Kundeoverblik

Introduktion

Hvis din virksomhed har adgang til Dokumentportal-udvidelsen, kan du fra kundeoverblikket se alle dokumenter, der er sendt til kunden via dokumentportalen. Dette giver et samlet overblik over kommunikationen med kunden og gør det nemt at følge op på dokumenter, der mangler at blive set eller underskrevet.

Bemærk: Denne funktion kræver Dokumentportal-udvidelsen. Kontakt din administrator eller Mobilplan support, hvis du ikke kan se dokumentportal-fanen i kundeoverblikket.

Hvad vises i dokumentportaloverblikket?

Dokumentportaloverblikket viser alle dokumenter, der er sendt til kunden fra:

• Projekter: Dokumenter tilknyttet kundens projekter
• Tilbud: Dokumenter fra tilbudsmodulet (hvis din virksomhed har adgang til dette)

Informationer i listen

For hvert dokument kan du se følgende oplysninger:

Titel

Dokumentets titel, som den blev angivet ved oprettelse.

Modul

Hvilken del af systemet dokumentet stammer fra:

• Projekter - Dokumenter sendt fra projektmodulet
• Tilbud - Dokumenter sendt fra tilbudsmodulet

Status

Dokumentets aktuelle status vises med ikoner:

• Afsendt - Dokumentet er sendt til kunden
• Set af modtager - Kunden har åbnet og set dokumentet
• Underskrevet - Kunden har underskrevet dokumentet (hvis underskrift var påkrævet)

Sendt

Dato og tidspunkt for hvornår dokumentet sidst blev sendt til kunden.

Udløber

Hvis dokumentet har en udløbsdato, vises denne her. Efter udløbsdatoen kan kunden ikke længere tilgå dokumentet via linket.

Trin-for-trin: Se kundens dokumenter

1. Gå til kundeoverblikket

Naviger til Kunder i hovedmenuen og find den kunde, du vil se dokumenter for.

2. Åbn kundens overblik

Klik på kunden for at åbne detaljeoverblikket.

3. Vælg dokumentportal-fanen

Find og klik på fanen Dokumentportal i kundeoverblikket.

4. Gennemgå dokumenter

Du ser nu en liste over alle dokumenter sendt til denne kunde. Brug søgefeltet til at finde specifikke dokumenter.

Søgning og filtrering

Fritekstsøgning

Brug søgefeltet øverst i listen til at søge efter dokumenter. Søgningen finder matches i dokumenttitler.

Filtrer på modul

Brug modulfilteret til kun at vise dokumenter fra:

• Alle moduler
• Kun projekter
• Kun tilbud

Filtrer på status

Filtrer listen efter dokumentstatus:

• Alle statusser
• Afsendte
• Set af modtager
• Underskrevet

Forhåndsvisning af dokumenter

Klik på forhåndsvisningsikonet (forstørrelsesglas) ud for et dokument for at se dokumentets indhold direkte i systemet.

Opfølgning på dokumenter

Dokumenter der ikke er set

Hvis et dokument har status "Afsendt" men ikke "Set af modtager" efter flere dage, kan det være relevant at:

• Kontakte kunden for at sikre, at mailen er modtaget
• Gensende dokumentet

Dokumenter der mangler underskrift

Hvis et dokument kræver underskrift men ikke er underskrevet, kan du:

• Sende en påmindelse til kunden
• Kontakte kunden telefonisk
• Tjekke om dokumentet snart udløber

Integration med projekter og tilbud

Dokumentportaloverblikket samler dokumenter fra flere steder i systemet, hvilket giver dig:

• Et centralt overblik over al dokumentkommunikation med kunden
• Mulighed for hurtig opfølgning på udestående dokumenter
• Historik over tidligere sendte dokumenter

Du kan stadig tilgå og administrere de enkelte dokumenter fra deres oprindelige placering (projektet eller tilbuddet).

Tips

• Tjek regelmæssigt dokumentstatus for vigtige dokumenter, der afventer underskrift
• Brug filtreringen til hurtigt at finde dokumenter med specifik status
• Hold øje med udløbsdatoer, så dokumenter ikke utilsigtet bliver utilgængelige for kunden
• Ved mange dokumenter kan søgefunktionen spare tid i forhold til at bladre i listen
• Dokumentportaloverblikket er skrivebeskyttet - for at redigere eller gensende dokumenter, gå til det tilhørende projekt eller tilbud