Tilknyt medarbejder til afdelinger

Introduktion

Hvis din virksomhed har aktiveret Afdelinger-udvidelsen, kan du organisere medarbejdere i en hierarkisk afdelingsstruktur. Dette giver mulighed for at styre hvilke data medarbejdere har adgang til, og gør det nemmere at filtrere og rapportere på tværs af organisationen.

Bemærk: Denne funktion kræver at Afdelinger-udvidelsen er aktiveret for din virksomhed.

Hvad er afdelinger?

Afdelinger i Mobilplan fungerer som organisatoriske enheder, der kan bruges til at:

• Opdele virksomheden i logiske enheder (f.eks. geografiske områder, fagområder eller teams)
• Styre hvilke projekter og data medarbejdere kan se
• Filtrere rapporter og oversigter efter afdeling
• Tildele afdelingsledere med særlige rettigheder

Hierarkisk struktur

Afdelinger kan organiseres hierarkisk med over- og underafdelinger. En medarbejder der er tilknyttet en overafdeling kan potentielt have adgang til data fra underafdelinger, afhængigt af virksomhedens opsætning.

Tilknyt medarbejder til afdelinger

1. Åbn medarbejderen

Gå til Brugere i hovedmenuen og find den medarbejder, du vil redigere. Klik på medarbejderen for at åbne redigeringsvisningen.

2. Gå til Afdelinger

I medarbejderguiden eller under fanen Afdelinger kan du se og redigere medarbejderens afdelingstilknytning.

3. Vælg afdelinger

Vælg en eller flere afdelinger fra listen over tilgængelige afdelinger. Listen viser alle aktive afdelinger i systemet, organiseret efter deres hierarkiske struktur.

• Overafdelinger vises først
• Underafdelinger vises indrykket under deres overafdeling

4. Gem ændringerne

Klik Gem eller Næste for at gemme afdelingstilknytningen.

Primær vs. ekstra afdelinger

Medarbejdere kan tilknyttes flere afdelinger:

• Primær afdeling: Den hovedafdeling medarbejderen tilhører. Bruges som standard ved oprettelse af nye projekter og registreringer.
• Ekstra afdelinger: Yderligere afdelinger medarbejderen har adgang til. Giver adgang til data fra disse afdelinger, men bruges ikke som standard.

Påvirkning af datavisning

Når en medarbejder er tilknyttet afdelinger, påvirker det hvad de kan se i systemet:

Projektlisten

Medarbejderen ser kun projekter der tilhører deres afdelinger (primær + ekstra).

Planlægning

I planlægningskalenderen vises kun medarbejdere fra de samme afdelinger.

Rapporter

Rapporter filtreres automatisk baseret på brugerens afdelingstilhørsforhold.

Integration med økonomisystem

Ved integration med f.eks. e-conomic kan afdelinger mappes til dimensioner, så bogføring sker på den korrekte afdeling.

Administration af afdelinger

Selve afdelingerne oprettes og administreres under Indstillinger > Afdelinger. Her kan administratorer:

• Oprette nye afdelinger med navn og kortkode
• Angive afdelingsfarve (bruges til visuel identifikation)
• Definere hierarkiet med over- og underafdelinger
• Tildele afdelingsledere

Bemærk: Kun brugere med administratorrettigheder kan oprette og redigere afdelinger.

Tips

• Tænk afdelingsstrukturen grundigt igennem inden I begynder - det kan være komplekst at ændre senere
• Brug kortkoder på afdelinger for nemmere identifikation i rapporter og eksporter
• Afdelingsfarver hjælper med at genkende afdelinger i kalendere og oversigter
• Overvej om medarbejdere har brug for adgang til flere afdelinger, eller om det skaber unødig kompleksitet
• Afdelingsledere kan tildeles særlige rettigheder til at godkende timer og se rapporter for deres afdeling