Låsning og datafelter

Introduktion

Mobilplan giver dig mulighed for at kontrollere, hvornår medarbejdere kan redigere deres tidsregistreringer, og hvilke ekstra oplysninger de skal angive. Denne guide beskriver låsning af registreringer og brugerdefinerede felter.

Låsning af registreringer

Hvad er låsning?

Låsning forhindrer medarbejdere i at redigere eller slette tidsregistreringer efter en vis tid. Dette sikrer:

• Dataintegritet efter lønkørsel
• Forhindring af efterfølgende ændringer
• Bedre revisionsspor

Automatisk låsning efter antal dage

Du kan konfigurere systemet til automatisk at låse registreringer efter et bestemt antal dage.

Indstillinger:

Eksempel:

• Indstilling: 3 døgn
• Medarbejder opretter registrering mandag
• Registreringen kan redigeres til og med torsdag
• Fra fredag er registreringen låst

Konfiguration af automatisk låsning

1. Gå til Indstillinger > App-indstillinger > Tidsregistrering
2. Find feltet Lås registreringer
3. Vælg det ønskede antal dage (eller slå fra)
4. Gem indstillingerne

Særlig låsning for afviste registreringer

Afviste registreringer kan have en separat låsningspolitik. Dette er nyttigt, fordi:

• Afviste registreringer skal typisk korrigeres hurtigt
• Man ønsker ofte kortere frist for afviste end for normale registreringer

Standardindstilling: Afviste registreringer låses efter 3 dage.

Konfiguration:

1. Gå til Indstillinger > App-indstillinger > Tidsregistrering
2. Find feltet Lås afviste registreringer efter
3. Vælg det ønskede antal dage
4. Gem indstillingerne

Hvad sker der med låste registreringer?

Når en registrering er låst:

• Medarbejderen kan ikke redigere eller slette registreringen i app'en
• Administratorer med særlige rettigheder kan stadig redigere
• Registreringen vises med et låse-ikon
• Eventuelle forsøg på redigering viser en fejlmeddelelse

Undtagelser fra låsning

Følgende kan stadig redigere låste registreringer:

• Administratorer med fuld adgang
• Brugere med specifik "rediger låste registreringer"-rettighed

Brugerdefinerede felter

Hvad er brugerdefinerede felter?

Brugerdefinerede felter giver mulighed for at tilføje ekstra informationsfelter til tidsregistreringer ud over standardfelterne. Typiske anvendelser:

• Projektspecifikke oplysninger
• Kundehenvisninger
• Arbejdsbeskrivelser
• Interne koder

Typer af brugerdefinerede felter

Du kan oprette forskellige typer felter:

Tekstfelt

Et enkelt tekstinput til fri tekst.

Anvendelse: Korte beskrivelser, navne, referencer

Tekstområde

Et større tekstfelt til længere tekst.

Anvendelse: Detaljerede arbejdsbeskrivelser, noter

Dropdown/Valgliste

En liste med foruddefinerede valgmuligheder.

Anvendelse: Kategorisering, standardiserede værdier

Tal

Et felt der kun accepterer numeriske værdier.

Anvendelse: Mængder, antal, beløb

Dato

Et felt til datoværdier med datovælger.

Anvendelse: Leveringsdatoer, deadlines

Feltegenskaber

For hvert brugerdefineret felt kan du konfigurere:

Påkrævet

Feltet skal udfyldes før registreringen kan gemmes.

Synlighed

Bestem hvornår feltet vises:

• Altid
• Kun for bestemte projekter
• Kun for bestemte timetyper
• Kun for bestemte brugergrupper

Standardværdi

En foruddefineret værdi der udfyldes automatisk.

Visning i oversigter

Om feltet skal vises i godkendelsesoversigten og rapporter.

Tidsregistreringsindstillinger

Afrunding af tid

Konfigurer hvordan registreret tid afrundes:

Afrundingstype:

• Rund til nærmeste: Afrundes til nærmeste interval (f.eks. 07:07 bliver 07:15 ved 15 min. afrunding)
• Pr. påbegyndt: Rundes altid op (f.eks. 07:01 bliver 07:15)
• Pr. afsluttet: Rundes altid ned (f.eks. 07:14 bliver 07:00)

Afrundingsinterval:

• 1 minut (ingen afrunding)
• 5 minutter
• 15 minutter
• 30 minutter
• 45 minutter
• 60 minutter

Separat afrunding for løntid

Du kan have forskellige afrundingsregler for:

• Registreret tid: Den tid medarbejderen faktisk registrerer
• Løntid: Den tid der bruges til lønberegning

Eksempel:

• Registreret tid afrundes til 1 minut (præcis)
• Løntid afrundes til 15 minutter (til lønberegning)

Standard timevalg

Angiv den standardværdi der vises i timevælgeren ved oprettelse af registreringer.

Indstilling: 1-12 timer (standard: 7 timer)

Maksimalt antal timer

Sæt en øvre grænse for, hvor mange timer der kan registreres i én registrering.

Indstilling: Op til 24 timer (standard: 24 timer)

Praktisk opsætning

Anbefalet opsætning for de fleste virksomheder

Låsning:

• Automatisk låsning: 7 døgn
• Afviste registreringer: 3 døgn

Afrunding:

• Afrundingstype: Rund til nærmeste
• Interval: 15 minutter
• Separat løntid: Aktiveret

Standard:

• Standard timevalg: 8 timer (for fuldtidsansatte)
• Maksimalt: 12 timer

Opsætning for streng kontrol

Låsning:

• Automatisk låsning: 1 døgn
• Afviste registreringer: 1 døgn

Afrunding:

• Afrundingstype: Pr. påbegyndt (til fordel for medarbejder)
• Interval: 15 minutter

Tips

• Start med en moderat låseperiode (3-5 dage) og juster baseret på erfaringer
• Informér medarbejderne om låsningspolitikken, så de ved, hvornår de skal korrigere fejl
• Brug brugerdefinerede felter sparsommeligt - for mange felter kan gøre registrering besværlig
• Overvej at gøre vigtige brugerdefinerede felter påkrævede for at sikre konsekvent data
• Test afrundingsreglerne grundigt før udrulning
• Gennemgå regelmæssigt om brugerdefinerede felter stadig er relevante

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg låse registreringer manuelt?

Låsning sker automatisk baseret på de konfigurerede regler. Der er ikke mulighed for manuel låsning af enkelte registreringer.

Hvad sker der ved lønkørsel?

Låsning er uafhængig af lønkørsel. Hvis I har behov for at låse efter lønkørsel, skal låseperioden sættes til at matche jeres lønperiode.

Kan medarbejdere se brugerdefinerede felter i app'en?

Ja, brugerdefinerede felter vises i app'en ved oprettelse og redigering af registreringer, afhængigt af synlighedsindstillingerne.

Kan jeg eksportere brugerdefinerede felter?

Ja, brugerdefinerede felter kan inkluderes i rapporter og eksporter.