Status og statuslog

Introduktion

Projektstatus angiver om et projekt er åbent eller lukket. Statusloggen giver dig et komplet overblik over hvornår projektet er blevet åbnet og lukket, og af hvem. Dette er særligt nyttigt til at sikre at alle medarbejdere har afsluttet deres arbejde på projektet før det lukkes endeligt.

Projektstatus

Et projekt kan have to statusser:

Åbent

• Projektet er aktivt og i gang
• Medarbejdere kan registrere timer, materialer og andet
• Projektet vises i standardvisningen i projektlisten
• Planlægning kan tilføjes og ændres

Lukket

• Projektet er afsluttet
• Registreringer er som udgangspunkt ikke længere mulige
• Projektet vises med gennemstreget titel i projektlisten
• Projektet filtreres væk fra standardvisningen (medmindre du vælger at vise afsluttede projekter)

Åbn og luk et projekt

Fra stamdata

1. Åbn projektet
2. Gå til Stamdata
3. Find feltet Projekt status
4. Vælg Åben eller Lukket
5. Gem ændringerne

Konsekvenser ved lukning

Når du lukker et projekt:

• Alle medarbejdere på projektet markeres som færdige
• Projektet fjernes fra standardvisningen i projektlisten
• Medarbejdere kan ikke længere registrere på projektet via appen (afhængigt af systemindstillinger)

Statuslog

Statusloggen viser en historik over alle statusændringer på projektet.

Se statusloggen

1. Åbn projektet
2. Find og klik på Vis statuslog (ofte placeret i forbindelse med status-feltet eller under projektets muligheder)

Information i statusloggen

For hver statusændring vises:

• Medarbejder: Hvem der foretog ændringen
• Dato: Hvornår ændringen blev foretaget
• Status: Om projektet blev åbnet eller lukket

Systembrugere vises som "System bruger" hvis ændringen blev foretaget automatisk.

Medarbejdere der mangler at afslutte

Når et projekt er åbent, viser statusloggen også hvilke medarbejdere der endnu ikke har markeret projektet som afsluttet fra deres side.

Sådan fungerer det

1. Medarbejdere tilknyttet projektet kan markere at de er færdige med deres del af arbejdet
2. Listen "Medarbejdere der mangler at afslutte" viser hvem der ikke har gjort dette endnu
3. Når alle medarbejdere har markeret sig som færdige, kan projektet lukkes endeligt

Brug i praksis

Dette er nyttigt til:

• At sikre at alle har afsluttet deres registreringer før projektet lukkes
• At følge op med specifikke medarbejdere der mangler at færdiggøre deres del
• At undgå at lukke projekter før alt arbejde er dokumenteret

Tidligere statusændringer

Statusloggen viser hele historikken for projektet. Hvis et projekt er blevet genåbnet efter at have været lukket, kan du se:

• Hvornår det oprindeligt blev lukket
• Hvornår det blev genåbnet
• Eventuelle efterfølgende lukninger

Ældre eller slettede statusændringer vises med en lysere baggrundsfarve for at indikere at de ikke længere er aktive.

Arbejdsgang for projektafslutning

En typisk arbejdsgang for at afslutte et projekt:

1. Tjek statusloggen

Åbn statusloggen og se om der er medarbejdere der mangler at afslutte.

2. Følg op med medarbejdere

Kontakt de medarbejdere der mangler at afslutte og bed dem om at færdiggøre deres registreringer.

3. Gennemgå registreringer

Tjek at alle timer, materialer og andre registreringer er på plads.

4. Luk projektet

Når alt er på plads, luk projektet via stamdata.

Tips

• Brug statusloggen til at sikre at ingen registreringer går tabt ved projektafslutning
• Følg løbende op på projekter med medarbejdere der mangler at afslutte
• Overvej at sende en påmindelse til medarbejdere inden du lukker projektet
• Projekter kan genåbnes hvis der efterfølgende skal tilføjes registreringer
• Statusloggen kan bruges som dokumentation for hvornår arbejdet blev afsluttet