Gentagelse

Introduktion

Gentagelsesfunktionen giver dig mulighed for automatisk at oprette tilbagevendende projekter. Dette er ideelt til serviceaftaler, vedligeholdelsesopgaver eller andre opgaver, der skal udføres regelmæssigt.

Bemærk: Denne funktion kræver, at gentagelse er aktiveret i projektmodulets konfiguration. Kontakt din administrator, hvis du ikke kan se dette trin ved projektoprettelse.

Gentagelsestyper

Du kan vælge mellem flere intervaller for gentagelse:

Dagligt

Projektet gentages hver dag eller med et bestemt antal dages mellemrum.

Eksempel: Gentag hver 2. dag

Ugentligt

Projektet gentages hver uge eller med et bestemt antal ugers mellemrum.

Eksempel: Gentag hver uge (hver 7. dag)

Månedligt

Projektet gentages hver måned eller med et bestemt antal måneders mellemrum.

Eksempel: Gentag hver 3. måned

Årligt

Projektet gentages hvert år eller med et bestemt antal års mellemrum.

Eksempel: Gentag årligt (til årlige serviceeftersyn)

Håndtering af weekender

Når en gentagelse falder på en weekend, kan du vælge hvordan systemet skal håndtere det:

Book alligevel

Projektet oprettes på weekenddagen som planlagt. Vælg dette for opgaver, der faktisk skal udføres i weekenden.

Spring over

Weekenddage springes over, og projektet oprettes ikke for den pågældende gentagelse.

Flyt til fredag

Hvis gentagelsen falder på en lørdag eller søndag, flyttes projektet til fredagen før.

Flyt til mandag

Hvis gentagelsen falder på en lørdag eller søndag, flyttes projektet til mandagen efter.

Dynamisk vs. statisk gentagelse

Statisk gentagelse

Ved statisk gentagelse oprettes alle gentagelser med det samme, når du gemmer projektet.

Fordele:

• Du kan se alle fremtidige projekter med det samme
• Fuld kontrol over alle oprettede projekter
• Mulighed for at redigere individuelle gentagelser

Ulemper:

• Der er en grænse for antal gentagelser (typisk 200)
• Ændringer på originalen påvirker ikke allerede oprettede gentagelser

Dynamisk gentagelse

Ved dynamisk gentagelse oprettes nye projekter løbende af systemet baseret på gentagelsesreglerne.

Fordele:

• Ingen grænse for antal gentagelser
• Ændringer på hovedprojektet kan påvirke fremtidige gentagelser

Ulemper:

• Fremtidige projekter er ikke synlige før de oprettes

Kloning af data ved gentagelse

Når projekter gentages, kan du vælge hvilke data der skal kopieres til de nye projekter:

Medarbejdere

Kopier de tilknyttede medarbejdere, så de automatisk er planlagt på de gentagne projekter.

Materialer

Kopier materialeregistreringer fra det originale projekt. Nyttigt for faste materialepakker til servicebesøg.

Brugerdefinerede felter

Vælg specifikke datafelter, der skal kopieres til de nye projekter. Du kan vælge præcis hvilke felter der er relevante. Vil du gerne læse mere om datafelter, så kan du finde artikel hér

Trin-for-trin: Opsæt gentagelse på et projekt

1. Opret eller rediger et projekt

Gå til Projekter og opret et nyt projekt, eller rediger et eksisterende. Gennemgå stamdata og dato/tid som normalt.

2. Gå til gentagelsestrinnet

I projektguiden finder du trinnet Gentagelse. Klik på det for at åbne gentagelsesindstillingerne.

3. Aktiver gentagelse

Marker afkrydsningsfeltet for at aktivere gentagelse på projektet.

4. Vælg gentagelsestype

Vælg mellem:

• Statisk: Alle projekter oprettes med det samme
• Dynamisk: Projekter oprettes løbende

5. Vælg interval

Angiv hvor ofte projektet skal gentages:

• Indtast et tal (f.eks. 7)
• Vælg enhed (dag, uge, måned, år)

Eksempel: "7 dage" = ugentlig gentagelse

6. Angiv slutdato

Vælg en slutdato for gentagelserne. Efter denne dato oprettes der ikke flere gentagelser.

7. Vælg weekend-regel

Vælg hvordan weekender skal håndteres:

• Book alligevel
• Spring over
• Flyt til fredag
• Flyt til mandag

8. Vælg data der skal kopieres

Marker hvilke elementer der skal kopieres:

• Medarbejdere
• Materialer
• Relevante brugerdefinerede felter

9. Gem indstillingerne

Klik Næste eller Gem for at aktivere gentagelsen. Ved statisk gentagelse vil alle projekter blive oprettet med det samme.

Begrænsninger

• Ved statisk gentagelse er der en maksimumgrænse (typisk 200 gentagelser)
• Hvis du overskrider grænsen, vises en advarsel med den senest tilladte dato
• Gentagelse er ikke tilgængelig på projekter, der allerede er underprojekter eller har underprojekter

Gem som standard

Du kan gemme dine gentagelsesindstillinger som personlig standard. Dette er nyttigt, hvis du ofte opretter projekter med samme gentagelsesmønster.

Marker Gem som mine standardindstillinger før du gemmer projektet.

Tips

• Start med kortere slutdatoer ved statisk gentagelse, og forlæng efter behov
• Brug dynamisk gentagelse for langvarige serviceaftaler
• Overvej om medarbejdertilknytning skal kopieres - det giver automatisk planlægning, men kan kræve justering
• Gennemgå regelmæssigt gentagelsesprojekter for at sikre de stadig er relevante
• Brug weekend-reglerne aktivt for at undgå projekter på dage, hvor I ikke arbejder