Projektdokumentation og kvalitetssikring

Introduktion

Når et projekt afsluttes eller når der er behov for at dokumentere udført arbejde, kan du sende projektdokumentation til kunden via dokumentportalen. Dette giver en professionel og sporbar måde at dele kvalitetssikring, fotos og andre relevante dokumenter.

Typer af projektdokumentation

Du kan sende følgende typer dokumentation via dokumentportalen:

Kvalitetssikring

• Udfyldte kvalitetsskemaer (PDF)
• Tjeklister og kontrolrapporter
• Afleveringsrapporter med kundens underskrift

Fotodokumentation

• Fotos af udført arbejde
• Før/efter-billeder
• Dokumentation af skjulte installationer

Teknisk dokumentation

• Tegninger og plantegninger
• Instruktioner og manualer
• Certifikater og godkendelser

Trin-for-trin: Send projektdokumentation

1. Åbn projektet

Gå til Projekter og find det projekt, du vil sende dokumentation fra.

2. Gå til filer

Åbn Filer-fanen i projektet. Her finder du alle filer tilknyttet projektet, inklusiv:

• Automatisk genererede PDF'er fra kvalitetsskemaer
• Uploadede fotos og dokumenter
• Rapporter og andre filer

3. Vælg filer til afsendelse

Marker de filer, du vil sende til kunden. Du kan vælge flere filer på én gang.

Tip: Hold Ctrl (Windows) eller Cmd (Mac) nede for at vælge flere filer.

4. Klik "Send via Dokumentportal"

Når filerne er markeret, klik på knappen Send via Dokumentportal.

5. Vælg modtager

Vælg hvem der skal modtage dokumentationen:

• Kontaktperson på projektet - Den primære kontakt tilknyttet projektet
• Anden kontaktperson hos kunden - Vælg fra kundens kontaktpersoner
• Specifik e-mail - Indtast en e-mailadresse manuelt

6. Angiv indstillinger

Konfigurer afsendelsen:

7. Send

Klik Send for at uploade dokumenterne til portalen og sende notifikation til kunden.

Kundens oplevelse

Når du sender projektdokumentation:

1. Kunden modtager en e-mail med et sikkert link
2. Ved klik på linket åbnes dokumentportalen
3. Kunden kan se alle sendte filer i en samlet visning
4. Filer kan downloades enkeltvis eller samlet
5. Hvis underskrift er påkrævet, kan kunden godkende med digital signatur

Automatisk afsendelse fra kvalitetsskemaer

Du kan konfigurere kvalitetsskemaer til automatisk at sende dokumentation til kunden når skemaet udfyldes:

1. Gå til Indstillinger > Skemaer
2. Åbn det relevante skema
3. Under Distribution, aktivér Send til kunde via Dokumentportal
4. Gem indstillingerne

Når medarbejdere nu udfylder skemaet i felten, sendes den genererede PDF automatisk til kundens dokumentportal.

Saml dokumentation fra flere kilder

Dokumentportalen giver dig mulighed for at samle dokumentation fra forskellige dele af projektet:

Fra kvalitetsskemaer

• Gå til Survey Tracker
• Find de relevante udfyldelser
• Download PDF'erne
• Upload til projektets filer hvis de ikke allerede er der

Fra tidsregistreringer

• Eksportér arbejdssedler som PDF
• Upload til projektets filer

Fra materialeregistreringer

• Generér materialeoversigt
• Upload til projektets filer

Når al dokumentation er samlet i projektets filer, kan du sende det hele samlet via dokumentportalen.

Opfølgning

Tjek status

Efter afsendelse kan du følge dokumentets status:

1. Gå til kundens overblik
2. Åbn Dokumentportal-fanen
3. Find dokumentet og se status (Afsendt, Set, Underskrevet)

Gensend om nødvendigt

Hvis kunden ikke har set dokumentet:

• Kontakt kunden for at sikre at e-mailen er modtaget
• Gensend dokumentet fra projektets filer

Ved manglende underskrift

Hvis dokumentet kræver underskrift men ikke er underskrevet:

• Send en påmindelse via systemet
• Kontakt kunden telefonisk
• Tjek om udløbsdatoen nærmer sig

Tips

• Send kvalitetsdokumentation umiddelbart efter projektafslutning mens arbejdet er frisk i erindring
• Brug beskrivende titler så kunden nemt kan finde dokumentationen senere
• Inkludér altid fotodokumentation - det styrker troværdigheden
• Ved større projekter kan du sende dokumentation løbende frem for at vente til afslutning
• Sæt en passende udløbsdato - lang nok til at kunden kan reagere, men kort nok til at skabe handling
• Arkivér altid en kopi af sendt dokumentation i projektets filer