Opret et opslag

Introduktion

Et opslag oprettes i en kort guide med fem trin. De fire første er dem, du udfylder. Det femte, Læsestatus, udfylder medarbejderne for dig, når de begynder at svare.

Du starter guiden ved at klikke Opret opslag øverst i modulet Kommunikation. Hvert trin gemmes for sig, så du kan gå tilbage og rette et trin uden at røre de andre.

Trin 1: Indhold

Overskrift

Overskriften er det, medarbejderen ser først, og det eneste der vises i oversigten. Skriv den som en besked, ikke som et emnefelt: "Ny personalehåndbog gælder fra 1. september" siger mere end "Personalehåndbog".

Overskriften skal udfyldes.

Tekst

Selve indholdet. Du kan bruge fed, kursiv, understregning, punktopstillinger og justering. Hold det kort. Teksten læses typisk på en telefon ude i marken.

Kategori

Vælg den kategori, opslaget hører under. Kategorien vises som en farvet mærkat på opslaget, både i oversigten og i appen, så medarbejderen straks kan se, hvad det handler om.

Kategorien skal vælges. Har I ikke oprettet jeres kategorier endnu, så se artiklen Kategorier på opslag.

Fastgør øverst på tavlen

Sæt flueben, hvis opslaget altid skal ligge øverst hos medarbejderen. Brug det til det, der skal blive stående, for eksempel en sikkerhedsinstruktion eller en vagtplan, og ikke til alt.

Trin 2: Filer og billeder

Træk filer ind i feltet, eller klik for at vælge dem. Medarbejderen kan åbne dem direkte fra opslaget i appen.

Både billeder og dokumenter kan vedhæftes. Typiske eksempler er en PDF med personalehåndbogen, et foto af en detalje på pladsen eller en tegning.

Hovedbillede

Det første billede, du uploader, bliver automatisk opslagets hovedbillede og vises øverst på opslaget. Vil du bruge et andet, kan du udpege det blandt de uploadede billeder.

Trin 3: Modtagere

Vælg, hvem der skal se opslaget:

• Alle medarbejdere: hele virksomheden
• Udvalgte medarbejdere: vælg de enkelte navne
• Medarbejdergrupper: for eksempel alle montører eller hele kontoret
• Afdelinger: vises kun, hvis I bruger afdelinger
• Mærkater: brug jeres eksisterende mærkater til at ramme en gruppe på tværs

Under valget står, hvor mange medarbejdere opslaget rammer, så du kan se det, inden du går videre.

SMS til modtagerne

Er opslaget allerede oprettet, kan du herfra sende en SMS til de samme modtagere. Knappen åbner SMS-vinduet med opslagets tekst klar i beskedfeltet.

SMS'en går kun til de modtagere, der har et telefonnummer, og den trækker SMS-point. Se artiklen Send SMS til medarbejderne.

Trin 4: Udgivelse og svar

Udgives den

Lad feltet stå tomt, hvis opslaget skal ud med det samme. Sætter du en dato frem i tiden, står opslaget som Planlagt i oversigten og går selv i luften på det valgte tidspunkt. Udfylder du ikke klokkeslættet, går opslaget ud fra morgenstunden.

Udløber den

Efter udløbsdatoen forsvinder opslaget fra tavlen. Står feltet tomt, hænger opslaget, indtil du selv fjerner det.

Opslaget kan ikke udløbe, før det er udgivet. Vælger du en udløbsdato før udgivelsen, får du en fejl.

Svar fra medarbejderen

Vælg én af tre:

• Ingen, opslaget skal bare læses: medarbejderen får ingen knap. Du kan stadig se, hvem der har set opslaget.
• Medarbejderen skal bekræfte, at opslaget er læst: medarbejderen får en "Jeg har læst det"-knap. Brug det til en personalehåndbog eller en instruktion.
• Opslaget er en begivenhed: medarbejderen kan melde sig til eller fra. Se artiklen Begivenheder med tilmelding.

Bemærk: En bekræftelse viser, at opslaget er set. Den er ikke en underskrift og kan ikke bruges som en juridisk bindende godkendelse.

Rediger et opslag bagefter

Klik på blyant-ikonet i oversigten. Guiden åbner med det, der allerede står, og du kan rette hvert trin for sig. Klikker du direkte i en kolonne i oversigten, åbner opslaget på det trin, kolonnen hører til.

Tips

• Skriv overskriften, som du ville sige den. Den er det eneste, mange læser
• Én besked pr. opslag. To emner i samme opslag bliver kun halvt læst
• Bed kun om bekræftelse, når du faktisk vil følge op. Ellers vænner medarbejderne sig til at trykke uden at læse
• Planlæg opslag frem i tiden, hvis de skal ud mandag morgen. Så skal du ikke huske det selv