gem registreringen

Klik Gem for at oprette registreringen. Registreringen tilføjes til medarbejderens timeseddel.

Trin-for-trin: Opret vareregistrering

1-2. Gå til admin registrering og vælg medarbejdere

Følg samme fremgangsmåde som ved tidsregistrering.

3. Vælg registreringstype

Vælg Vareregistrering som registreringstype.

4. Vælg projekt

Vælg det projekt, varen skal registreres på. Vareregistreringer kan ikke oprettes som løse registreringer.

5. Angiv vare og antal

• Varenummer: Vælg eller søg efter varen i produktkataloget
• Antal: Angiv antal enheder
• Dato: Registreringsdatoen

6. Gem registreringen

Klik Gem for at oprette vareregistreringen på projektet.

Trin-for-trin: Opret rejserefusion

Bemærk: Rejserefusion kræver at rejserefusion-modulet er installeret.

1-2. Gå til admin registrering og vælg medarbejdere

Følg samme fremgangsmåde som ved tidsregistrering.

3. Vælg registreringstype

Vælg Rejserefusion som registreringstype.

4. Udfyld rejseoplysninger

Angiv følgende oplysninger:

• Formål: Hvad var formålet med rejsen
• Destination: Hvor rejsen gik til
• Startdato og -tidspunkt: Hvornår rejsen begyndte
• Slutdato og -tidspunkt: Hvornår rejsen sluttede

5. Angiv fradrag for fri kost og logi

Marker de relevante felter, hvis medarbejderen har modtaget:

• Fri morgenmad
• Fri frokost
• Fri aftensmad
• Fri overnatning

Disse fradrag påvirker det beregnede diætbeløb automatisk.

6. Gennemgå beregning

Systemet beregner automatisk diætsatser baseret på rejsens varighed og de angivne fradrag. Gennemgå beregningen inden du gemmer.

7. Gem registreringen

Klik Gem for at oprette rejserefusionen.

Godkendelse af admin-registreringer

Registreringer oprettet via admin registrering følger jeres normale godkendelsesflow:

• Uden tidsgodkendelse: Registreringer godkendes automatisk
• Med tidsgodkendelse: Registreringer skal godkendes på sædvanlig vis
• Med lønstyring: Registreringer skal også løngodkendes

Perioderegistreringer

For tidsregistreringer kan du aktivere "Opret perioderegistrering", som opretter den samme registrering for hver dag i en periode. Dette er nyttigt ved:

• Ferie over flere dage
• Sygdom over flere dage
• Gentagne arbejdsopgaver

Bemærk: Perioden må maksimalt være 1 måned.

Tips

• Brug admin registrering til at rette fejl i medarbejderes registreringer hurtigt
• Ved oprettelse for flere medarbejdere samtidig oprettes identiske registreringer for hver valgt medarbejder
• Husk at informere medarbejderen om ændringer, enten via notifikationsfunktionen eller på anden vis
• Vær opmærksom på overlappende registreringer - systemet advarer dig, hvis der allerede findes registreringer i det valgte tidsrum
• Rejserefusionssatser beregnes automatisk efter gældende regler og opdateres løbende