Flextime-integration

Introduktion

Arbejdstidstabeller udgør grundlaget for fleksberegning i Mobilplan. Når en medarbejder har en arbejdstidstabel og en flekstidsregel tilknyttet, beregner systemet automatisk forskellen mellem forventet arbejdstid (normtid) og faktisk registreret tid, hvilket resulterer i en fleksaldo.

Bemærk: Denne funktion kræver udvidelsen Fleksmodul. Kontakt din administrator, hvis din virksomhed ikke har adgang til denne funktion.

Forudsætninger

For at fleksberegning fungerer korrekt, skal følgende være på plads:

1. Arbejdstidstabel: Medarbejderen skal have en arbejdstidstabel tildelt
2. Flekstidsregel: Medarbejderen skal have en flekstidsregel tilknyttet
3. Opstartsdato: Der skal være angivet en opstartsdato for fleksberegning
4. Tidsregistreringer: Medarbejderen skal registrere sine timer i systemet

Arbejdstidstabellen som grundlag

Normtid i arbejdstidstabellen

Arbejdstidstabellen definerer den forventede arbejdstid (normtid) for hver ugedag. Denne normtid er afgørende for fleksberegningen:

Total ugentlig normtid: 37:00

Sådan bruges normtiden

Normtiden fra arbejdstidstabellen bruges til at:

• Beregne hvor mange timer medarbejderen forventes at arbejde per dag/uge
• Sammenligne med de faktisk registrerede timer
• Beregne over- eller underskud på flekssaldoen
• Identificere overarbejde ud over normal arbejdstid

Forventet tid vs. faktisk registreret tid

Beregning af fleks

Fleksaldoen beregnes som forskellen mellem faktisk registreret tid og forventet tid:

Fleksaldo = Faktisk registreret tid - Forventet tid (normtid)

Eksempler på daglig fleksberegning

Eksempel 1: Overarbejde

• Normtid (mandag): 07:30
• Faktisk registreret: 09:00
• Fleks for dagen: +01:30

Eksempel 2: Kortere dag

• Normtid (mandag): 07:30
• Faktisk registreret: 06:00
• Fleks for dagen: -01:30

Eksempel 3: Præcis normtid

• Normtid (mandag): 07:30
• Faktisk registreret: 07:30
• Fleks for dagen: 00:00

Hvilke registreringer tæller med?

Systemet medregner kun tidsregistreringer, der:

• Er markeret som fleksbare (afhænger af timetypeopsætning)
• Falder inden for den aktive fleksperiode
• Ikke er afvist eller slettet

Bemærk: Timetyper kan konfigureres til at tælle eller ikke tælle med i fleksberegningen. Kontakt din administrator for at verificere opsætningen.

Akkumulering af flekssaldo

Løbende saldo

Flekssaldoen akkumuleres løbende dag for dag:

Fleksloft og -gulv

Hvis din virksomhed har adgang til Fleksmodulet, kan der være defineret grænser for flekssaldoen:

• Maksimal positiv saldo: Det højeste antal timer, der kan opspares (f.eks. +50 timer)
• Maksimal negativ saldo: Det laveste antal timer, der kan skyldes (f.eks. -20 timer)

Når loftet nås, akkumuleres yderligere overarbejde typisk ikke som fleks, men kan i stedet håndteres som overarbejde til udbetaling.

Periodisk afregning

Flekstidsreglen kan indeholde regler for periodisk afregning:

• Månedlig afregning: Saldoen nulstilles eller afregnes ved månedens udgang
• Kvartalsvis afregning: Saldoen afregnes hvert kvartal
• Årlig afregning: Saldoen overføres eller afregnes ved årets udgang

Hvordan normtid påvirker fleksberegningen

Ændring af arbejdstidstabel

Hvis en medarbejders arbejdstidstabel ændres, påvirker det fremtidige fleksberegninger:

1. Før ændringsdato: Fleks beregnes ud fra den gamle normtid
2. Efter ændringsdato: Fleks beregnes ud fra den nye normtid

Vigtigt: Historiske beregninger ændres ikke ved skift af arbejdstidstabel. Overvej at nulstille flekssaldoen ved større ændringer.

Dage uden normtid

For dage uden defineret normtid (typisk weekend):

• Normtid = 0
• Alle registrerede timer tæller som positiv fleks
• Eller de kan konfigureres som overarbejde afhængigt af timetypen

Helligdage og fridage

Håndtering af helligdage afhænger af virksomhedens opsætning:

• Ingen særlig håndtering: Normal fleksberegning
• Reduceret normtid: Normtiden nedsættes på helligdage
• Fridag: Dagen tæller ikke med i fleksberegningen

Kontakt din administrator for information om, hvordan helligdage håndteres i jeres opsætning.

Trin-for-trin: Tjek flekssaldo

1. Se medarbejderens flekssaldo

1. Gå til Brugere og vælg medarbejderen
2. Find sektionen Fleks eller Arbejdstid
3. Den aktuelle flekssaldo vises sammen med periode

2. Se detaljeret flekshistorik

Hvis din virksomhed har adgang til detaljerede fleksrapporter:

1. Gå til Rapporter > Fleksrapporter
2. Vælg medarbejder og periode
3. Se daglig opbygning af flekssaldoen

3. Eksporter fleksdata

1. Gå til fleksrapporten
2. Klik på Eksporter
3. Vælg format (CSV eller Excel)
4. Download filen

Fejlfinding

Flekssaldo beregnes ikke

Kontroller at:

• Medarbejderen har en arbejdstidstabel tildelt
• Medarbejderen har en flekstidsregel tilknyttet
• Opstartsdatoen for fleks er korrekt angivet
• Tidsregistreringer er godkendt

Forkert fleksberegning

Hvis flekssaldoen ser forkert ud:

1. Tjek at arbejdstidstabellen har korrekt normtid
2. Verificer at tidsregistreringer er korrekte
3. Kontroller at timetyper er sat op til at tælle med i fleks
4. Tjek om der er ændringer i arbejdstidstabellen midt i perioden

Fleks nulstilles uventet

Dette kan skyldes:

• Periodisk afregning i flekstidsreglen
• Manuel nulstilling af administrator
• Skift af flekstidsregel

Tips

• Sørg for at arbejdstidstabellens normtid matcher medarbejderens faktiske ansættelsesvilkår
• Informer medarbejdere om fleksloft og -gulv, så de kan planlægge deres arbejdstid
• Gennemgå flekssaldi regelmæssigt for at opdage eventuelle fejl tidligt
• Ved ansættelsesændringer (f.eks. fra fuldtid til deltid), overvej om flekssaldoen skal nulstilles
• Dokumenter eventuelle særlige aftaler om fleks for den enkelte medarbejder
• Brug rapporter til at få overblik over afdelingers samlede flekssaldo