Inviter medarbejdere

Introduktion

Når du har oprettet en medarbejder i Mobilplan, skal de have deres loginoplysninger for at kunne tilgå systemet. Invitationsfunktionen gør det nemt at sende velkomstbeskeder med brugernavn og password via SMS, e-mail eller begge dele.

Sådan finder du funktionen

Invitationsfunktionen findes flere steder i systemet:

1. Fra medarbejderlisten: Vælg en eller flere medarbejdere og klik Send invitation
2. Fra medarbejderkortet: Åbn en specifik medarbejder og find Inviter eller Send loginoplysninger
3. Efter oprettelse: Systemet tilbyder ofte at sende invitation direkte efter oprettelse af ny medarbejder

Hovedfunktioner

Send invitation

Send loginoplysninger til nye medarbejdere så de kan komme i gang med at bruge Mobilplan.

Invitationen indeholder typisk:

• Velkomstbesked
• Brugernavn
• Midlertidigt password
• Link til login eller app-download

Gensend invitation

Hvis en medarbejder ikke har modtaget eller har mistet sin invitation:

1. Find medarbejderen i systemet
2. Vælg Gensend invitation
3. Invitationen sendes igen med de eksisterende eller nye loginoplysninger

Generér nyt password

Hvis medarbejderen har glemt sit password, kan du generere et nyt:

1. Åbn medarbejderkortet
2. Find sektionen for legitimationsoplysninger
3. Klik Generér nyt password
4. Det nye password kan sendes via invitation

Bemærk: Det gamle password deaktiveres når et nyt genereres.

Afsendelsesmetoder

SMS

• Hurtig og direkte levering til medarbejderens telefon
• Kræver at mobilnummer er registreret på medarbejderen
• Begrænset tekstlængde - bruges til korte beskeder

E-mail

• Kan indeholde mere detaljeret information
• Kræver at e-mailadresse er registreret på medarbejderen
• Medarbejderen kan gemme mailen som reference

Kombineret (SMS + E-mail)

• Sender både SMS og e-mail
• Øger chancen for at medarbejderen modtager beskeden
• SMS fungerer som notifikation, e-mail som detaljeret vejledning

Tilpasset beskedtekst

Du kan tilpasse indholdet af invitationsbeskeden med dynamiske felter.

Dynamiske felter

Brug disse pladsholdere i din beskedskabelon:

Eksempel på beskedskabelon

SMS:

Hej $firstname! Velkommen til Mobilplan.
Login: $username
Password: $password
Download appen her: [link]

E-mail:

Kære $firstname $lastname,
Velkommen til Mobilplan hos $company.
Dine loginoplysninger:
Brugernavn: $username
Password: $password
Du kan logge ind via appen eller admin-panelet.
Med venlig hilsen
$company

Trin-for-trin: Inviter en ny medarbejder

1. Opret medarbejderen

Sørg for at medarbejderen er oprettet med:

• Mobilnummer (for SMS)
• E-mailadresse (for e-mail)
• Brugertype og rettigheder

2. Åbn invitationsdialog

Find knappen Inviter eller Send loginoplysninger på medarbejderkortet.

3. Vælg afsendelsesmetode

Vælg om invitationen skal sendes via:

• Kun SMS
• Kun e-mail
• Både SMS og e-mail

4. Tilpas besked (valgfrit)

Rediger beskedteksten hvis standardskabelonen skal tilpasses. Brug dynamiske felter for personalisering.

5. Kontroller og send

1. Se forhåndsvisning af beskeden
2. Bekræft at modtageroplysninger er korrekte
3. Klik Send for at afsende invitationen

6. Bekræft modtagelse

Følg op med medarbejderen for at sikre:

• Invitationen er modtaget
• Login fungerer
• Eventuelle spørgsmål besvares

Masseudsendelse

Du kan sende invitationer til flere medarbejdere samtidig:

1. Gå til Medarbejdere
2. Marker de ønskede medarbejdere i listen
3. Vælg Send invitation fra massehandlingsmenuen
4. Vælg afsendelsesmetode
5. Bekræft udsendelse

Tip: Brug denne funktion ved onboarding af flere nye medarbejdere samtidig.

Sikkerhed

Passwordhåndtering

• Genererede passwords er midlertidige
• Opfordr medarbejdere til at skifte password ved første login
• Passwords sendes kun ved invitation - de gemmes ikke i klartekst

Afsenderidentitet

Invitationer sendes med den konfigurerede afsenderidentitet:

• E-mail: Afsendernavn og Reply-To adresse fra Identitetsindstillinger
• SMS: Afsendernavn fra SMS-identitet (maks 11 karakterer)

Fejlfinding

Medarbejder modtager ikke SMS

• Kontroller at mobilnummeret er korrekt formateret
• Tjek at nummeret er aktivt
• Visse numre kan blokere for automatiske beskeder

Medarbejder modtager ikke e-mail

• Kontroller at e-mailadressen er korrekt
• Tjek spam/uønsket post-mappen
• Visse virksomheders mailservere kan blokere automatiske mails

Login virker ikke

• Kontroller at brugernavn og password er indtastet korrekt
• Tjek om medarbejderen har den rette brugertype
• Verificer at medarbejderen ikke er deaktiveret

Tips

• Send altid både SMS og e-mail for at maksimere leveringssikkerheden
• Tilpas beskedskabelonen med virksomhedens tone og praktiske informationer
• Følg op personligt med nye medarbejdere for at sikre en god onboarding
• Generér nye passwords i stedet for at genbruge gamle ved gensendelse
• Hold beskedteksten kort og fokuseret - medarbejdere læser sjældent lange beskeder
• Inkluder link til app-download i invitationsbeskeden for app-brugere