Send til dokumentportal

Introduktion

Hvis din virksomhed har adgang til Dokumentportal, kan du sende genererede tilbudsdokumenter direkte til portalen. Dette gør det nemt for kunder at tilgå tilbuddet online og eventuelt acceptere det digitalt.

Hvad er dokumentportalen

Kundeadgang

Dokumentportalen er en online platform, hvor:

• Kunder kan se delte dokumenter
• Tilbud kan gennemgås uden e-mail-vedhæftninger
• Dokumenter er tilgængelige 24/7
• Historik bevares

Funktioner

Via portalen kan kunder:

• Se tilbudsdokumenter
• Downloade PDF-versioner
• Acceptere tilbud digitalt (hvis aktiveret)
• Kommunikere om tilbuddet

Send til dokumentportal

Fra tilbuddet

1. Generer tilbudsdokumentet
2. Klik på Send til dokumentportal eller tilsvarende
3. Vælg portalindstillinger
4. Bekræft afsendelse

Automatisk afsendelse

Hvis konfigureret, kan dokumenter:

• Sendes automatisk ved generering
• Opdateres automatisk ved ændringer
• Arkiveres ved afslutning

Portalindstillinger

Synlighed

Vælg hvem der kan se dokumentet:

• Kun specifik kontaktperson
• Alle kontakter hos kunden
• Offentligt link (med adgangskode)

Notifikationer

Indstil notifikationer:

• Send e-mail til kunden ved upload
• Påmindelse efter X dage
• Besked ved ændringer

Gyldighed

Angiv eventuelt:

• Udløbsdato for tilbuddet
• Automatisk fjernelse fra portalen
• Arkivering efter periode

Kundens oplevelse

Modtagelse

Kunden modtager:

• E-mail med link til dokumentportalen
• Instruktioner om login/adgang
• Information om tilbuddet

Gennemsyn

I portalen kan kunden:

• Se tilbudsdokumentet online
• Downloade som PDF
• Se vedhæftede filer

Accept (hvis aktiveret)

Hvis digital accept er aktiveret:

• Kunden klikker "Accepter tilbud"
• Bekræfter identitet/godkendelse
• Tilbuddet markeres som accepteret i Mobilplan

Trin-for-trin: Send tilbud til portal

1. Generer tilbudsdokument

Opret tilbudsdokumentet som beskrevet i dokumentgenerering.

2. Klik "Send til portal"

Find knappen Send til dokumentportal.

3. Konfigurer indstillinger

• Vælg modtager(e)
• Angiv notifikationsindstillinger
• Sæt eventuel udløbsdato

4. Tilføj besked (valgfrit)

Skriv en personlig besked, der sendes med notifikationen.

5. Send

Klik Send for at uploade til portalen.

6. Bekræftelse

Du modtager bekræftelse på at dokumentet er sendt.

7. Følg status

Se i tilbuddet om kunden har:

• Åbnet dokumentet
• Downloadet det
• Accepteret tilbuddet

Tips

• Brug dokumentportalen til at professionalisere tilbudsprocessen
• Følg op på tilbud, hvor kunden ikke har åbnet dokumentet
• Brug digital accept til at forenkle acceptprocessen
• Sæt realistiske udløbsdatoer for at skabe handlekraft
• Inkluder tydelige instruktioner til kunden om portaladgang
• Tjek at kontaktpersonens e-mail er korrekt inden afsendelse