Påmindelser og notifikationer

Introduktion

Mobilplan kan automatisk sende påmindelser og notifikationer til medarbejdere og kunder. Påmindelser hjælper med at sikre, at registreringer udføres korrekt og til tiden, at medarbejdere ikke glemmer at stemple ud, og at kunder informeres om planlagte besøg.

Påmindelser konfigureres under Indstillinger > Påmindelser.

Påmindelsestyper

Mobilplan understøtter flere typer automatiske påmindelser, der dækker forskellige situationer i hverdagen.

Stempelur - Glemt udstempling

Sender en påmindelse til medarbejdere, der har glemt at stemple ud fra stempeluret.

Anvendelse: Denne påmindelse forebygger unøjagtigheder i tidsregistreringen ved at minde medarbejdere om at stemple ud. Den er særligt nyttig for medarbejdere, der bruger stempeluret dagligt.

Konfiguration:

• Angiv hvor mange timer efter indstempling, påmindelsen sendes (f.eks. efter 10 timer)

Arbejdstid - Manglende registrering

Sender påmindelse til medarbejdere, der mangler at registrere arbejdstid for en given periode.

Anvendelse: Sørger for, at alle medarbejdere får registreret deres timer, så godkendere kan afslutte lønperioder til tiden.

Konfiguration:

• Vælg periodeinterval (samme dag, dagen efter, 7 dage osv.)
• Angiv tidspunkt for afsendelse

Arbejdstid - Periodisk overblik

Sender et periodisk overblik over medarbejderens registreringer.

Anvendelse: Giver medarbejdere mulighed for at tjekke deres registreringer og opdage eventuelle fejl, før lønperioden afsluttes.

Konfiguration:

• Vælg periodeinterval
• Angiv startdato for perioden
• Angiv afsendelsestidspunkt

Godkender-notifikationer

Sender påmindelser til godkendere om registreringer, der afventer godkendelse.

Bemærk: Denne funktion kræver, at din virksomhed har adgang til Flergodkender-udvidelsen.

Tilgængelige notifikationer:

• Mangler godkendelse af registrering - Påmind godkendere om afventende timeregistreringer
• Mangler godkendelse af fravær - Påmind godkendere om afventende fraværsanmodninger

Planlægnings-notifikationer

Påmindelser relateret til planlægningsmodulet.

Bemærk: Disse funktioner kræver, at din virksomhed har adgang til Planlægnings-udvidelsen.

Tilgængelige notifikationer:

• Glemt indstempling - Påmind medarbejdere, der ikke har stemplet ind til en planlagt opgave
• Glemt udstempling - Påmind medarbejdere, der ikke har stemplet ud efter en planlagt opgave slutter

Konfiguration:

• Angiv hvor lang tid efter planlagt start/slut påmindelsen sendes

Kunde-reminder

Sender automatisk påmindelse til kunden om et kommende besøg.

Anvendelse: Informér kunder om planlagte servicebesøg, så de kan forberede sig og sikre adgang. Dette reducerer spildt tid på grund af manglende adgang eller uafklarede forventninger.

Konfiguration:

• Angiv hvor lang tid før besøget påmindelsen sendes (timer og minutter)

Opret en ny påmindelse

1. Gå til påmindelser

Naviger til Indstillinger > Påmindelser.

2. Klik Opret

Klik på knappen for at oprette en ny påmindelse.

3. Vælg påmindelsestype

Vælg hvilken type påmindelse, du vil oprette. Listen viser de tilgængelige typer baseret på din virksomheds moduler.

Bemærk: Visse typer kræver specifikke udvidelser. Hvis en type er nedtonet, skal den relevante udvidelse aktiveres først.

4. Angiv stamdata

Titel: Giv påmindelsen en beskrivende titel, der gør den nem at genkende i oversigten. F.eks.:

• "Glemt udstempling - efter 10 timer"
• "Manglende timer - daglig påmindelse"
• "Kundebesøg - 24 timer før"

Tidsindstillinger: Afhængigt af påmindelsestypen skal du konfigurere timing:

5. Afgræns med tags

Brug tags til at afgrænse, hvilke medarbejdere påmindelsen gælder for. Dette er nyttigt, hvis du kun vil sende påmindelser til bestemte grupper.

