Dokumentportal-indstillinger

Introduktion

Dokumentportal-indstillingerne giver dig mulighed for at tilpasse standardværdier og tekster for dokumenter, der sendes via Dokumentportalen. Ved at konfigurere disse indstillinger sikrer du en ensartet og professionel kundeoplevelse.

Bemærk: Denne funktion kræver Dokumentportal-udvidelsen. Hvis din virksomhed ikke har adgang til Dokumentportalen, kontakt Mobilplan support for at høre mere om muligheden.

Adgang til indstillinger

Hvis din virksomhed har adgang til Dokumentportal-udvidelsen, finder du indstillingerne under Indstillinger > Dokumentportal.

Standardtekster

Du kan tilpasse de tekster, der vises i e-mails og på portalsiden, når du sender dokumenter til kunder.

E-mail emne

Standardteksten for e-mailens emnelinje. Du kan bruge variabler til automatisk at indsætte projektinformation:

{projekt} - Projektets navn
{kunde} - Kundens navn
{virksomhed} - Dit virksomhedsnavn

Eksempel: "Dokumentation fra {virksomhed} vedr. {projekt}"

E-mail brødtekst

Standardteksten i selve e-mailen. Teksten kan tilpasses med variabler og formatering.

Eksempel:

Kære {kontakt},
Vedhæftet finder du dokumentation vedrørende {projekt}.
Du kan se dokumenterne ved at klikke på linket nedenfor.
Med venlig hilsen
{virksomhed}

Velkomsttekst på portalen

Den tekst kunden ser, når de åbner dokumentportalen. Brug denne til at forklare hvad kunden skal gøre.

Tak-besked efter underskrift

Teksten der vises efter kunden har underskrevet et dokument.

Udløbsdato

Konfigurer hvor længe dokumenter er tilgængelige via Dokumentportalen.

Standard udløbsperiode

Angiv en standardperiode for hvornår dokumentlinks udløber:

Værdi	Beskrivelse
Antal dage	F.eks. 14 dage
Antal uger	F.eks. 4 uger
Antal måneder	F.eks. 3 måneder
Ingen udløb	Dokumentet forbliver tilgængeligt

Anbefaling: For tilbud anbefales en kortere periode (f.eks. 14-30 dage) for at skabe handling. For kvalitetsdokumentation kan en længere periode (f.eks. 6-12 måneder) være passende.

Udløbsadfærd

Vælg hvad der sker når et dokument udløber:

Skjul dokument: Kunden kan ikke længere se dokumentet
Vis som udløbet: Dokumentet vises, men kunden kan ikke underskrive

Signaturkrav

Konfigurer standardindstillinger for digital underskrift.

Standard signaturkrav

Vælg standardindstillingen for nye dokumenter:

Indstilling	Beskrivelse
Ingen signatur	Dokumentet kræver ikke underskrift
Valgfri signatur	Kunden kan vælge at underskrive, men det er ikke påkrævet
Påkrævet signatur	Kunden skal underskrive for at fuldføre

Bemærk: Du kan altid overskrive standardindstillingen ved afsendelse af det enkelte dokument.

Signaturtype

Hvis signatur er påkrævet, kan du vælge signaturtype:

Simpel signatur: Kunden skriver under med navn og bekræftelse
Tegnet signatur: Kunden tegner sin underskrift på skærmen

Påkrævet information ved signatur

Vælg hvilke oplysninger kunden skal angive ved underskrift:

Fulde navn (altid påkrævet)
E-mail
Telefonnummer
Titel/stilling

Standard bilag

Upload filer, der automatisk vedhæftes alle dokumenter sendt via portalen.

Anvendelse

Standard bilag er nyttige til:

Generelle forretningsbetingelser
Garantivilkår
Sikkerhedsinstruktioner
Virksomhedspræsentation

Upload bilag

Klik Tilføj bilag
Vælg filen (PDF anbefales)
Angiv et navn til bilaget
Vælg om bilaget skal være synligt eller downloadbart

Bilagsindstillinger

For hvert bilag kan du konfigurere:

Synlig: Bilaget vises i dokumentlisten
Downloadbar: Kunden kan downloade bilaget
Aktiv: Bilaget vedhæftes automatisk (kan deaktiveres midlertidigt)

Trin-for-trin: Konfigurer Dokumentportal

1. Gå til indstillinger

Naviger til Indstillinger > Dokumentportal.

2. Tilpas standardtekster

Rediger e-mail emne, brødtekst og portaltekster så de matcher jeres kommunikationsstil.

3. Angiv udløbsperiode

Vælg en passende standardperiode for dokumenters tilgængelighed.

4. Konfigurer signaturkrav

Beslut om dokumenter som standard skal kræve underskrift.

5. Upload standard bilag

Tilføj eventuelle filer der altid skal vedhæftes.

6. Gem indstillinger

Klik Gem for at aktivere ændringerne.

Tips

Hold e-mailtekster korte og professionelle - kunden skal hurtigt forstå formålet
Brug variabler i tekster for at personalisere kommunikationen automatisk
Vælg udløbsperioder der matcher dokumenttypen - tilbud bør have kortere udløb end dokumentation
Overvej "valgfri signatur" hvis I ønsker sporbarhed uden at belaste kunden
Gennemgå standard bilag regelmæssigt for at sikre de er opdaterede
Test dokumentportalen fra kundens perspektiv for at sikre en god oplevelse
Husk at opdatere standardtekster ved sæsonændringer eller kampagner

Cookies