Integration med lønhåndtering

Introduktion

Arbejdstidstabeller spiller en central rolle i lønberegningen ved at definere medarbejdernes forventede arbejdstid. Normtiden fra arbejdstidstabellen bruges til at beregne overarbejde, validere tidsregistreringer og håndtere pauser i forbindelse med lønkørsel.

Forventet tid i lønberegninger

Normtid som beregningsgrundlag

Normtiden fra arbejdstidstabellen bruges som reference for flere lønrelaterede beregninger:

Eksempel: Ugentlig lønberegning

For en medarbejder med 37 timers normtid per uge:

I dette eksempel har medarbejderen 3:30 timers overarbejde, der kan håndteres efter virksomhedens regler.

Overarbejde baseret på normtid

Definition af overarbejde

Overarbejde defineres typisk som arbejdstid ud over den daglige eller ugentlige normtid. Arbejdstidstabellen giver systemet den information, der er nødvendig for at identificere overarbejde automatisk.

Daglig vs. ugentlig overarbejdsberegning

Daglig overarbejde:

• Beregnes hver dag som timer ud over dagens normtid
• Eksempel: 9 timer registreret på en dag med 8 timers normtid = 1 times overarbejde

Ugentlig overarbejde:

• Beregnes først ved ugens udgang
• Tager højde for dage med over- og undertid
• Eksempel: 40 timer registreret i en uge med 37 timers normtid = 3 timers overarbejde

Overarbejdssatser og tillæg

Afhængigt af virksomhedens lønopsætning kan overarbejde udløse forskellige satser:

Bemærk: De specifikke satser afhænger af overenskomst og virksomhedens aftaler. Kontakt din lønansvarlige for præcise satser.

Konfiguration af overarbejde

Hvordan overarbejde håndteres, afhænger af opsætningen:

1. Automatisk overarbejdstimetype: Systemet opretter automatisk overarbejdsregistreringer
2. Manuel konvertering: Overarbejde identificeres, men skal manuelt konverteres
3. Fleks først: Overarbejde lægges til flekssaldo, indtil loftet nås

Pauseregistreringer i lønkørsel

Pausetyper og løneffekt

Arbejdstidstabellen kan definere tre måder at håndtere pauser:

Ingen pauseregistrering

• Pauser er indregnet i normtiden
• Ingen separat visning i løndata
• Enkel administration

Fast pauseregistrering

• Pausen registreres automatisk på et bestemt tidspunkt
• Kan konfigureres til at fratrækkes løn eller ej
• Eksempel: 30 minutters pause fratrækkes automatisk ved arbejdsdage over 6 timer

Dynamisk pauseregistrering

• Medarbejderen registrerer selv sine pauser
• Giver mere fleksibilitet
• Kræver at medarbejderen husker at registrere

Pauser og lønberegning

Pauseregistreringer påvirker lønberegningen på følgende måder:

Eksempel: Pausehåndtering

En medarbejder har følgende arbejdstidstabel:

• Arbejdstid: 08:00 - 16:00
• Fast pause: 30 minutter (ubetalt)
• Normtid: 7 timer 30 minutter

Ved lønkørsel:

1. Faktisk registreret tid: 08:00 - 16:00 = 8 timer
2. Fratrukket pause: 30 minutter
3. Løngivent tid: 7 timer 30 minutter

Integration med løneksport

Data til løneksport

Ved løneksport leverer systemet følgende data baseret på arbejdstidstabellen:

Eksportformat

Løndata eksporteres typisk i følgende format:

Medarbejder-ID | Lønkode | Timer | Sats | Dato
12345         | 1000    | 7.50  | -    | 2024-01-15
12345         | 1100    | 1.50  | 150% | 2024-01-15

Validering før eksport

Systemet validerer løndata før eksport:

• Alle registreringer er godkendt
• Normtid er defineret for alle dage
• Ingen konflikter mellem registreringer
• Timetyper har korrekt lønkode-mapping

Specielle situationer

Skiftende arbejdstider

For medarbejdere med skiftende arbejdstider (f.eks. skiftehold):

1. Opret separate arbejdstidstabeller for hvert skift
2. Brug arbejdstidsplanlæggeren til at tildele den korrekte tabel per periode
3. Systemet beregner automatisk korrekt normtid baseret på den aktive tabel

Deltidsansatte

For deltidsansatte:

• Opret arbejdstidstabeller med reduceret normtid
• Overarbejde beregnes først, når deltidsnormtiden overskrides
• Vær opmærksom på regler om merarbejde vs. overarbejde

Timelønnede

For timelønnede medarbejdere:

• Arbejdstidstabellen kan bruges til planlægning uden normtid-effekt
• Alle registrerede timer betales efter faktisk tid
• Overarbejderegler kan stadig være relevante

Trin-for-trin: Forbered lønkørsel

1. Verificer arbejdstidstabeller

1. Gå til Planlægning > Arbejdstidstabeller
2. Kontroller at alle tabeller har korrekt normtid
3. Verificer pauseopsætning

2. Tjek medarbejdertilknytninger

1. Gå til Brugere
2. Verificer at alle medarbejdere har korrekt arbejdstidstabel
3. Tjek at arbejdstidsplanlæggeren er opdateret

3. Godkend tidsregistreringer

1. Gå til Tidsgodkendelse
2. Gennemgå og godkend alle registreringer
3. Håndter eventuelle afvigelser fra normtid

4. Eksporter løndata

1. Gå til Administration > Løneksport
2. Vælg periode og medarbejdere
3. Gennemgå forhåndsvisning
4. Eksporter data

Fejlfinding

Forkert overarbejdsberegning

Kontroller:

• Arbejdstidstabellens normtid er korrekt
• Den korrekte arbejdstidstabel er tildelt i perioden
• Timetyper er konfigureret korrekt til overarbejde

Pausetid mangler i løndata

Kontroller:

• Pausetype er konfigureret i arbejdstidstabellen
• Medarbejderen har registreret pauser (ved dynamisk registrering)
• Timetype for pause har korrekt lønkode

Normtid matcher ikke aftale

Hvis normtiden ikke matcher medarbejderens faktiske aftale:

1. Tjek arbejdstidstabellen
2. Opret eventuelt en ny tabel med korrekt normtid
3. Tildel den nye tabel til medarbejderen

Tips

• Gennemgå arbejdstidstabeller ved overenskomstfornyelser eller ændringer i arbejdstidsregler
• Opret separate arbejdstidstabeller for forskellige medarbejdergrupper i stedet for at bruge samme tabel til alle
• Test løneksport med et lille datasæt før fuld eksport
• Dokumenter virksomhedens regler for overarbejde og pausehåndtering
• Koordiner med lønbogholder for at sikre korrekt mapping af lønkoder
• Ved tvivl om en medarbejders korrekte normtid, tjek ansættelseskontrakten