Vores vidensbase er ny. Indholdet kan indeholde unøjagtigheder. Kontakt os ved spørgsmål.
Introduktion
Med eksportfunktionen kan du udtage et samlet udtræk af medarbejdernes tidsregistreringer for en given periode. Dette er nyttigt til:
- Lønkørsel og afstemning med lønsystem
- Fakturering af timer til kunder
- Rapportering og analyse af ressourceforbrug
- Backup af registreringsdata
Eksporten foregår via en wizard, der guider dig igennem valg af datointerval og medarbejdere.
Forudsætninger
- Du skal have rettigheder til tidsgodkendelse-modulet
- Der skal være registreringer i den valgte periode for de valgte medarbejdere
Trin-for-trin: Eksporter timesedler
1. Gå til eksportfunktionen
Naviger til Medarbejdere i hovedmenuen og vælg Eksporter timer (eller tilsvarende menu-punkt afhængigt af jeres opsætning).
2. Vælg datointerval
I det første trin skal du angive hvilken periode udtrækket skal dække:
- Startdato: Vælg den første dag i perioden
- Slutdato: Vælg den sidste dag i perioden
Tip: Systemet husker dine seneste valgte datoer, så næste gang du åbner eksportfunktionen, vil start- og slutdato automatisk være udfyldt med dine tidligere valg.
3. Vælg yderligere indstillinger
Afhængigt af jeres opsætning kan du have følgende muligheder:
- Skjul projekttimer: Hvis du kun ønsker at udtrække løse registreringer (timer uden tilknyttet projekt)
- Inkluder akkordsedler: Medtag akkordmaterialer i udtrækket
- Inkluder ikke-godkendte registreringer: Medtag registreringer der endnu ikke er godkendt (kræver tidsgodkendelse-modulet)
4. Vælg medarbejdere
I andet trin vælger du hvilke medarbejdere der skal medtages i udtrækket:
- Som standard er alle aktive medarbejdere markeret
- Fjern markeringen fra medarbejdere, der ikke skal med
- Inaktive medarbejdere med registreringer i perioden vises også og kan vælges
Bemærk: Hvis din virksomhed bruger afdelinger, ser du kun medarbejdere fra de afdelinger, du har adgang til.
5. Hent filen
Klik Eksporter eller Download for at generere og hente filen. Filformatet afhænger af jeres opsætning og kan være Excel, CSV eller andet format.
Hvad indeholder eksporten?
Eksporten indeholder typisk:
- Medarbejdernavn og medarbejdernummer
- Registreringsdato
- Projekt (hvis tilknyttet)
- Timetype (f.eks. normaltimer, overtid)
- Antal timer eller minutter
- Godkendelsesstatus
- Eventuelle kommentarer
Den præcise indhold kan variere baseret på jeres virksomheds opsætning og tilvalgte moduler.
Automatisk hukommelse af indstillinger
Systemet gemmer dine valgte datoer i en cookie, der varer i 16 timer. Det betyder, at hvis du foretager flere eksporter i løbet af en arbejdsdag, vil dine datoindstillinger være bevaret.
Tips
- Brug eksportfunktionen til at afstemme timer inden lønkørsel
- Eksporter kun de medarbejdere, der er relevante for din opgave, for at holde filen overskuelig
- Hvis du mangler medarbejdere i listen, kan det skyldes afdelingsbegrænsninger - kontakt din administrator
- Ved større udtrækninger kan det tage lidt tid at generere filen - vent tålmodigt
- Gem eksportfilen med et beskrivende navn, der indeholder periode og dato for eksporten
Har du brug for hjælp?
Vores konsulenter står klar til at guide dig videre.