Godkendelsesassistenter

Introduktion

Godkendelsesassistenter er automatiske kontrolfunktioner, der hjælper godkendere med at identificere potentielle afvigelser i tidsregistreringer. Når en registrering afviger fra det forventede, flagger systemet den med en gul eller rød advarsel, så godkenderen kan tage stilling.

Denne guide beskriver hvordan du konfigurerer de enkelte assistenter i Indstillinger > Godkendelsesassistenter.

Bemærk: Godkendelsesassistenter er en udvidelse. Kontakt Mobilplan support, hvis din virksomhed ikke har adgang til denne funktion.

Oversigt over assistenter

Mobilplan tilbyder syv godkendelsesassistenter:

Konfigurationsmuligheder

For hver assistent kan du konfigurere følgende:

Tilgængelighed

• Deaktiveret: Assistenten bruges ikke
• Tilgængelig: Kan aktiveres per medarbejder/projekt
• Altid aktiveret: Aktiv for alle registreringer

Grænseværdier

Angiv hvornår systemet skal vise advarsler:

• Gul grænse: Moderat afvigelse - godkender bør være opmærksom
• Rød grænse: Betydelig afvigelse - kræver nærmere undersøgelse

Påkrævet godkendelse

• Tillad godkendelse med advarsel: Godkender kan godkende trods advarsler
• Kræv kommentar ved gul: Godkender skal skrive kommentar før godkendelse
• Kræv kommentar ved rød: Godkender skal skrive kommentar før godkendelse
• Bloker godkendelse ved rød: Registreringen kan ikke godkendes med rød advarsel

De enkelte assistenter

Ugentlig normtid

Sammenligner medarbejderens samlede ugetid med den normtid, der er defineret i arbejdstidstabellen.

Kræver: Arbejdstidstabel-modulet og at medarbejderen har en arbejdstidstabel tilknyttet.

Konfiguration:

• Gul grænse: Procentvis afvigelse (standard: 5%)
• Rød grænse: Procentvis afvigelse (standard: 10%)

Eksempel:

• Ugentlig normtid: 37 timer
• Gul grænse 5% = 1,85 timer
• Rød grænse 10% = 3,7 timer
• Registreret 40 timer = 3 timers afvigelse (gul advarsel)

Daglig normtid

Sammenligner den daglige registrerede tid med normtiden for den pågældende dag fra arbejdstidstabellen.

Kræver: Arbejdstidstabel-modulet og at medarbejderen har en arbejdstidstabel tilknyttet.

Konfiguration:

• Gul grænse: Procentvis afvigelse (standard: 5%)
• Rød grænse: Procentvis afvigelse (standard: 10%)

Eksempel:

• Daglig normtid: 7,4 timer
• Gul grænse 5% = 22 minutter
• Rød grænse 10% = 44 minutter
• Registreret 6 timer = 1,4 timers afvigelse (rød advarsel)

Geo afvigelse

Kontrollerer afstanden mellem medarbejderens GPS-position ved stempling og projektets adresse.

Kræver: Stempelur-modulet, GPS-tilladelse i app og at projektet har en registreret adresse.

Konfiguration:

• Gul grænse: Afstand i meter (standard: 500m)
• Rød grænse: Afstand i meter (standard: 2000m)

Eksempel:

• Projekt ligger på Industrivej 10, Odense
• Medarbejder stempler 1,5 km fra adressen
• Gul advarsel vises (mellem 500m og 2000m)

Anvendelse: Særligt nyttig for feltarbejde og mobile medarbejdere, hvor det er vigtigt at sikre, at registreringer sker på det korrekte arbejdssted.

Planlægningsafvigelse

Sammenligner den registrerede tid med den planlagte tid for medarbejderen på den pågældende dag.

Kræver: Planlægnings-modulet og at medarbejderen har planlægninger.

Konfiguration:

• Gul grænse: Afvigelse i minutter (standard: 15 min)
• Rød grænse: Afvigelse i minutter (standard: 30 min)

Eksempel:

• Planlagt: 07:00-15:30 på Projekt A
• Registreret: 08:00-16:00 på Projekt A
• Afvigelse: 60 + 30 = 90 minutter (rød advarsel)

Stempellog afvigelse

Sammenligner den registrerede løntid med de faktiske stempeltider fra stempeluret.

Kræver: Stempelur-modulet.

Konfiguration:

• Gul grænse: Afvigelse i minutter (standard: 15 min)
• Rød grænse: Afvigelse i minutter (standard: 30 min)

Eksempel:

• Stemplet ind: 06:55, stemplet ud: 15:35
• Registreret: 07:30-16:00
• Afvigelse på start: 35 min, afvigelse på slut: 25 min
• Samlet afvigelse: 60 minutter (rød advarsel)

11-timers reglen

Kontrollerer at medarbejderen har mindst 11 timers hvile mellem to arbejdsdage i henhold til EU's arbejdstidsdirektiv.

Kræver: Ingen specifikke moduler.

Konfiguration:

• Denne assistent har kun én grænse: 11 timer
• Advarslen er altid rød ved overtrædelse

Eksempel:

• Igår sluttid: 22:00
• I dag starttid: 06:00
• Hvileperiode: 8 timer (rød advarsel)

Bemærk: Fraværstyper som ferie og sygdom medregnes ikke i beregningen.

48-timers reglen

Kontrollerer at medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid over en 4-måneders periode ikke overstiger 48 timer i henhold til EU's arbejdstidsdirektiv.

Kræver: Ingen specifikke moduler.

Konfiguration:

• Gul grænse: Timer pr. uge (standard: 42 timer)
• Rød grænse: Timer pr. uge (standard: 48 timer)

Eksempel:

• Samlet registreret tid over 4 måneder: 800 timer
• Antal uger: 17
• Ugentligt gennemsnit: 47 timer (gul advarsel)

Trin-for-trin: Konfigurer godkendelsesassistenter

1. Gå til indstillinger

Naviger til Indstillinger > Godkendelsesassistenter.

2. Vælg assistent

Klik på den assistent, du vil konfigurere.

3. Angiv tilgængelighed

Vælg om assistenten skal være deaktiveret, tilgængelig eller altid aktiveret.

4. Indstil grænseværdier

Angiv grænseværdier for gul og rød advarsel baseret på jeres virksomheds behov.

5. Konfigurer godkendelseskrav

Beslut om godkendelse skal kræve kommentar eller blokeres ved advarsler.

6. Gem ændringer

Klik Gem for at aktivere konfigurationen.

Tips

• Start med standardværdierne og juster gradvist baseret på jeres erfaringer
• Brug 11-timers og 48-timers assistenterne til at sikre overholdelse af arbejdsmiljølovgivningen
• Kræv kommentarer ved røde advarsler for at sikre dokumentation af godkenderens vurdering
• Geo-assistenten er særligt værdifuld for virksomheder med mange feltmedarbejdere
• Gennemgå advarselmønstrene regelmæssigt for at identificere systematiske problemer
• Husk at assistenterne er vejledende - den endelige vurdering ligger altid hos godkenderen
• Kommuniker tydeligt til medarbejderne hvilke assistenter der er aktive og hvorfor