Eksempler:

• Kun medarbejdere med tag "Timeløn" skal modtage påmindelse om manglende registreringer
• Kun medarbejdere med tag "Service" skal modtage planlagte påmindelser

6. Konfigurer besked

Skriv den beskedtekst, der sendes til modtageren. Brug dynamiske værdier til at inkludere relevant information:

Tip: Hold beskeden kort og præcis. For SMS vises estimeret antal tegn og SMS-pris.

7. Vælg notifikationskanal

Vælg hvordan påmindelsen skal leveres:

Du kan vælge flere kanaler for samme påmindelse.

8. Gem

Klik Gem for at oprette påmindelsen. Nye påmindelser er som standard aktive.

Administrer eksisterende påmindelser

Oversigt

Under Påmindelser ser du en liste over alle oprettede påmindelser med:

• Titel
• Type
• Afsendelsestidspunkt
• Status (Aktiv/Inaktiv)

Rediger påmindelse

Klik på en påmindelse for at redigere dens indstillinger. Du kan ændre alle indstillinger undtagen typen.

Bemærk: Påmindelsestypen kan ikke ændres efter oprettelse. Hvis du har brug for en anden type, skal du oprette en ny påmindelse.

Aktivér/Deaktivér

For midlertidigt at stoppe en påmindelse:

1. Åbn påmindelsen
2. Gå til Aktiv-trinnet
3. Slå påmindelsen fra
4. Gem

Dette er nyttigt, hvis du vil pause en påmindelse uden at slette den.

Slet påmindelse

Klik på slet-ikonet for at fjerne en påmindelse permanent.

Eksempler på opsætning

Undgå glemte udstemplinger

Type: Stempelur - Glemt udstempling
Tidsindstilling: Efter 10 timer
Kanal: Push
Besked: "Hej $name, har du glemt at stemple ud? Du stemplede ind for over 10 timer siden."

Daglig påmindelse om manglende timer

Type: Arbejdstid - Manglende registrering
Periode: Samme dag
Afsendelse: Kl. 16:00
Kanal: Push
Besked: "Husk at registrere dine timer for i dag."

Ugentlig påmindelse om manglende timer

Type: Arbejdstid - Manglende registrering
Periode: 1 uge
Afsendelse: Fredag kl. 14:00
Kanal: Push + E-mail
Besked: "Du mangler at registrere timer for denne uge. Sørg for at registrere inden weekend."

Kundeservice-påmindelse

Type: Kunde-reminder
Tidsindstilling: 24 timer før
Kanal: SMS
Besked: "Kære kunde, vi minder om vores besøg i morgen kl. $time på adressen $address. Kontakt os på [telefonnummer] ved spørgsmål."

Påmindelse ved glemt indstempling til planlagt opgave

Type: Planlægning - Glemt indstempling
Tidsindstilling: 30 minutter efter planlagt start
Kanal: Push
Besked: "Du har en planlagt opgave hos $customer, men har ikke stemplet ind endnu. Er du på vej?"

Tips

• Start med få, vigtige påmindelser - For mange påmindelser kan blive ignoreret og opfattes som støj
• Test på dig selv først - Send påmindelser til dig selv eller en testbruger, før du aktiverer dem for alle
• Overvej tidspunkter - Send ikke påmindelser midt om natten eller i weekenden (med mindre det er relevant)
• Brug tags strategisk - Differentier påmindelser for forskellige medarbejdergrupper
• Hold beskeder korte - Især for SMS, hvor lange beskeder koster mere
• Kombinér kanaler - Brug push til hurtige påmindelser og e-mail til detaljeret information
• Gennemgå regelmæssigt - Evaluér om påmindelserne stadig er relevante og effektive
• Husk kontaktoplysninger - Medarbejdere og kunder skal have korrekte mobilnumre og e-mailadresser for at modtage SMS og e-mail